Информатика и информационные технологии в образовательной деятельности

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ»

САРАНСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

 

Информатика и информационные технологии в образовательной деятельности

Саранск, 2013

УДК 004.9:33

ББК У.ф

В253

Рецензенты:

кафедра информатики и вычислительной техники
МГПИ им. М.Е. Евсевьева;
доктор технических наук, профессор А.С. Федоренко

 

С.С. Голяев

В253 Информатика: практическое руководство: Учеб. пособие / С.С. Голяев, М.В. Вдовин, Р.Н. Правосудов; Саран. кооп. ин-т. – Саранск, 2005. – с.

ISBN 5-88842-056-5

 

В учебном пособии по курсам «Информатика» и «Информационные технологии» раскрываются основные принципы работы с прикладными программами: текстовым редактором Word, табличным процессором Excel, системы управления базами данных Access, программой для создания презентаций PowerPoint входящих в офисный пакет Microsoft Office 2010. Даны практические задания, содержащие подробную информацию и иллюстрации по их выполнению, задания для самостоятельной работы и контрольные вопросы для проверки полученных знаний.

Предназначено для студентов дневной формы обучения всех специальностей.

УДК 004.9:33

ББК У.ф

ISBN 5-88842-056-5 © Голяева Н.В., Немыкина О.И.,2013

© Оформление. Саранский
кооперативный институт
2013

ВВЕДЕНИЕ

Изменения в современной экономике, обусловленные революцией в информационных и коммуникационных технологиях диктуют новые требования к выпускника вузов. Одним из пунктов в системе программных мероприятий является развитие системы подготовки специалистов и квалифицированных пользователей компьютерной техники.

Компьютеризация экономики и всего общества в целом, по мнению большинства ученых, должна дать специалисту мощные средства для профессиональной деятельности и возвысить человека духовно. Достижению этих целей служит изучение стратегической, интегральной дисциплины – информатики. Постепенно освоение основ информатики превращается из ремесла по владению компьютерной техникой в один из обязательных критериев цивилизованного человека. Выработка алгоритмического мышления, приобщение к информационной культуре позволят студентам эффективно реализовать накопленные знания, использовать их в наиболее динамично развивающихся секторах современной экономики.

Целью данного учебного пособия является изучение популярных систем и офисных приложений, созданных корпорацией Microsoft. Эти компьютерные программы стали фактическим стандартом как системного, так и прикладного программного обеспечения. Элементарная настройка компьютера, оформление офисной документации, достаточно сложные расчеты по профилю выбранной специальности становятся доступными благодаря продукции Microsoft.

Эффективное использование любой компьютерной программы возможно лишь при условии достаточно глубокого знания пользователем ее назначения, функциональных возможностей, условий применения специалистами, в частности экономического профиля. В связи с этим необходимо рассмотреть как основные технические характеристики систем Word, Excel, Access, PowerPoint, так и общие принципы компьютерной обработки информации. В данном учебном пособии, рассчитанном на начальный уровень владения компьютерной техникой, предлагается выполнить ряд взаимосвязанных заданий, каждое из которых сопровождается описанием последовательности необходимых действий. Уровень полученных знаний может быть проверен ответами на контрольные вопросы к каждому параграфу.

ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР Word

1.1. Основные ПРИЕМЫ работы
С текстовЫМ редакторОМ Word

Интерфейс программы Word 2010

Программа Wordпакета Microsoft Office 2010представляет популярнейший текстовый редактор, обладающий широкими возможностями обработки текстовых… Прежде всего, в Wordимеются мощные средства форматирования текста. Он обладает… Для удобства работы пользователю предоставляются такие возможности , как встроенный режим проверки правописания,…

Загрузка текстового редактора

При включении компьютера на экране появляется рабочий стол, с которого происходит управление компьютером, а также начинается работа с прикладными программами.

Текстовый редактор можно загрузить, используя для этого ярлык с именемMicrosoft Word на рабочем столе – достаточно левой кнопкой мыши сделать двойной щелчок по этому объекту. То же самое можно сделать с помощью кнопки Пуск. Более опытный пользователь может загрузить редактор с помощью программы Проводникили Мой компьютер.

Знакомство с лентой

Рис 2.2 Верхняя часть окна редактора Word. Лента динамична, т. е. по мере смены задач (выделение различных объектов в… (рис. 2.3):

Настройка панели быстрого запуска

Пользователь может добавить нужные кнопки на панель быстрого доступа. Задание 2.1 1. Нажмите кнопку на панели быстрого доступа и в появившемся меню выберите команду Другие команды.

Создание нового документа

По умолчанию при загрузке текстового редактора автоматически создается новый документ с именем Документ 1. Для создания других документов в текущем режиме работы нужно открыть вкладку Файл и выбрать раздел Создать (рис. 2.4.), затем выбрать пункт новый документ и нажать кнопку Создать.

 

 

Рис. 2.4 Меню Office Backstage раздел Создать

Задание 2.2

Создайте новый документ, в который введите следующий текст:

Результатом интенсивного развития информационных технологий можно считать то, что они находят широкое применение в различных сферах человеческой деятельности. Наиболее распространенными и развивающимися компьютерными информационными технологиями являются технологии высоких скоростей передачи данных. К таким технологиям можно отнести общедоступные и общепризнанные услуги глобальной сети Интернет и электронной почты (e-mail), к которым сегодня обращаются десятки миллионов пользователей всего мира. В настоящее время Интернет используется уже не как объект познания, а как объект регулирования и управления различными процессами, начиная от производственных и заканчивая учебными.

Образовательный процесс в вузе должен ориентироваться на подготовку специалистов высшей квалификации в области экономики, юриспруденции, управления, способных быть конкурентоспособными в современных условиях новых экономических отношений.

Примечание. Красная строка начинается клавишей [Tab]. Заглавная буква вводится при нажатой клавише [Shift]. После каждого знака препинания необходимо нажать один раз на клавишу [Пробел]. В процессе ввода текста клавиша [Enter] нажимается только в конце абзаца. Для удаления неверно введенного символа используется клавиша [Delete] либо [Back Space].

Сохранение документа

1. Командой Сохранить как на вкладке Файл; 2. Кнопкой Сохранить на панели быстрого запуска. Первый способ применяется, если документ сохраняется впервые или под другим именем (или в другой папке). На экране…

Задание 2.3

Сохраните текст на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.3.

Для этого:

а) выберите команду меню Файл/Сохранить как…;

б) в строке выбора объекта щелкните по кнопке списка
и выберите пункт … «mserver» (Z);

в) в строку ввода имени файла введите имя Задание 2.3;

г) щелкните по кнопке Сохранить;

д) закройте окно текстового редактора.

Создание документа на основе шаблона

Программа Word содержит множество шаблонов для быстрого создания красиво оформленных документов различного назначения: писем, факсов, отчетов и т. д. шаблоны содержат графику, стандартные текстовые блоки и элементы форматирования.

 

Задание.2.4

1. На вкладкеФайлвыберите командуСоздать.

2. В спискеДоступные шаблоныщелкните мышью по пунктуОбразцы шаблонов.

3. Выберите образец шаблонаОбычное резюме.В правой части появится увеличенное изображение эскиза.

4. Нажмите кнопку Создатьв правой нижней часта окна, убедитесь, что переключательСоздатьустановлен в положениеДокумент.

5. Щелкните мышью по заголовку резюме и введите свои имя и фамилию.

6. Введите содержимое вашего резюме.

7. Поместите курсор мыши в полеВыберите дату, в появившемся поле нажмите кнопкуСегодня.

8. Сохраните полученное резюме сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.4

Открытие документа

Для последующей работы с сохраненным на диске текстовым документом этот файл необходимо открыть с диска в текстовом редакторе.

При открытии текстового файла с диска нужно выбрать команду меню файл/Открыть,в аналогичном процессу сохранения диалоговом окне указать имя диска, выделить нужный файл и щелкнуть по кнопке Открыть. Также можно открыть нужный документ, используя кнопку Открыть на панели инструментов.

Задание 2.5

1. Откройте текстовый файл Задание 2.3.

Для этого:

а) выберите команду менюФайл/Открыть;

б) в диалоговом окне Открытие документа выберите диск, на котором сохранен текстовый файл, выделите нужный текстовый файл и щелкните по кнопке Открыть.

2. Напечатайте заголовок к введенному тексту КОМПЬЮТЕРНЫЕ СЕТИ.

Для этого:

а) установите курсор в начале первой строки и нажмите клавишу [Enter];

б) в пустую верхнюю строку введите заголовок.

3. Сохраните документ, выполнив команду Файл/Сохранить.

Восстановление документа

     

Общие принципы работы с текстом

Выделение текста и рисунков с помощью мыши

При любых изменениях в оформлении текста или рисунка необходимо выделять либо полностью весь текст или рисунок, либо отдельную его часть. При выделении используются специальные правила, приведенные в табл. 2.1, которые необходимо запомнить.

Таблица 2.1

Способы выделения объектов в текстовом редакторе

Установка размера, вида и начертания шрифта

Все действия связанные с форматированием, отображены на панели Шрифт вкладки Главная. В поле шрифт можно выбрать вид используемого шрифта, а в поле начертание –… Для дополнительных функций работы с форматом символов используется кнопка в правом углу панели Шрифт. Ее нажатие…

Задание 2.6

1. Откройте файл Задание 2.3.

2. В заголовке текста установите размер шрифта 16.

3. Во втором абзаце размер шрифта установите 10.

4. В первом абзаце установите вид шрифта Times New Roman.

5. Во втором абзаце установите вид шрифта Arial.

6. Начертание заголовка установите – Курсив, Полужирный, первый абзац – Подчеркнутый, второй абзац Курсив, Подчеркнутый.

7. Сохраните текст на диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.6.

Копирование формата по образцу

1. Выделить фрагмент (или абзац) с нужным форматированием. 2. На панели Буфер обмена, вкладки Главная нажать кнопку . 3. Выделить фрагмент (или абзац), к которому требуется применить выбранное форматирование. При этом указатель мыши…

Задание. 2.7

1. Откройте файл Задание 2.6

2. Скопируйте форматирование первого и примените данный формат для второго абзаца.

3. Для первой строки текста установите форматирование: размер шрифта - 12, начертание - Курсив, вид шрифта – Arial

4. Примените данный формат ко всем нечетным строкам.

5. Сохраните текст на диске Z:\ в файле с именем Задание 2.7.

 

Установка параметров страницы

При работе с текстом в текстовом редакторе на экране монитора границы области текста отображаются штриховыми линиями. Расстояние от границы до края листа называется полем. Размер полей устанавливается в сантиметрах. Для установки полей справа, слева, сверху, снизу, а также для выбора формата листа применяется кнопка вкладки Разметка страницы/Другие размеры полей ( либо нажатием кнопки в нижнем правом панели Шрифт). На экране появится диалоговое окно (рис. 2.10).

 

 

Рис. 2.10 Диалоговое окно Параметры страницы

В диалоговом окне Параметры страницыв полях «Верхнее», «Нижнее», «Левое», «Правое» вводится нужный размер. После этого необходимо щелкнуть по кнопке ОК.

Задание 2.8

1. В текстовом файле с именем Задание 2.7 установите следующие параметры страницы, см:

верхнее поле – 1,5,

нижнее поле – 1,5,

левое поле – 2,5,

правое поле – 1,5.

2. Сохраните текст на диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.8.

Контрольные вопросы

1. Как выделить слово, строку, несколько строк текста, предложение?

2. Как выделить абзац, несколько абзацев?

3. Как выделить произвольный текстовый фрагмент и весь документ?

4. Как переместить фрагмент методом «drag-and-drop»?

5. Как установить размер шрифта в тексте?

6. Как установить вид шрифта?

7. Как установить формат по образцу? Как применить формат к нескольким фрагментам текста?

8. Как установить параметры страницы.

 

Форматирование абзацев

Кнопки соответственно означают: 1) выравнивание по левому краю, 2) выравнивание по центру,

Задание 2.9

1. Откройте файл с именем Задание 2.8.

2. Отформатируйте первый абзац текста, используя выравнивание по левому краю.

3. Для первой строчки абзаца сделайте отступ 1,5 см.

4. Отформатируйте второй абзац текста, используя выравнивание по правому краю.

5. Отформатируйте заголовок текста, используя выравнивание по центру.

6. Установите интервалы до и после абзаца 15 пт.

7. Сохраните текст на диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.9.

Автоматическая расстановка переносов

Программа Microsoft Word позволяет расставлять переносы в тексте как принудительно, так и автоматически. Для вставки переносов служит кнопка Расстановка переносов на панели Параметры страницы вкладки Разметка Страницы. В выпадающем окне можно задать нужный способ расстановки переносов Авто – или Ручная. Вызов диалогового окна с параметрами расстановки переносов осуществляется пунктом Параметры переноса выпадающего окна Расстановка переносов (рис. 2.12).

 

 

 

Рис. 2.12 Диалоговое окно Расстановка переносов

Задание 2.10

1. В тексте файла Задание 2.9 расставьте переносы.

2. Сохраните текст на диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.10

Работа с закладками и гиперссылками

Для удобства перемещения по большим текстам можно использовать возможности гиперссылок и закладок. Закладку в текст, в то место, с которым вы будете работать, можно вставить вкладкой Вставка/Закладка….Перед этим курсор устанавливается там, куда вставляется закладка. В появившемся диалоговом окне (рис. 2.13) нужно указать имя закладки (имена закладок начина-ются с букв и не содержат пробелов) и щелкнуть по кнопке Добавить.

 

 

Рис. 2.13 Диалоговое окно Закладка

Гиперссылки устанавливают связи с любым объектом текстового редактора Word – словом, рисунком, диаграммой и т. д., – где есть закладка. С этой целью необходимо выделить объект, для которого устанавливается связь с закладкой, и выбрать вкладку Вставка/Гиперссылка…

В появившемся диалоговом в разделе Связать с нужновыбрать местом в документе…, в правой части диалогового окна выбрать нужную закладку, если их несколько, и щелкнуть по кнопке ОК.

Задание 2.11

1. Откройте на диске «mserver» (Z):\ текстовый файл с именем Задание 2.10.

2. В начале документа над заголовкомслева введите Окончание документа.

3. Создайте закладку в заголовке с именем Начало.

4. На новой странице документа слева введите Начало документа.

5. В словосочетание Начало документа вставьте закладку с именем Окончание.

6. В начале документа в словосочетание Окончание документа вставьте гиперссылку, связывающую его с закладкой Окончание.

7. На новой странице документа в словосочетаниеНачало документавставьте гиперссылку, связывающую его с закладкой Начало.

8. Сохраните текст на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.11.

Работа с колонтитулами

Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа (за областью редактирования текста). В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Для создания колонтитула нужно выбрать панель Колонтитулы вкладки Вставка (рис. 2.14).

 

Рис. 2.14 Панель работы с колонтитулами

При нажатии кнопки появляется ниспадающее меню для задания необходимого формата колонтитула. По окончании работы с колонтитулами нажимается кнопка Закрыть.

Задание 2.12

1. Откройте на «mserver» (Z):\ текстовый файл с именем Задание 2.11.

2. Установите в качестве верхнего колонтитула Номер страницы и отформатируйте его по центру. Установите размер шрифта колонтитула 14.

3. В нижний колонтитул слева установите текущую дату, а справа – текущее время.

4. Сохраните текст на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.12.

Табуляция

Принцип использования табуляции состоит в создании в абзаце так называемых позиций табуляции( отступов различного типа) с последующим использованием клавиши Таб. Каждое нажатие клавиши Таб. смещает текст до очередной позиции табуляции.

Линейка форматирования позволяет установить любой из маркеров табуляции. Для этой цели служит пиктограмма в левой части линейки . Одинарный щелчок мыши поочередно переключает тип маркера. Поместить маркер на линейку форматирования можно, щёлкнув мышью в нужном месте на линейке. Если перетащить маркер по линейке изменится позиция табуляции. Удалить установленный маркер табуляции можно, перетащив его за пределы линейки

Для управлением позиции табуляции удобно использовать диалоговое окно Табуляция (рис. 2.15) Для его вызова, необходимо открыть окно Абзац и нажать в его левом нижнем углу кнопку Табуляция.

Рис. 2.15 Диалоговое окно Табуляция

 

Задание. 2.13

1. Включите режим непечатаемые символы (табуляция в тексте будет отображаться в виде маленьких стрелок)

2. Нажмите кнопку Таб. Введите первое слово, установите маркер табуляции на линейке (9 см), нажмите кнопку Таб. Введите число.

3. Для последующих строк после ввода первого слова нажмите кнопку Таб (курсор автоматически переходит в положение маркера табуляции).

Доллар США.............................. 30,91

Евро............................................ 43,35

Украинского гривна................... 3,82

Фунт стерлингов....................... 48

Швейцарский франк.................. 31.50

Японская йена............................ 0.35

Китайский юань........................ 4.8

4. Выделите весь текст.

5. Откройте диалоговое окно Табуляция, В поле Заполнитель установите флажок в пункте , закройте окно Табуляция, нажав кнопку ОК.

6. Сохраните текст на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.13.

 

Работа со списками

В Word имеются специальные средства, предназначенные для работы со списками. На панелиАбзацвкладки Главная предусмотрен набор инструментов для оформления списков маркированного, нумерованного и многоуровневого:

Чтобы создать список необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделите абзацы, которые требуется сделать элементами списка, или установите курсор в тот абзац с которого будет начинаться список.

2. Нажмите кнопку Маркеры либо Нумерация на панели Абзац. Выбор типа маркера или типа нумерации осуществляется в раскрывающим списке кнопки нажатием стрелки .

Примечание. В программе Word есть возможность создания многоуровневого списка при помощи кнопки Многоуровневый список на панели Абзац вкладки Главная.

 

Задание 2.14

1. Создайте нумерованный и маркированные списки согласно представленному ниже тексту.

Семейство программ Office

Текстовый процессор MS Word

1. Форматирование текста

2. Создание списков

3. Работа с таблицами

4. Конструктор формул

5. Оформление текстовых элементов

Табличный процессор MS Excel.

ü Форматирование данных с использованием различных шрифтов и стилей;

ü Обрабатывать данные при помощи формул

ü Создание и редактирование диаграмм и графиков

ü Работа со стат. и фин. функциями

ü Работа с макросами

СУБД MS Access.

· Создание и модифицирование таблицы данных

· Установление связи между данными

· Создание запросов из базы данных

· Использование форм и отчетов для представлении данных

2. Сохраните текст на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.14.

Создание оглавления

Оглавление представляет собой список всех заголовков и подзаголовков глав, разделов и других частей документа с указанием номеров страниц. Для выделения элементов оглавления необходимо: 1. Выделить текст, который требуется включить в оглавление.

Поиск и замена текста

При работе с тем или иным документом можно выполнить поиск текста по заданным условиям.

Задание 2.16

1. Откроите файл с именем Задание 1.14.

2. Раскройте список команд для кнопки Найти на панели Редактирование вкладки Главная и выберить пункт Расширенный поиск(рис 2.17 )

 

Рис.2.17 Команды кнопкиНайти

3. В появившемся окне в поле Найти введите тест - стат. и щелкните по кнопки Найти далее (данный фрагмент текста выделится) Затем выберите команду Заменитьи в поле Заменить на введите текст – статистическими (рис. 2.18).

Рис. 2.18 Диалоговое окно Найти и заменить

4. Замените в данном тексте слово фин. на финансовыми.

3. Сохраните документ на сетевом диске «mserver» (Z):\ в файле с именем Задание 2.16.

Непечатаемые символы

Символ окончания абзаца, а также ряд других символов (пробелы, условные переносы, символы табуляции, скрытый текст и т. д.) называются непечатаемыми символами. Их можно увидеть на экране, ясли нажать кнопку Отобразить все знаки на панели инструментов Абзац вкладки Главная.

Вставка символов

Чтобы вставить в документ символ, отсутствующий на клавиатуре, можно воспользоваться кнопкой символ на панели Символы вкладки Вставка. В выпадающем окне будут представлены наиболее часто используемые специальные символы.

Если ни один из этих символов не походит, выберите пункт Другие символы – откроется диалоговое окно Символ. Здесь в поле Шрифт необходимо указать название шрифта с нужным символом (рис 2.19 ).

 

 

 

Рис. 2.19 Диалоговое окно вставки символов

Чтобы символ вставить в документ необходимо дважды щелкнуть по нему мышью.

Обширный набор полезных символов можно найти в следующих шрифтах: Webdings, Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3.

 

Вставка сносок

Существуют концевые сноски, которые отображаются не внизу странице, а в конце документа. Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также… В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок, сквозная по всему документу или отдельно для каждого…

Задание 2.17

1. В документе 2,2 после слов «сети Интернет» вставьте обычную сноску с текстом «Интернет представляет собой некое виртуальное объединение, имеющее свое собственное информационное пространство».

2. Сохраните документ на сетевом диске с именем Задание 2.17.

Контрольные вопросы

1. Что в Word понимается под абзацем? Как начать новый абзац и новую строку?

2. Какие параметры абзаца можно изменить в редактируемом документе?

3. Как изменить параметры одного абзаца?

4. Как задать междустрочный интервал и интервал между соседними символами?

5. Как включить автоматическую расстановку переносов?

6. Что такое мягкий перенос? Как добавить мягкий перенос?

7. Что такое гиперссылка? С какими объектами можно установить гиперссылку?

8. Что такое закладка?

9. Как установить/удалить закладку?

10. Как установить гиперссылку?

11. Как осуществить переход по гиперссылке?

12. Что такое табуляция? Как добавить и удалить символ табуляции?

13. Как настроить параметры табуляции?

14. Что такое список? Какие виды списков можно создать в MS Word?

15. Как преобразовать текстовый фрагмент в список и наоборот?

16. Как проводить сортировку списка?

17. Что представляет собой оглавление документа?

18. Как сформировать оглавление документа?

19. Как найти текстовый фрагмент в документе?

20. Как заменить текстовый фрагмент в некоторой части документа?

21. Что такое непечатаемые символа? Как их посмотреть в документе?

22. Как вставить в документ специальный символ? Какие символы доступны в MS Word?

Работа с буфером обмена

Мощным инструментом при работе с приложениями семейства Microsoft и операционной системы Windows является буфер обмена информацией – некоторый виртуальный объем памяти, предназначенный для обмена информацией.

В программах Microsoft Office есть свой буфер обмена, в котором можно хранить до 24 элементов. Для копирования или переноса выделенной информации в буфер обмена используются команды Вырезать и Копировать из панели Буфер обмена вкладки Главная (или из контекстного меню). Для просмотра содержимого буфера обмена нужно щелкнуть по кнопке , в правом нижнем углу панели Буфер обмена.

Содержимое буфера обмена можно вставить в любом месте текущего документа либо другого, вновь открытого документа. Для этого используется команда Вставить из панели Буфер обмена.

Задание 2.18

1. Откройте файл с именем Задание 2.14.

2. Откройте файл с именем Задание 2.15.

3. В файле Задание 2.15 выделите все содержимое документа и скопируйте в буфер обмена.

4. В файле с именем Задание 2.14в конец документа вставьте содержимое буфера.

5. Сохраните документ на сетевом дискес именем Задание 2.18.

Примечание. При копировании или перемещении фрагмента текста рядом появляется знак «портфеля» с параметрами вставки (в виде кнопок), которые становятся видны либо сразу, либо после щелчка мыши по этому знаку. В раскрывающимся списке имеются следующие варианты форматирования:

Сохранить исходное форматирование – стили и форматирование, которое были применены к скопированному фрагменту, сохраняются;

Объединить форматирование – к тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется пользовательское форматирование и стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки;

Сохранить только текст – из фрагмента удаляется все форматирование и такие элементы, как рисунки и таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также форматирование и стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.

Контрольные вопросы

1. Как скопировать фрагмент при помощи буфера обмена?

2. Как переместить фрагмент при помощи буфера обмена?

3. Как скопировать в буфер обмена одновременно несколько объектов?

4. Как очистить весь буфер обмена?

5. Сколько фрагментов одновременно может находится в буфере обмена?

РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ

Создание графических объектов

    Рис. 2.20 Панель работы с графическими объектами

Задание 2.19

1. Создайте новый документ.

2. Установите альбомную ориентацию страницы и следующие размеры полей, см:

верхнее – 2,

нижнее – 2,

левое – 5,

правое – 1,5.

3. С использованием полученных теоретических знаний создайте графический объект, представленный на рисунке.

Информационные системы

Ручные

Автоматизированные

Автоматические

Информационно-поисковые

Информационно-решающие

Управляющие

Советующие

По характеру информации

По степени автоматизации

Интегрированные

Организационного управления

По сфере применения

Управления ТП

САПР

 

 

4. Сохраните графический объект на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.19.

Обработка графических объектов

К обработке графического объекта относятся его обрамление, штриховка, заливка цветом, добавление тени, объема и т. п. Для обработки графического объекта нужно использовать панели Вставка фигур, Стини фигур, Стили WordArt на вкладке Средства рисования, которая появляется на ленте при выделении графического объекта (см. рис. 2.22).

 

Рис. 2.22 Основные панели вкладки Средства рисования/Формат

 

Все те же операции по обработке графических объектов можно проделать с помощью команды в контекстном меню Формат фигуры.

Следует помнить, что перед обработкой графического объекта его нужно выделить.

Задание 2.20

1. Откройте файл Задание 2.18.

2. Измените тип линии в объекте «Информационные системы» на штриховую.

3. Измените толщину линии в объекте «Информационные системы» на 3 пт.

4. Закрасьте овал в заголовке «Информационные системы» в синий цвет.

5. Измените цвет штриховых линий на красный.

6. Измените цвет не штриховых линий на зеленый.

7. К графическим объектам трех подзаголовков: «Ручные», «Автоматизированные», «Автоматические» – добавьте тень и объем.

8. Добавьте ко всем соединяющим линиям стрелки.

9. Сохраните графический объект на диске Z:\ в файле с именем Задание 2.20.

ПОЗИЦИОНИРОВАНИЕ ТЕКСТА И РИСУНКА

Поворот графического объекта

Рис 2.23 ОкноПовернуть

В текстовом редакторе существует возможность поворота графических объектов. Для этого используется команда если необходимо повернуть фигуру на 90⁰ или зеркально отразить ее по горизонтали/вертикали, воспользуйтесь кнопкой Повернуть на панели Упорядочить вкладки Формат (рис. 2.23).

Необходимо выделить автофигуру, рисунок или объект WordArt, который требуется повернуть (отразить), и выполнить одно из следующих действий:

1) повернуть на произвольный угол (производится перетаскива-нием маркера поворота объекта в нужном направлении и щелчком за пределами объекта, чтобы зафиксировать поворот);

2) повернуть на 90⁰ влево или вправо;

3) отразить (создать зеркальное отображение) объект.

 

Задание 2.21

1. В новом документе создайте следующую группу объектов:

 

2. Сохраните объект на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.21.

Порядок графических объектов

Рис. 2.24. Подменю «Порядок» из меню «Действие» По умолчанию интервал между линиями сетки равен0,25 см, но он может… Иногда бывает так, что при добавлении внутрь графического объекта надписи, она…

Задание 2.22

1. Создайте графический объект следующего вида:

Структура системы

Децентрализованная

Иерархическая

Централизованная

2. Сохраните его на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.22.

Объединение графических объектов в группы

Со сгруппированными объектами облегчается работа по созданию сложных графических объектов. Существует возможность создания групп внутри других… Примечание. Выделение нескольких объектов путем обведения мышью контура в… Чтобы сгруппировать графические объекты, проделайте следующие действия:

Задание 2.23

1. Сгруппируйте все объекты в файлах Задание 2.19, Задание 2.20, Задание 2.21.

2. Сохраните изменения в данных файлах.

Контрольные вопросы

1. Какие графические объекты можно разместить в документе MS Word?

2. Как добавить рисунок из коллекции рисунков?

3. Как добавить рисунок созданный средствами МS Word?

4. Какие графические примитивы можно использовать при создании рисунка?

5. Как изменить размер и положение нарисованной фигуры?

6. Как изменить положение перекрывающихся фигур?

7. Для чего используют группирование графических фигур?

8. Каким образом можно получить группу графических фигур?

9. Как отменить группирование графических фигур?

10. Как изменить тип и толщину линий и стрелок?

11. Как изменить цвет линий и цвет заливки замкнутых фигур?

12. Для чего используются надписи?

13. Каким образом можно создать надпись?

 

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

Создание таблицы

Текстовый редактор обладает очень мощным и гибким инструментарием, который позволяет без лишних затрат времени создавать как простые, так и сложные таблицы.

Для вставки таблицы в документ необходимо выбрать вкладку Вставка/Таблица/Вставить таблицу…, в появившемся диалоговом окне указать число строк и столбцов и щелкнуть по кнопке ОК.

 

Задание 2.24

1. Создайте следующий документ:

Товарно-транспортная накладная № ____

«___» ______________ 200_ г.

Поставщик

Его адрес: __________________________________________________

Р/счет №_______ в ______ банке _______ гор. ________ обл. _______

Грузоотправитель:___________________________________________

Ст. отправления_____________________________________________

 

Наименование изделия	Ед. измерения	Количество	Цена	Сумма
Плита бет.	шт.
Мел	Кг
Щебень	т
ИТОГО

2. Сохраните его на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.24.

1.5.2. Перемещение внутри таблицы и выделение
ее элементов

При работе с таблицей важное значение имеет умение перемещаться внутри нее и выделять ее фрагменты. Это можно делать разными способами, но существуют специальные сочетания клавиш, которые в значительной степени оптимизируют процесс заполнения таблиц данными. В табл. 2.2 даются некоторые из сочетаний клавиш и результат их действия при перемещении по таблице, в табл. 2.3 – при выделении ее элементов.

 

Таблица 2.2

Перемещение внутри таблицы

Выделение элемента таблицы

   

Задание 2.25

1. Измените формат таблицы в файле Задание 2.24, выбрав вкладку Работа с таблицами… на панели Стили таблицвыберите один из предложенных стилей:

Товарно-транспортная накладная № ____

«___» ______________ 200_ г.

Поставщик

Его адрес: __________________________________________________

Р/счет №_______ в ______ банке _______ гор. ________ обл. _______

Грузоотправитель:___________________________________________

Ст. отправления_____________________________________________

 

Наименованиеизделия	Ед. измерения	Количество	Цена	Сумма
Плита бет.	шт.
Мел	кг
Щебень	т
ИТОГО

2. Сохраните документ на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.25.

Изменение ширины столбца таблицы

Для задания определенной ширины столбцов и высоты строк используется панель Размер ячейки на вкладке Макет (рис 2.26)   Рис. 2.26 Панель Размер ячейки

Слияние ячеек в таблице

Иногда бывает необходимо объединить две или более ячейки одной строки в одну ячейку, например для образования заголовка таблицы, пересекающего несколько столбцов. Объединение ячеек возможно и по строкам, и по столбцам.

Для объединения ячеек нужно:

1) выделить ячейки, предназначенные для объединения;

2) выбрать вкладку Работа с таблицами/Макет на панели Объединение выбрать кнопку Объединить ячейки.

 

 

Задание 2.27

1. Создайте и заполните следующий документ:

Движение малоценных и быстроизнашивающихся предметов

	№ п/п	Наименование предмета	Цена	Остаток на начало месяца	Оборот за месяц	Остаток на конец месяца
Кол- во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
	Стул	78,34
	Ручка шариковая	1,30
	Карандаш	1,04
Итого

2. Сохраните созданный документ на дискеZ:\ в файле с именем Задание 2.27.

Разбиение одной ячейки таблицы на несколько

Для того чтобы разбить одну ячейку таблицы на несколько, нужно:

1) выделить ячейки, предназначенные для разбиения;

2) выбрать вкладку Работа с таблицами/Макет на панели Объединение выбрать кнопку разбить ячейки;

3) ввести количество столбцов, на которое следует разбить каждую ячейку.

Примечание. Текст ячейки разбивается в зависимости от количества находящихся в ней символов абзаца. Если в ячейке содержится только один символ абзаца, то весь находящийся в ней текст помещается в крайнюю левую из новых ячеек, а остальные остаются пустыми. Если в ячейке содержится более одного символа абзаца, то абзацы распределяются поровну между ячейками.

Задание 2.28

1. В файле Задание 2.27 столбец Наименование изделия разбейте на два, в один из которых введите № п/п.

2. Получившийся документ сохраните на дискеZ:\ с именем Задание 2.28.

Построение диаграммы на основе таблицы

Построение диаграммы возможно только для столбцов или строк, содержащих числовую информацию. Чтобы построить диаграмму, нужно:

1) выделить часть таблицы или всю таблицу;

2) во вкладке Вставка на панели Иллюстрации выбрать кнопкуДиаграмма.

3) выбрать нужные параметры форматирования;

4) перейти обратно в документ.

Задание 2.29

1. Используя числовые данные таблицы из файла Задание 2.28, постройте под таблицей столбиковую диаграмму на основании граф Количество и Цена.

2. Получившийся документ сохраните на дискеZ:\ с именем Задание 2.29.

Суммирование строк или столбцов чисел

1) выделить ячейку, в которую следует поместить результат суммирования; 2) на панели Данные вкладки Макет выбрать кнопку формула; 3) если выделенная ячейка находится внизу столбца чисел, то после того как будет предложена формула = SUM(ABOVE),…

Задание 2.30

1. В файле Задание 2.28 рассчитайте все суммовые колонки и строку Итого по этим колонкам.

2. Получившийся документ сохраните на дискеА:\ с именем Задание 2.30.

Контрольные вопросы

1. Перечислите способы вставки таблицы в документ.

2. Как изменить обрамления таблицы?

3. Каким образом можно перемещаться внутри таблицы7

4. Как выделить одну ячейку или несколько ячеек?

5. Как выделить одну строку или несколько строк?

6. Как выделить один абзац или несколько абзацев?

7. Как изменить ширину и высоту строки таблицы.

8. Перечислите способы выравнивания таблиц или ее строк.

9. Как объединить и разбить ячейки таблицы?

10. Как построить диаграмму по данным таблицы?

11. Как удалить диаграмму?

12. Как проводить математические расчеты в таблицах?

РАБОТА С ПРИЛОЖЕНИЯМИ

Приложение MS SmartArt

Рис.2.28 Набор объектов категории Все

Очень часто приходится работать с документами, содержащими в себе огромное количество структурных схем иерархического строения. Удобнее всего создавать такие схемы с использованием специальных программ (приложений). Результаты работы в приложениях вставляются в текущий документ в виде графических объектов.

Для вставки в документ структурной схемы нужно выбрать вкладку Вставка и на панели Иллюстрации выбрать нужное приложение, в нашем случае –SmartArt

На экране появится окно (рис. 2.28), в котором следует выбрать нужный тип вставляемого объекта.

Задание 2.31

1. В новом документе создайте следующую схему:р

2. Измените размер объекта, чтобы он располагался по площади всей страницы.

3. Сохраните получившийся документ в файле с именем Задание 2.31.

Примечание. Чтобы удалить лишнюю фигуру, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Delete.

Если нужно добавить дополнительную фигуру, на панели Создание рисунка вкладки Конструктор нажмите кнопку Добавить фигуру. На этой же панели имеются кнопки, с помощью которых можно изменять порядок следования фигур на диаграмме.

 

Вставка рисунка из коллекции

Чтобы вставить в документ рисунок на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Картинка (рис. 2.29).    

Обрезка рисунка

Если в выбранном рисунке область самого рисунка явно больше, чем непосредственно изображение, можно использовать специальное средство – обрезка.

Рис. 2.30 Панель Размер

Для обрезки рисунка предусмотрена кнопка Обрезка на панели Размер вкладки Работа с рисунками/Формат (Рис. 2.30). При ее нажатии на границах рисунка появляются специальные маркеры, и указатель при наведении на них также меняется.

 

 

Задание 2.33

1. Откройте документ 2.32.

2. Щелкните мышью по рисунку для его выделения.

3. Выберите вкладку Работа с рисунками/Формат на панели Размер щелкните по кнопке Обрезка.

4. В появившемся окне выберите команду Обрезать по фигуре.

5. В выпадающем меню выберите фигуру Облако.

6. Сохраните документ на дискеZ:\ с именем Задание 2.33.

Приложение WordArt

Очень часто при оформлении поздравлений, объявлений требуется выделить заголовочную часть красивым и заметным шрифтом. Этого можно добиться с помощью приложения WordArt. Данное приложение используется для создания объемного текста. Предварительно необходимо с помощью мыши указать вид ориентации текста.

Создать объект в данном приложении можно, используя вкладкувставка на панели Текст кнопку .

Для создания дополнительных эффектов объектам WordArt кнопку Анимация на панели Стили вкладки Средства рисования/Формат (рис. 2.31).

 

 

Рис. 2.32 Варианты преобразований WordArt

Рис. 2.31 Кнопка Анимация на панели СтилиWordArt

Задание 2.34

Поздравляем Вас с днем рождения, желаем всего наилучшего в личной жизни и творческой деятельности. Коллектив отдела

1. В текстовом файле Задание 2.33 сделайте необходимые изменения, чтобы документ принял следующий вид:

2. Надпись в заголовочной части выполните синим цветом.

3. Сохраните документ на сетевом диске Z:\ в файле с именем Задание 2.34.

Создание формул

При оформлении научных работ в Word прибегают к средству создания математических формул. Такое средство в Word называется конструктором формул и вызывается кнопкой Формула на панели Символы вкладки Вставка.

Если щелкнуть по стрелочки справа от кнопки формула, откроется выпадающее окно с набором стандартных математических формул, которые можно вставить в документ щелчком мыши.

Чтобы ввести вручную необходимую формулу, просто щелкните по кнопке формула – появится область математического ввода. При необходимости этот объект можно переместить в любое место текста, как и любой выделенный фрагмент. В режиме ввода формулы на ленте активируется вкладка Конструктор, на которой имеются две важные панели: Символы и Структура (рис. 2.33).

 

 

Рис. 2.33 Вкладка Работа с формулами

 

Задание.2.35

1. Создайте новый документ

2. Наберите в нем данную формулу:

Вероятность случайной величины определяется формулой:

,

где—функция Лапласа

3. Сохраните документ на сетевом дискеZ:\в файле с именемЗадание 2.35.

Контрольные вопросы

1. Для чего используются объекты приложения MS SmartArt?

2. Как добавить объект SmartArt в документ Word?

3. Какие действия можно выполнять с объектом SmartArt?

4. Как вставить рисунок из коллекции рисунков?

5. Как обрезать рисунок?

6. Для чего используются объекты WordArt?

7. Как добавить объект WordArt в документ Word?

8. Какие действия можно выполнять с объектом WordArt?

9. Каким образом добавить в документ математическую формулу?

10. Каким образом отредактировать существующую математическую формулу?

 

Контрольная работа

Задание 2.Введите и отформатируйте приведенный ниже текст: 1. Отформатируйте первый абзац текста, используя выравнивание по ширине краю,… 2. Отформатируйте второй абзац текста, используя выравнивание по правому краю, установите вид шрифта Arial Black,…

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL

Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, в настоящее время чаще всего применяются электронные таблицы (ЭТ). Управление… Рабочее окно программы Excel 2000 содержит стандартные элементы интерфейса для… Рис. 3.1. Рабочее окно программы Excel 2010

Контрольные вопросы

1. Перечислите назначение и возможности программ Excel 2000.

2. Состав и назначение основных элементов рабочего окна ТП Excel.

3. Что представляет собой книга Excel?

4. Какую информацию может содержать лист рабочей книги?

5. Какую функцию выполняют ярлычки листов?

6. Каким образом осуществляется переход с одного листа на другой?

7. Для чего используется строка формул?

8. Что такое поле имени и для чего оно предназначено?

9. Что такое ячейка рабочего листа?

10. Окна, их выбор. Организация многооконного режима работы в Excel 2010.

2.2. Основные приемы работы
С ТАБЛИЧНЫМ ПРОЦЕССОРОМ Excel

Перемещение по рабочей книге

Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши (она при этом становится активной). Для просмотра других областей рабочего листа используются полосы… Задание 3.2 1. Переместитесь на 5 ячеек вниз и на 3 ячейки вправо (ячейка С5) двумя способами: используя клавиши управления…

Создание, сохранение и открытие рабочих книг

Если файл однажды уже был сохранен, то щелчок по кнопке Сохранитьсохраняет файл без открытия диалогового окна. Если вы хотите сохранить под новым… Чтобы закрыть книгу в окне, выберите команду Файл/Выход или щелкните по значку… Для открытия рабочей книги выберите команду Файл/Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа. В списке…

Работа с листами электронной таблицы

Когда выделено несколько рабочих листов, они группируются. Данные, введенные в один лист группы, попадают во все остальные листы. По окончании… Копировать или перемещать один или несколько рабочих листов можно как внутри… Чтобы вставить новый рабочий лист, выберите команду Вставка/Лист на панели Ячейка вкладки Главная или пункт Вставить в…

Задание 3.4

1. В документе ПРОБА 1 создайте в дополнение к имеющимся еще 4 рабочих листа. Расставьте листы в порядке их создания (Лист 1 – Лист 7), перемещая их внутри рабочей книги.

2. Выделите все листы и в ячейку С8 введите номер вашей группы. Разгруппируйте листы и убедитесь, что данные введены во все листы книги.

3. Удалите последние 3 листа.

4. Переименуйте листы в Квартал 1 – Квартал 4.

5. Скопируйте первые 2 листа документа ПРОБА 1 в документ ПРОБА.

6. Сохраните документы.

 

Ввод и редактирование данных

Прежде всего следует выбрать нужную ячейку, а затем начать ввод данных. Вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул. Отменяет… Существуют два способа изменить содержимое ячейки. При выборе ячейки и вводе в… Для удаления содержимого выберите нужную ячейку или блок ячеек и нажмите клавишу [Delete] на клавиатуре.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

Удаление строк и столбцов похоже на вставку. Начинайте с выделения строк или столбцов. Чтобы одновременно удалить как содержимое, так и саму строку… Иногда необходимо вставлять или удалять ячейки в части рабочего листа без… Задание 3.7

Контрольные вопросы

1. Способы перемещения по рабочей книге.

2. Способы создания, сохранения, открытия и закрытия документов в Excel. Сохранение файла под новым именем.

3. Работа с листами ЭТ. Выделение, группировка, копирование, перемещение и удаление рабочих листов.

4. Последовательность ввода данных. Изменение данных.

5. Понятие буфера обмена. Последовательность перемещения или копирования данных.

6. Виды указателя мыши, работа с ними.

7. Понятие и последовательность проведения автозаполнения.

8. Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Объединение ячеек и перенос текста

Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать командой Формат панели Ячейка которая содержит ряд вкладок (Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид,… При работе с таблицей вначале важно сформировать ее заголовок. Для этого… Флажок Переносить по словам на этой вкладке обеспечивает перенос содержимого в новую строку внутри ячейки, если…

Регулирование ширины столбцов и высоты строк

Для регулирования ширины столбца вручную сначала подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца. Указатель изменит вид на… Можно выделить несколько столбцов и отрегулировать их ширину одновременно.… Высоту строки регулируют так же, как и ширину столбца.

Выравнивание и ориентация текста

В Excel 2010 предусмотрено также выравнивание по вертикали, которое можно выбрать на панели Выравнивание вкладки Главная. По умолчанию вертикальное… Изменение ориентации текста также выбирается на панели Выравнивание… Чтобы расположить текст по вертикали, щелкните по полю с вертикально расположенным словом Текст. Для выполнения…

Изменение шрифтового оформления

  Задание 3.11 На листе Квартал 1 измените шрифтовое оформление таблицы в соответствии с данными, представленными на рис. 3.2.…

Границы и цвет

Для применения цвета заливки или шрифта выделите форматируемые ячейки. Щелкните по стрелке рядом с соответствующей кнопкой и выберите из палитры… Задание 3.12 1. На листе Квартал 1 измените границы ячеек в соответствии с данными, представленными на рис. 3.2.

Копирование существующего формата

После того как таблица или часть ее отформатирована, нет нужды воссоздавать этот формат для другой таблицы, к которой предполагается применить тот же самый формат. Excel позволяет перенести формат одного блока ячеек на другой с помощью кнопки Формат по образцу.

Чтобы задать формат по образцу, выполните следующие действия:

1) выделите ячейку или блок ячеек, формат которых необходимо скопировать, и щелкните мышью по кнопке Формат по образцу (указатель мыши изменит форму);

2) выделите новым указателем ячейку или блок ячеек, к которым нужно применить данный формат.

 

Задание 3.13

Скопируйте формат блока ячеек А1:К24 листа Квартал 1 на аналогичный блок ячеек листов Квартал 2 – 4.

Вставка рисунка

Внешний вид ЭТ (табличных отчетов) можно значительно улучшить, добавив в него рисунки или логотипы. Для вставки рисунка выделите ячейку в месте предполагаемого его расположения. Выберите команду меню Вставка/Рисунок. Если вам нужно вставить картинку из коллекции рисунков, то выберите пункт Картинки. Если нужен рисунок, хранящийся в произвольно заданной папке, выберите пункт Из файла. В открывшемся диалоговом окне найдите картинку или файл, содержащий нужный вам рисунок, и щелкните по кнопке Вставить.

Задание 3.14

Вставьте рисунки во все листы таблицы (для этого выберите команду меню Вставка/Рисунок/Картинки).

Контрольные вопросы

1. Понятие форматирования данных. Диалоговое окно Формат ячеек.

2. Объединение ячеек и установка в них переноса текста.

3. Способы регулирования ширины столбцов и высоты строк.

4. Выравнивание и поворот текста.

5. Способы изменения шрифтового оформления.

6. Способы задания границ, цветов заливки и шрифта.

7. Копирование существующего формата. Порядок задания формата по образцу.

8. Способы вставки рисунков в рабочий лист.

Работа с числовыми данными

Составление и ввод формул

Существует несколько эффективных способов создания формул. Один из них – метод «наведи и щелкни». Его использование заключается в… 1) выберите ячейку, в которой надо отобразить результат;

Автоматическое суммирование строк и столбцов

В программе Excel 97 / 2000 имеется метод суммирования строки или столбца с помощью кнопки Автосумма на панели Редактирование на вкладке Главная.

Для проведения операции автосуммирования выделите ячейки, содержащие числа, которые надо сложить, и пустую строку и/или столбец для размещения результата суммирования, и щелкните по кнопке Автосумма.

Задание 3.17

1. Введите числовые данные на рабочие листы ЭТ в соответствии с табл. 3.1.

Таблица 3.1

Данные объема продаж сотовых телефонов по месяцам

3. Подсчитайте количество проданных телефонов Siemens по месяцам, для чего выделите блок ячеек Е8:G13 и нажмите кнопку Автосумма. 4. Подсчитайте общее количество проданных телефонов Siemens за квартал, для… 5. Примените к полученным значениям полужирное выделение.

Использование функций

Перед вводом функции убедитесь, что ячейка для ее размещения является активной. Щелкните по кнопке = в строке формул – откроется панель формул. В… Если искомая функция не представлена в списке формул, выберите внизу списка… Щелкните по сворачивающейкнопке диалогового окна, затем выделите ячейки, которые нужно включить в…

Форматирование чисел

Для форматирования ячеек с помощью панели инструментов выделите ячейки, затем щелкните по одной из кнопок для придания выделенным… Для форматирования ячеек с помощью диалогового окна Формат ячеек выделите… Задание 3.19

Контрольные вопросы

1. Последовательность составления и способы ввода формул.

2. Понятия и назначение относительных и абсолютных ссылок на ячейки.

3. Метод автоматического суммирования данных.

4. Функции. Ввод функций. Диалоговое окно Мастер функций.

5. Форматирование числовых данных с помощью панели инструментов и диалогового окна Формат ячеек.

Связывание И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Связывание рабочих книг

Связь между двумя рабочими книгами устанавливает ссылка. Связь создается между открытыми рабочими книгами (исходной и зависимой). Нужно так… Начните ввод формулы в зависимой рабочей книге со знака =. Для ввода в формулу… Задание 3.20

Создание связей с помощью специальной вставки

Задание 3.21 1. Создайте на диске А:\ новую рабочую книгу Годовой отчет. Введите заголовки… 2. Откройте книгу Реализация оборудования.

Консолидация данных

В ТП Excel предусмотрено несколько способов консолидации. Рассмотрим один из них – по расположению. Этот способ используется в случае, если данные… Для проведения консолидации данных по расположению выполните следующие… 1) укажите верхнюю левую ячейку консолидируемых данных;

Контрольные вопросы

1. Понятия связей, ссылок и консолидации данных.

2. Создание связей между рабочими книгами.

3. Создание связей с помощью специальной вставки.

4. Консолидация данных по расположению. Порядок проведения.

РАБОТА С ДИАГРАММАМИ

Построение диаграмм

Начните работу с выделения данных, по которым диаграмма будет строиться. За исключением названия, все, что появится в диаграмме, должно быть… После выделения данных щелкните по кнопке Мастер диаграмм на панели… На первом шаге выберите тип диаграммы из списка Тип на левой панели, а на правой – ее вид. Чтобы получить…

Редактирование и форматирование диаграмм

Если для оформления диаграммы нужно выделить какие-либо данные, можно добавить стрелки, линии и текстовые поля (надписи) с помощью кнопки… Задание 3.24 1. Добавьте ряды данных в диаграмму Siemens. Для этого одновременно выделите на листе Квартал 2ячейки E6:G6, E8:G12.…

Контрольные вопросы

1. Диаграммы. Построение диаграмм. Пошаговая работа с диалоговым окном Мастер диаграмм.

2. Редактирование диаграмм. Контекстные меню объектов диаграмм.

2.7. Финансовые и статистические
функции EXCEL

В ТП Excel включено свыше 50 финансовых функций. В качестве примера рассмотрим некоторые из них:

функцияПЛТ вычисляет величину выплаты по ссуде на основе постоянных выплат и постоянной процентной ставки;

функцияАСЧ – годовую амортизацию имущества для указанного периода; в бухгалтерском учете соответствует методу списания стоимости по сумме чисел (кумулятивный метод);

функция АПЛ – величину непосредственной амортизации имущества за один период; соответствует методу равномерного (линейного) списания;

функция ФУО – амортизацию имущества на заданный период, используя метод постоянного учета амортизации; соответствует методу уменьшающегося остатка с применением нормальной нормы амортизации;

функция ДДОБ – значение амортизации имущества за данный период, используя метод двойного процента со снижающегося остатка; соответствует методу уменьшающегося остатка с применением удвоенной нормы амортизации.

При работе с финансовыми функциями необходимо, чтобы все параметры функции относились к одному и тому же периоду – дню, месяцу или году.

ТП Excel содержит много статистических функций. Чаще всего используются следующие:

функция СРЗНАЧ среднее арифметическое – сумму всех значений диапазона, разделенную на число значений в диапазоне;

функция МИН – минимальное значение из списка аргументов;

функция МАКС – максимальное значение из списка аргументов;

функция СЧЕТ – количество чисел в выбранном диапазоне;

функция МЕДИАНА – другой вид среднего; использует для вычисления значения, располагающиеся в центре диапазона;

функция МОДА – наиболее часто встречающееся значение.

Задания, которые приведены далее, помогут научиться работать с вышеперечисленными функциями.

Задание 3.25

1. Создайте новую рабочую книгу ФункцииExcel, а в ней – рабочий лист Калькуляция платежа (рис. 3.8) для вычисления ежемесячного платежа для различных сумм займа при определенной пользователем процентной ставке.

 

Рис. 3.8. Рабочий лист «Калькуляция платежа»

Для этого:

а) введите заголовки и надписи, имеющиеся на рис. 3.8. Задайте такое же форматирование, как на рисунке;

б) присвойте ячейке D3 имя Ставка. Для этого выделите ячейку и нажмите кнопку Присвоить имя панели определение именивкладки Формулы, впишите слово Ставка в поле «Имя» и щелкните на кнопке ОК;

в) при активной ячейке В7 щелкните по кнопке Вставка функции. В раскрывающемся окне выберите финансовую функцию ПЛТ. Введите необходимые параметры с клавиатуры или с использованием мыши следующим образом: в поле «Ставка» – Ставка/12, в поле «Кпер» – $A7*12, в поле «Пс» – B$5;

г) введите новую годовую процентную ставку в ячейку D3, чтобы проверить работу функции. Значения платежа будут отрицательными, так как вы платите, а не получаете деньги. Отредактируйте формулу (добавьте в ее начало знак «–»), чтобы значение платежа стало положительным. Заполните остальные ячейки платежей формулой из ячейки В7;

д) проверьте рабочий лист, вводя другие значения процентной ставки и суммы займа. Обратите внимание на изменение величины месячных платежей.

2. В той же книге создайте рабочий лист Модели амортизации (рис. 3.9) с использованием нескольких функций для учета амортизации, которые моделируют различные методы.

 

Рис. 3.9. Рабочий лист «Модели амортизации»

Для этого:

а) введите заголовки и надписи, имеющиеся на рис. 3.9. Задайте такое же форматирование, как на рисунке;

б) присвойте ячейке С4 имя Жизнь, ячейке С5 – Ост_месяцев, ячейке C6 – Стоимость, ячейке C7 – Ликвид_ст;

в) в ячейку В12 вставьте финансовую функцию АСЧ. Введите необходимые параметры следующим образом: в поле «Нач_стоимость» – Стоимость, в поле «Ост_стоимость» – Ликвид_ст, в поле «Время_эксплуатации» – Жизнь, в поле «Период» – А12. Скопируйте функцию в другие ячейки столбца;

г) в ячейку С12 вставьте финансовую функцию АПЛ. Введите параметры следующим образом: в поле «Нач_стоимость» – Стоимость, в поле «Ост_стоимость» – Ликвид_ст, в поле «Время_эксплуатации» – Жизнь. Скопируйте функцию в другие ячейки столбца;

д) в ячейку D12 вставьте финансовую функцию ФУО. Введите параметры следующим образом: в поле «Нач_стоимость» – Стоимость, в поле «Ост_стоимость» – Ликвид_ст, в поле «Время_эксплуатации» – Жизнь, в поле «Период» – А12, в поле «Месяцы» – Ост_месяцев. Скопируйте функцию в другие ячейки столбца;

е) в ячейку E12 вставьте финансовую функцию ДДОБ. Введите параметры следующим образом: в поле «Нач_стоимость» – Стоимость, в поле «Ост_стоимость» – Ликвид_ст, в поле «Время_эксплуатации» – Жизнь, в поле «Период» – А12. Скопируйте функцию в другие ячейки столбца;

ж) проверьте рабочий лист, вводя другие значения начальной и ликвидной стоимости.

3. В той же книге создайте рабочий лист Статистические функции (рис. 3.10).

Для этого:

а) введите заголовки, надписи, значения кодов, количества и цены товаров в соответствии с рис. 3.10. Задайте такие же, как на рисунке, параметры форматирования. Рассчитайте значения суммы;

Рис. 3.10. Рабочий лист «Статистические функции»

б) в ячейку В14 вставьте статистическую функцию СЧЕТ. В качестве параметра Значение 1 выделите ячейки В4:В12. Скопируйте функцию в другие ячейки строки;

в) в ячейку В15 вставьте статистическую функцию СРЗНАЧ. В качестве параметра Число 1 выделите ячейки В4:В12. Скопируйте функцию в другие ячейки строки;

г) в ячейку В16 вставьте статистическую функцию МЕДИАНА. В качестве параметра Число 1 выделите ячейки В4:В12. Скопируйте функцию в другие ячейки строки;

д) в ячейку В17 вставьте статистическую функцию МОДА. В качестве параметра Число 1 выделите ячейки В4:В12. Скопируйте функцию в другие ячейки строки;

е) проверьте рабочий лист, вводя в строках другие значения количества и цены товаров.

4. Откройте книгу Реализация оборудования и рассчитайте значения среднего арифметического, определите моду, медиану и количество значений по кварталам для всех линеек телефонов сразу на всех листах.

Контрольные вопросы

1. Назначение финансовых функций.

2. Назначение статистических функций.

Управление и обработка данных в EXCEL

Сортировка базы данных

Рабочий лист, представленный на рис. 3.11, – это БД Excel. Каждое поле соответствует столбцу. Имена полей используются как заголовки столбцов.…   Рис. 3.11. Рабочий лист «Бумага»

Задание 3.26

1. Создайте рабочий листБумага(см. рис. 3.11), содержащий БД Excel. Введите заголовки и надписи, задайте соответствующее форматирование. Рассчитайте цену в столбцеот 50 шт.со скидкой в 3 % от цены 1 шт.

2. Проведите сортировку данных по алфавиту по группам с помощью команды меню. Например, в списке Сортироватьno диалогового окна Сортировкавыберите поле «Произв-во»(по возрастанию), нажмите кнопку Добавить уровень в списке Сортироватьno выберите поле«Наименование»(по убыванию), добавьте новый уровень сортировки и поле «Вид» (по убыванию). Попробуйте провести сортировку по другим значениям полей и в другой последовательности.

3. Проведите сортировку по столбцамПлотность,БелизнаиЦенас помощью кнопок панели инструментов как по возрастанию, так и по убыванию.

Фильтрация базы данных. Создание подмножества

Выделите заголовки столбцов БД и выберите вкладку Данные/Фильтр. Excel создаст список условий фильтрации для каждого поля. Чтобы получить доступ к… При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество, скрываются.… Существуют ситуации, когда необходимо создать или распространить подмножество БД. Намного проще работать с БД меньшего…

Задание 3.27

1. Составьте список российских марок бумаги, отсортируйте их по названиям. Для этого создайте список условий фильтрации и в поле«Произв-во»выберите условиеРоссия.Сортировку по названиям проведите в соответствии с п. 3 задания 3.26. Создайте на новом рабочем листе с именемЗадание 3.27.1базу данных из отфильтрованного подмножества.

2. Составьте список десяти наиболее дорогих марок бумаги, отсортируйте их по стоимости в порядке возрастания. Создайте на новом рабочем листе с именемЗадание 3.27.2 базу данных из отфильтрованного подмножества.

3. Составьте список российских и финских марок бумаги, отсортируйте данные по производителям, по наименованию. Для этого в поле «Произв-во» выберите условие Россия иФинляндия. Создайте на новом рабочем листе с именем Задание 3.27.3 базу данных из отфильтрованного подмножества.

Подсчет промежуточных итогов

В поле «При каждом изменении в» укажите поле, по которому произведена сортировка БД. Если выбрать не отсортированное поле, получится масса… Установите флажок Заменить текущие итоги, если промежуточные итоги… Задание 3.28

Контрольные вопросы

1. Понятие базы данных. Представление базы данных в Excel. Поля и записи.

2. Правила создания базы данных в Excel.

3. Проведение и способы сортировки базы данных.

4. Проведение фильтрации базы данных.

5. Подсчет промежуточных итогов.

 

Контрольная работа

Задание 1

Данная электронная таблица предназначена для вычисления заработной платы с учетом подоходного налога, отчислений в пенсионный фонд, стажа работы.

А	В	с	D	Е	F	G	н	I	j	К
Фамилия	Отдел	Должность	Стаж работы, лет.	Тариф, руб.	Количество отработанных дней в месяце	Начисленная зарплата, руб.	Подоходный налог, руб.	Отчисления в пенсионный фонд, руб.	Сумма в выдаче, руб.	Итоговая зарплата с стажа, руб.
Ушкин	ВЦ	Инженер
Уморов	КО	Экономист
Заморов	во	Инспектор
Дудкин	ко	Экономист
Лопухов	ВЦ	Начальник
Носов	ко	Программист
Горлов	ВЦ	Программист
Ротов	ко	Экономист
Ешкин	во	Начальник
Маков	во	Инженер

Расчетные данные Имя столбца Название столбца G Начисленная зарплата в месяц, руб. Н   Подоходный налог с начисленной суммы, (Процент отчисления — 13%.) I   Отчисление в пенсионный фонд, руб. (Процент отчисления — 1 %.) J Сумма к выдаче, руб.     К Сумма к выдаче, руб. (при стаже, больше 3 лет, зарплата умножается на 1,5)

Итоговые ячейки Имя ячейки Название ячейки J 16 Сумма всех итоговых зарплат, руб. J17 Средняя зарплата, руб. J18 Минимальная зарплата сотрудника, руб. J19 Средний стаж сотрудников J20 Максимальная зарплата сотрудника, руб.

Задание на построение диаграммы

Для наглядного представления заработной платы каждого сотрудника необходимо построить гистограмму с накоплением в виде пирамид. В области диаграммы ввести заголовок. Вывести значения, ось значений при этом убрать. Заливка области диаграммы — градиентная с помощью заготовки (Медь, диагональная)

Задание 2

Дан список магазинов, для которых известны объемы товарооборота за летние месяцы текущего года (10 000 -60 000 руб./мес.). Определите суммарный объем товарооборота для каждого магазина за летний период и среднемесячное его значение. Рассчитайте долю участия каждого предприятия в суммарном объеме товарооборота всех магазинов (в процентах).

Задание 3

Дан список работниц, с указанием фамилий, количества детей-иждивенцев (от 0 до 3 лет) у каждой из работниц. Рассчитайте сумму доплат на одного ребенка и всех детей в семье каждой работницы и общую сумму для всех работниц, учитывая, что доплата производится по системе: при одном ребенке - 300 руб., при двух и более детях - 250 руб. на каждого ребенка. Определите среднеарифметическое значение доплаты на одного ребенка.

Пр и м е ч а н и е. Для выполнения этого и следующего заданий нужно использовать функцию: ЕСЛИ (выражение; значение_если_да; значение_если_нет), где выражение — логическое выражение (в них могут использоваться знаки =, >, <, >=, <=); значение_ислила — значение, устанавливаемое, если условия выражения выполняются; значение_если_нет — устанавливаемое в противном случае. Например, пусть в ячейке ВЗ записана функция =ЕСЛИ (А5>120; А6+20; 400). Тогда после завершения ввода функции в ВЗ будет отображаться число, равное увеличенному на 20 содержимому ячейки А6, если число в ячейке А6 больше 120, или (в противном случае) будет выводиться число 400.

Задание 4

Дан список клиентов банка, арендующих сейфы, с указанием сроков аренды (от 10 до 80 дней). Определите стоимость аренды для каждого клиента с учетом следующих тарифов: до 30 дней -20 руб./сут, от 30 до 60 дней - 15 руб./сут и свыше 60 дней -12 руб./сут. Рассчитайте общую сумму аренды для всех сотрудников.

Задание 5

В ячейки со "звездочками" введите формулы для расчета.

Ф.И.О.	Отработанные дни	Квалификационный коэф.	КТУ	Начислено
Арбузов А. А.	20	6	*	*
Грушин Г.Г.	22	4	*	*
Репин P.P.	12	5	*	*
Лукин Л.Л.	21	2	*	*
ИТОГО	*
Сумма дохода	2000 руб.

 

Примечание. КТУ = Отработанные дни * Квалификационный коэф.; Начислено = Сумма дохода * КТУ / å КТУ.

Задание 6

Дан список студентов с указанием фамилий и результатов сдачи трех экзаменов (оценки 5, 4, 3 или 2. Известны: размер базовой стипендии - 200 руб., надбавка при сдаче экзаменов на "хорошо" и "отлично" - 25% и надбавка при сдаче только на "отлично" - 50% (в процентах к базовой стипендии). Рассчитать для каждого студента размер его стипендии, которая не назначается при хотя бы одной неудовлетворительной оценке.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Стремительный рост объема информационных ресурсов стал следствием использования в информационных технологиях новых средств обработки информации. К… Назначением СУБД Access являются создание файлов баз данных, их сортировка,… База данных Access состоит из таблиц, которые содержат данные и все относящиеся к ним объекты, такие, как запросы,…

ЗАГРУЗКА И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СУБД ACCESS

Для загрузки СУБД Access (далее – Access) можно использовать любую программу работы с файловой системой («Проводник», «Мой компьютер» и др.), а также ярлык на рабочем столе или меню «Пуск». После загрузки на экране появляется приложение Access (рис. 3.1).

Знакомство с лентой

Контекстная вкладка Файл.После выбора этой вкладки открывается окно Microsoft Office Access 2010.    

Контрольные вопросы

1. Что такое БД? Каково их назначение?

2. Что такое СУБД? Каково их назначение?

3. Какие основные области имеет окно СУБД Access? Их назначение?

4. Каким образом можно загрузить приложение Access?

5. Дайте характеристику основных элементов Access?

6. Для чего в программе СУБД Access имеется лента? Какие вкладки имеет лента СУБД Access? Назначение вкладок СУБД Access?

7. Что такое область навигации СУБД Access? Ее назначение?

 

 

СОЗДАНИЕ ФАЙЛА БАЗЫ ДАННЫХ. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

Создание базы данных

Новый файл базы данных можно создать, используя команду меню Файл \ Создать \ Новая база данных, с помощью кнопки (Новая база данных) при начальной…    

Задание 3.1

1. Создайте файл базы данных и сохраните его на диске «mserver» Z с именем BAZAФамилияСтудента.

2. На вкладке Параметры / Общие установите цветовую схему Синяя, нажмитеОК, затем снова установите цветовую схему Серебристая.

3. Добавьте на панель быстрого доступа командыСоздать, Открыть и Режим Таблица.

4. Разместите панель быстрого доступа под лентой, затем опять над лентой и оставьте в этом положении.

 

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может использоваться всего лишь одна таблица. Однако во многих базах данных используется… После выполненияпервого задания на экране появляется файл в виде окна базы…  

Задание 3.2

1. Откройте файл базы данных BAZAФамилияСтудента, если он не открыт. В этом файле создайте таблицу для учета поступивших товаров от поставщиков и их оплаты. Сохраните таблицу под именем «Товары».

2. В режиме «Конструктор» введите имена полей, их тип, размер и формат в соответствии с таблицей 3.3. (Имя поля, тип данных, описание – находятся в верхней части таблицы. Размер поля, формат поля и число десятичных знаков – в нижнем левом углу вкладки «Свойства поля»)

Таблица 3.3

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Описание
№ п/п	Счетчик	Длинное целое	Основной
Код товара	Текстовый
Наименование товара	Текстовый				Введите товар
Наличие	Логический		Да/Нет
Описание товара	Поле МЕМО	–
Поставщик	Текстовый
Данные о поставщике	Поле МЕМО	–
Количество товара	Числовой	Целое	Основной		Введите количество
Цена товара	Денежный		Денежный		Введите цену

Для дальнейшей работы с таблицами необходимо задать первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код.

В качестве первичного ключа следует использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, с его помощью может однозначным образом определяться каждая строка. Во-вторых, весьма нежелательно, чтобы это поле было пустым. В-третьих, это поле не следует изменять.

Первичный ключ определяется для всех таблиц. На его основе конструируется индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, Access 2010 проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает первичныйключ и назначает полю имя Коди тип данных Счетчик.Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Дляопределения (или изменения) первичного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме конструктора (рис. 3.23). Выбрать поле или поля, которые будут использованы в качестве первичного ключа.

2.Чтобы выделить одно поле, щелкнуть в области выделения строки нужного поля.

3. Для выделения нескольких полей щелкнуть в области выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.

4. Далее на единственной вкладке Конструкторконтекстной вкладки Работа с таблицамивыбрать группу команд Сервиси щелкнуть на кнопке Ключевое поле(рис. 3.16).

5.Выделенное поле Поле1станет ключевым, о чем свидетельствует значок с изображением ключика слева от поля (рис. 3.23).

Если требуется удалить созданный первичный ключ, то, находясь в режиме конструктор таблицы, необходимо выделить ключевые поля, затем на вкладке Конструкторвыбрать группу команд Сервиси щелкнуть мышью на кнопке Ключевое поле.

Ввод данных в созданную таблицу можно осуществлять двумя способами:

1) в окне навигации «Все объекты Access» (рис. 3.2) выбрать Таблицы \ Товары \ Открыть(или щелкнуть мышкой по названию «Товары»)и в открывшуюся таблицу последовательно ввести данные;

2) затем сохранить таблицу, нажатием на значке сохранения на панели быстрого доступа либо закрыть таблицу и при предложении сохранить согласиться.

Задание 3.3

1. Введите данные в таблицу «Товары»в соответствии с таблицей 3.4

2. Сохраните введенные значения.

Таблица 3.4

Номер записи	Имя поля	Данные
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Колонки активные Да SPK 202 Defender/driver: ”2x3-1/2” OVAL TYPE Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Монитор Да Samsung Sync Master 510S S/N: HA15HJBK 409021 Инфотур г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 65, тел. 17-04-20

Продолжение табл. 3.4

	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Интернет-камера Да ORIENT QF-860, USB2.0, 640x480 Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Клавиатура Нет AT S/N: 9904034806 Интротекс г. Саранск, пр. В.И. Ленина, 35, тел. 17-57-88
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Жесткий диск Нет Емкость 4,3 Gb Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	АБ890 Звуковая карта Да ESS 1869 Интротекс г. Саранск, пр. В.И. Ленина, 35, тел. 17-57-88

 

Окончание табл. 3.4

	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	ГБ001 Видеоадаптер Да S3 Trio 64 V2/DX PCI – 2 Mb Пионер г. Саранск, ул. Володарского, 36, тел. 17-11-09
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	CD-rom Нет Samsung SC-140 Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	00-34 Системная плата Да SMUP3 «Gemini» Инфотур г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 65, тел. 17-04-20
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Процессор Нет AMD Athlon Интротекс г. Саранск, пр. В.И. Ленина, 35, тел. 17-57-88

Контрольные вопросы

1. Какие объекты включает в себя файл базы данных в Access? Какой объект является основным? Что можно получать на базе основного объекта?

2. Каким образом можно создать новый файл базы данных в Access? Как определить имя файла базы данных и диск, на который следует сохранить информацию?

3. Что из себя представляет рабочая среда Microsoft Office Access 2010? Как ее настроить?

4. Каким образом можно «Сжать и восстановить базу данных» Access?

5. Каким образом можно «Зашифровать паролем» базу данных Access?

6. Из каких вкладок состоит диалоговое окно Параметры Access? Каково их назначение?

7. Что такое панель быстрого доступа? Где она располагается? Какие команды панель включает изначально? Как настроить панель быстрого доступа?

8. Как создать таблицу в Access? Перечислите варианты добавления таблиц в существующую базу данных Access из других программ?

9. Что представляет собой структура таблицы? Что она в себя включает?

10. Дайте определение понятий поля и записи?

11. Перечислите основные типы полей, используемых в Access?

12. Как задать такие характеристики поля, как имя, тип и размер?

13. Какие используются значения свойств полей при просмотре и изменении данных в Access 2010?

14. Как изменить имя поля (наименование столбца)?

15. Что такое ключевое поле? Как оно определяется? Как оно удаляется?

16. Как сохранить таблицу на диске?

 

РАБОТА С ДАННЫМИ

Добавление данных

Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо переместить курсор в пустую строку, которую Access автоматически добавляет в конец таблицы. Эта строка помечена символом (*).

Изменения, внесенные в таблицу, автоматически сохраняются, если курсор переместить на другую запись.

Задание 3.4

1. Добавьте в созданную таблицу «Товары» данные из табл. 3.5

2. Сохраните введенные значения.

Таблица 3.5

Номер записи	Имя поля	Данные
	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	МФУ лазерный Да CANON i-Sensys MF-3010 принтер/сканер/копир Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58

Окончание табл. 3.5

	№ п/п Код товара Наименование товара Наличие Описание товара Поставщик Данные о поставщике Количество товара Цена товара	Манипулятор «мышь» Нет Двухкнопочная «Genius» Компьютерный салон Фарго г. Саранск, ул. Б. Хмельницкого, 55, тел. 17-08-58

 

Удаление записи

Чтобы удалить запись из таблицы в режиме «Таблица», сначала нужно выделить ее, а затем выбрать вкладку Главная \ Поле записи \ Удалить или щелкнуть по кнопке (Удалить) на вкладке Главная или щелкнуть правой кнопке по выделенной строке и выбрать меню Удалить запись. При удалении нескольких записей всех их предварительно нужно выделить. После выполнения команды удаления компьютер выдает запрос на подтверждение удаления в виде диалогового окна (рис. 3.26, рис. 3.27).

 

 

 

Рис. 3.26 Удаление записей из таблицы (1 вариант)

 

 

 

Рис. 3.27 Удаление записей из таблицы (2 вариант)

Задание 3.5

1. Удалите из таблицы запись с номером 11.

2. Сохраните значения.

ДОБАВЛЕНИЯ НОВОГО СТОЛБЦА В ТАБЛИЦУ

Чтобы в режиме «Таблица» добавить новый столбец в таблицу, необходимо выделить новый столбец, затем щелкнуть по нему мышью. Из раскрывающегося…    

Задание 3.6

1. Добавьте вычисляемый столбец с именем «Сумма» в таблицу «Товары».

2. Сохраните изменения.

Поиск записей в базе

1) поиск какой-то одной записи – например, найти какое-то устройство по полю «Наименование товара»; 2) поиск группы записей – например, найти в таблице все устройства от… Перед поиском курсор в таблице нужно поставить в то поле, по которому производится поиск.

Задание 3.7

В таблице «Товары» найдите все записи, поле «Количество» которых равно двум.

 

Замена содержания данных в таблице

В Access существует также команда «Заменить…», аналогичная команде «Найти…». Данная команда предназначена для замены содержания поля на содержание поля «Образец» в окне, представленном на рис. 3.31.

 

 

 

 

Рис. 3.31 Замена записей в Access

 

При щелчке по кнопке «Найти далее» компьютер находит первую запись таблицы, удовлетворяющей заданному образцу. Если ее нужно заменить, следует щелкнуть по кнопке «Заменить». Если необходимо заменить все записи таблицы, то пользуются кнопкой «Заменить все».

Задание 3.8

1. В таблице «Товары» измените данные полей «Поставщик» и «Данные о поставщике» в 10-й записи, заменив «Интротекс» на «Инфотур».

2. Сохраните изменения.

 

Сортировка данных

Чтобы произвести сортировку данных, нужно поместить курсор в поле, по значениям которого будет осуществлена сортировка, и выполнить один из следующих пунктов:

1) чтобы отсортировать записи в порядке возрастания, надо на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Сортировка по возрастанию) или выбрать команду на вкладке главная Сортировка и фильтр \ Сортировка по возрастанию;

2) чтобы отсортировать записи в порядке убывания, нужно на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Сортировка по убыванию) или выбрать команду на вкладке главная Сортировка и фильтр \ Сортировка по убыванию.

Задание 3.9

1. Отсортируйте все записи таблицы «Товары» по полю «Наименование товара» в порядке возрастания.

2. Сохраните изменения.

 

Изменение структуры таблицы

Перед размещением столбцов их нужно выделить. Для выделения одного столбца надо щелкнуть в области его маркировки (рис.…  

Задание 3.10

1. Переместите столбец «Наименование товара» таким образом, чтобы в таблице он находился между столбцами «Наличие» и «Описание товара».

2. Установите ширину столбцов в таблице «По ширине данных».

3. Установите ширину следующих столбцов в символах:

№ п/п – 5;

Код товара – 6;

Наличие – 3;

Количество товара – 4.

4. Установите высоту строк в таблице равной 20 и измените ширину следующих столбцов:

Описание товара – 24,8;

Поставщик – 17,8;

Данные о поставщике – 35.

5. Сделайте скрытыми следующие столбцы:

Описание товара;

Данные о поставщике;

Код товара.

6. Установите в таблице: шрифт – полужирный курсив; цвет шрифта – малиновый; размер шрифта – 9.

7. Определите внешний вид ячеек таблицы, установив в окне (рис. 4.37) параметр «Оформление» в положение «приподнятое»;

8. Измените цвет текста на «Темно-синий», цвет фона на «Темно-голубой Фон 2», цвет строк на «Темно-бордовый 2», в столбце «Код товара»сделайте «Выравнивание по центру».

9. Все изменения в таблице сохраните.

 

 

Контрольные вопросы

1. Как добавить новую запись в таблицу? В какое место таблицы она автоматически добавляется?

2. Каким образом можно удалять отдельные записи и группы записей в Access?

3. Какие виды поиска записей в таблице существуют в Access? Назовите их.

4. Как организовать поиск нужной записи в таблице при помощи Access?

5. Каким образом можно заменить содержимое поля таблицы?

6. Какие виды сортировки записей в таблице используются в Access?

7. Что такое область маркировки, при каких операциях она используется?

8. Как изменить ширину столбца и высоту строки?

9. Каким образом в Access можно скрыть или отобразить столбцы?

 

ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ В ПОЛЕ С ТИПОМ ДАННЫХ OLE

Для встраивания объекта в поле с типом данных OLE необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор».Добавить новое поле, например «Фото… Затем в режиме «Таблица» в строке для ввода данных щелкнуть правой…  

Задание 3.11

1. В таблице «Товары» в режиме «Конструктор» добавьте новый столбец с именем «Фото товара», тип данных «Поле объекта OLE», сохраните изменения.

2. В режиме «Таблица» в поле «Фото товара» выберете строку «Вставить объект из файла», выберите (поставьте точку) «Создать новый» и из раскрывающегося списка укажите документ Microsoft Word. При этом откроется текстовый редактор MS Word, здесь необходимо вставить рисунок, соответствующий товару в данной строке. Рисунки выберите из списка, который хранится непосредственно в редакторе (вкладка «Вставка», значок «Картинка», в диалоговом окне справа кнопка «Начать»), или вставьте рисунок из других программ. Можете использовать приложение Paint (объект Bitmap Image), где нарисуйте товар самостоятельно. Созданный файл закройте, он автоматически будет привязан к вашей базе, к строке, в которую ее вставили.

3. Проделайте данную процедуру для всех строк вашей таблицы «Товары».

4. Сохраните изменения.

 

Контрольные вопросы

1. Какие объекты можно вставить в базу данных с типом данных OLE?

2. Как можно вставить фото в таблицу в режиме «Таблица»?

3. Где в базе данных будет отображаться фотография?

4. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?

5. Как поместить файл фотографии товара в базу данных, если он имеет расширение .png?

6. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?

7. Как вставить презентацию в базу данных?

8. Объекты каких приложений можно вставить в базу данных?

 

 

РАБОТА С ДАННЫМИ ПРИ ПОМОЩИ ЗАПРОСОВ

Создание и работа с простыми запросами

Запросы являются независимыми объектами, которые перечисляются в окне базы данных (рис. 3.2) вместе с таблицами и другими объектами. Иногда предпочтительнее встраивать свойства запроса в существующий… Чтобы создать новый запрос, нужно щелкнуть по вкладке «Запросы» в диалоговом окне (рис. 3.2), а затем выбрать…

Сохранение запроса

Завершающим этапом в создании запроса является его сохранение. С этой целью на панели инструментов нужно щелкнуть по кнопке (Сохранить) либо выбрать команду меню Файл \ Сохранить. При сохранении Access запрашивает имя запроса и автоматически присваивает ему имя «Запрос №» (рис. 3.48).

 

 

Рис. 3.48 Сохранение запроса

 

В процессе создания запроса можно добавлять данные из других таблиц. Для этого необходимо на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Отобразить таблицу), либо щелкнуть правой кнопкой мыши по полю запроса и выбрать в открывшемся диалоговом окне «Добавить таблицу», далее из появившегося диалогового окна (см. рис. 3.47) выбрать нужную таблицу.

Задание 3.12

1. Создайте запрос с помощью конструктора запросов, в который добавьте таблицу «Товары» и поля «Наименование», «Поставщик», «Наличие».

2. Сохраните бланк запроса с именем «Простой запрос 1».

3. Закройте окно запроса.

 

Конструирование запроса

  Бланк запроса Окно таблицы …  

Задание 3.13

1. Откройте созданный запрос в режиме «Конструктор». Он будет пустым.

2. Сконструируйте содержание запроса в соответствии с рис. 3.51.

3. Сохраните изменения.

 

 

Рис. 3.51 Содержание запроса

 

Выполнение запроса

После сохранения созданного запроса для получения динамического набора данных необходимо запустить запрос на выполнение. С этой целью следует на панели инструментов щелкнуть по кнопке (Выполнить), либо после закрытия окна запроса в области навигации выбрать «Запросы», выделить имя нужного запроса, если их несколько, щелкнуть по названию запроса либо двойным щелчком левой кнопки мыши, либо один раз правой кнопкой мыши и в открывшемся диалоговом окне выбрать «Открыть», при этом на экран будет выведена таблица с полями и записями, заданными в запросе, отсортированными в указанном порядке и в соответствии с условием отбора.

Задание 3.14

1. Выполните созданный запрос.

 

Работа со сложными запросами

Access имеет несколько специальных литералов, которые называются константами. Ограничители для констант не применяются. Константы используются для… Дополнительно в Access существует константа Null для пустых полей. Можно…

Задание 3.15

1. Аналогично запросу «Простой запрос 1» создайте запрос на основе таблицы «Товары» и полей «Наименование товара», «Наличие», «Поставщик».

2. Укажите условие отбора для поля «Наличие» – Да, «Поставщик» – Инфотур.

3. Сохраните запрос с именем «Простой запрос 2».

 

Операторы

Чтобы провести поиск в таблице по широкому диапазону значений, а не просто найти точные соответствия заданному, нужно использовать операторы сравнения, которые приведены в табл. 3.6.

Таблица 3.6

Оператор	Значение
	=	равно
	>	больше, чем
>=	больше или равно
<	меньше, чем
<=	меньше или равно
<>	не равно

Часто бывает полезным использовать оператор <> (не равно) для сравнения текстовых значений.

Access имеет еще один оператор, который является полезным дополнением к операторам сравнения, – BETWEEN … AND. Он используется для поиска значений, попадающих в заданный диапазон. Например, для поиска всех значений записей, поле «Количество» которых находится в диапазоне от 1 до 2, нужно записать условие отбора следующего вида: BETWEEN 1 AND 2.

В запросах можно использовать два символа-заменителя:

1) *, обозначающий любую группу символов;

2) ?, обозначающий любой одиночный символ.

Для работы с этими символами применяется оператор LIKE. При вводе значения, имеющего в своем составе символ-заменитель, в строку «Условие отбора» автоматически добавляются оператор LIKEи символы-ограничители. Например, чтобы найти в таблице всех поставщиков, наименования которых начинаются на букву «И», достаточно в строку «Условие отбора» ввести И*. После выполнения запроса в эту ячейку автоматически добавляется LIKE «И*».

Применение символов-заменителей наиболее эффективно при выполнении запроса для полей с типом данных «MЕМО».

Задание 3.16

1. Добавьте в таблицу «Товары» в режиме «Конструктор» поле с именем «Дата поставки» и типом данных «Дата/время». В окне свойств данного поля в строке «Формат поля» установите «Длинный формат даты».

2. Сохраните изменения в структуре таблицы.

3. Откройте таблицу «Товары», поместите столбец «Дата поставки» после столбца «Поставщик».

4. Введите в столбец «Дата поставки» следующие данные:…. …

Таблица 3.6

Номер записи	Дата поставки
	11.01.2013
	23.01.2013
	14.02.2013
	28.02.2013
	03.03.2013
	16.03.2013
	18.03.2013
	14.04.2013
	30.04.2013
	11.05.2013
	19.08.2013

 

5. Создайте запрос, в основу которого положите таблицу «Товары», и выберите поля «Наименование товара», «Поставщик», «Дата поставки», «Количество товара».

6. В строке бланка запроса «Условие запроса» укажите для поля «Поставщик» – LIKE «И*», для поля «Дата поставки» – BETWEEN #02.02.2013# AND #11.05.2013#, для поля «Количество товара» – <>2.

7. Сохраните запрос с именем «Сложный запрос 1».

 

Использование нескольких условий отбора

Существует два способа использования нескольких условий отбора: 1) с применением операции логическое «И» – запись включается в динамический… 2) c применением операции логическое «Или» – запись включается в запрос в том случае, если хотя бы одно из условий…

Задание 3.17

1. Создайте запрос на основе таблицы «Товары» и выберите следующие поля: «Наименование товара», «Поставщик», «Дата поставки», «Цена товара».

2. Для поля «Поставщик» в строке «Условие отбора» введите «Инфотур», а в строке «или» – «Интротекс», для поля «Цена товара» в строке «Условие отбора» – >100, в строке «или» – <3000.

3. Сохраните запрос с именем «Сложный запрос 2».

 

 

Контрольные вопросы

1. Как создать новый запрос? Какие виды запросов используются в Access?

2. На основе чего добавляются данные в запрос? Как сохранить запрос?

3. Что такое бланк запроса? Какие инструкции он включает?

4. Каким образом можно выполнить запрос?

5. Какие виды ограничителей используются в символьных литералах и литералах типа «Дата»?

6. Какие виды констант и операторов используются в запросах?

7. Сколько существует способов использования нескольких условий отбора?

 

 

РАБОТА С ДАННЫМИ ПРИ ПОМОЩИ ФИЛЬТРОВ

Виды фильтров

Фильтр – это средство, предназначенное для изменения конструкции таблицы, частью которой он является.

При помощи фильтра можно встраивать свойства запроса в таблицу без создания отдельного объекта-запроса.

Существует четыре вида фильтров:

1) фильтр по выделенному фрагменту, определяющий, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме «Таблицы»;

2) поле «фильтр для», позволяющий вводить условие отбора непосредственно в контекстное меню;

3) обычный фильтр, определяющий, какие записи выводятся на экран в режиме формы, аналогичной таблице в режиме «Таблицы»;

4) расширенный фильтр, указывающий, какие записи выводить на экран, и порядок, в котором они появляются на экране, при помощи окна Расширенный фильтр / Сортировка, идентичного окну запроса.

Фильтр по выделенному фрагменту

Для создания фильтра по выделенному фрагменту надо открыть таблицу, на основе которой требуется создать фильтр, и выделить значение, которое необходимо найти в любой из записей, где бы ни находилось это значение. Затем следует выбрать команду меню Записи \ Фильтр \ Фильтр по выделенному или щелкнуть по кнопке (Фильтр по выделенному). Можно просто щелкнуть правой кнопкой «мыши» по полю, чтобы выделить тем самым все его содержимое и вывести на экран контекстное меню, из которого потом надо выбрать команду «Фильтр по выделенному».

Для удаления «Фильтра по выделенному» нужно выбрать команду меню Записи \ Удалить фильтр или щелкнуть по включенной кнопке (Удалить фильтр) на панели инструментов.

Задание 3.18

1. Откройте таблицу «Товары». Создайте «Фильтр по выделенному» для значения «Компьютерный салон Фарго» поля «Поставщик».

2. Сохраните изменения.

 

3.5.3. Использование поля «фильтр для»

Чтобы применить поле «Фильтр для», надо просто щелкнуть по столбцу поля, для которого требуется ввести условие отбора, ввести это условие в появившееся контекстное меню и нажать клавишу Enter. Помимо простых условий отбора можно использовать и сложные условия с применением констант и операторов.

Задание 3.19

1. Откройте таблицу «Товары». Если установлен фильтр, то удалите его.

2. Создайте поле «Фильтр для», чтобы на экран выводились все записи таблицы, значение поля «Количество товара» которых больше двух.

 

Обычный фильтр

Чтобы создать обычный фильтр, надо открыть таблицу, на основе которой будет создан фильтр. Затем следует выбрать команду менюФильтр \ Записи \ Изменить фильтр или щелкнуть по кнопке (Изменить фильтр) на панели инструментов.

Access отображает окно создания фильтра. Это окно содержит одну запись из таблицы. Сюда нужно ввести значения, которые необходимо найти, в соответствующие поля данной записи или для каждого поля, пользуясь раскрывающимся списком.

После заполнения формы для возврата к таблице нужно выбрать команду меню Записи \ Применить фильтр или щелкнуть по выключенной кнопке (Применить фильтр).

Задание 3.20

1. Создайте обычный фильтр, при выполнении которого на экране появлялись бы записи, значения которых по полю «Количество товара» меньше 12.

2. Сохраните изменения.

 

 

Расширенный фильтр

Фильтр может быть создан теми же способами, которыми пользовались для создания запроса. Для этого нужно открыть таблицу, к которой необходимо применить фильтр, выбрать команду меню Записи \ Фильтр \ Расширенный фильтр. При этом на экран выводится окно «Фильтр», которое практически идентично окну запроса.

В отличие от запроса, который фильтрует как записи, так и поля, фильтр выводит на экран все поля таблицы и фильтрует только записи.

После создания фильтра надо применить его, выбрав команду меню Фильтр \ Применить фильтр,или щелкнуть по выключенной кнопке (Применить фильтр) на панели инструментов.

Задание 3.21

Для таблицы «Товары» создайте расширенный фильтр, используя следующие условия отбора для полей:

«Наименование товара» – нет условия отбора;

«Количество товара» – >2 (больше двух);

«Цена товара» – >= 300 (больше либо равно 300).

 

Сохранение фильтра как запроса

Поскольку таблица может иметь только один фильтр, который теряется при создании нового фильтра, в Access есть возможность сохранить фильтр для постоянного использования в виде запроса. Причем сохранять можно только расширенный и обычный фильтры.

Чтобы сохранить фильтр в виде запроса, нужно щелкнуть в области окна «Фильтр» правой кнопкой «мыши» для отображения контекстного меню и выбрать команду «Сохранить как запрос» или щелкнуть по кнопке (Сохранить как запрос) на панели инструментов.

Задание 3.22

1. Создайте обычный фильтр, используя данные таблицы «Товары», в поле «Количество товара» введите – >2.

2. Сохраните созданный фильтр в виде запроса с именем «Обычный фильтр».

3. Создайте расширенный фильтр, используя данные таблицы «Товары». В поле «Наименование товара» установите вид сортировки «По возрастанию», в поле «Поставщик» укажите условие отбора «Компьютерный салон Фарго», в поле «Количество товара» введите условие отбора – >2.

4. Сохраните созданный фильтр в виде запроса с именем «Расширенный фильтр».

Контрольные вопросы

1. Что такое фильтр? Для чего он используется в базе данных?

2. Сколько видов фильтров существует в Access?

3. Каким образом создать поле «Фильтр для» в базе данных?

4. Как сохранить фильтр?

Работа с данными при помощи форм

Создание и использование форм

Иногда просматривать данные непосредственно в таблицах Access бывает неудобно, поскольку невозможно вывести на экран все поля одной записи… Создание и работа с формамиосуществляется с помощью групп команд…  

Задание 3.23

1. Создайте форму на основе таблицы «Товары» в режиме «Мастер форм».

2. Выберите в качестве списка полей для формы «Наименование товара», «Наличие», «Цена», «Фото товара».

 

Выбор внешнего вида и стиля формы

1) в один столбец; 2) ленточный; 3) табличный;

Задание 3.24

1. Выберите внешний вид формы «В один столбец».

2. Задайте имя формы «Заказы».

3. Из списка тем выберите «Апекс».

4. Используя панель управления, последовательно переместитесь по записям.

5. В режиме формы добавьте информацию о любых двух новых товарах, и найдите к ним фотографии.

 

Модификация формы

    Рис. 3.58 Выбор режима

Задание 3.25

1. Откройте форму с именем «Заказы» в режиме «Конструктор».

2. Измените размеры объектов с названием полей так, чтобы они были видны полностью и не перекрывали друг друга.

3. Сохраните результат.

Создание диаграмм

     

Задание 3.26

1. Выделите таблицу «Товары» в области Навигации, затем выберите вкладку «Создать» и щелкните по кнопке «Другие формы».

2. Из раскрывшегося списка выберите пункт «Сводная диаграмма».

3. Щелкните по кнопке «Список полей»на вкладке «Конструктор».

4. Из появившегося диалогового окна выберите поле «Количество товара», щелкните по кнопке «Добавить», затем выберите поле «Дата поставки», также щелкните по кнопке «Добавить».

5. Перетащите с помощью мыши поле «Количество товара» и поле «Дата поставки» на область диаграммы.

6. Далее выберите поле «Поставщик»,область ряда укажите«Область фильтра»и, также щелкните по кнопке «Добавить». В области фильтра установите флажок «Компьютерный салон Фарго», остальные флажки снимите. Закройте окно список полей.

7. Выберите тип диаграммы «Гистограмма».

8. В появившемся окне будет выдана готовая диаграмма.

9. Для отображения легенды щелкните по кнопке «Легенда».

10. Щелкните по кнопке строки и столбцы, и посмотрите как измениться вид диаграммы.

11. Закройте окно с диаграммой и на запрос ввода имени Сводной диаграммы введите «Сводная диаграмма», щелкните по кнопке «ОК».

 

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены формы в Access?

2. Какой из объектов необходимо выбрать перед созданием формы?

3. Какие внешние виды форм используются при создании формы в режиме «Мастер форм»?

4. Каким образом можно открыть созданную форму и перемещаться между записями таблицы в форме?

5. Как модифицировать форму?

6. Дайте характеристику основных этапов создания сводных диаграмм.

 

Использование отчетов в базе данных

Создание отчета

Самый простой способ создания отчетов является отчет, созданный по кнопке «Отчет». Для этого необходимо в области «Навигации» выбрать нужную вам… Чтобы создать отчет непосредственно по нужному объекту и определенным строкам…  

Задание 3.27

1. В области навигации выберите объект форм «Заказы», затем выберите вкладку «Создать»и щелкните по кнопке «Отчет». Сохраните его под именем «Отчет Заказы». Закройте созданный отчет.

2. Выберите вкладку «Создать»и щелкните по кнопке «Мастер отчетов».

3. В появившемся окне из раскрывшегося списка выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке «ОК».

4. Для отчета выберите поля «Наименование товара», «Количество товара», «Цена товара», «Дата поставки», «Фото товара» и щелкните по кнопке «Далее».

5. В уровни группировки перенесите поле «Дата поставки». Когда справа появится надпись синим цветом «Дата поставки по месяцам», щелкните по кнопке «Далее».

6. Из раскрывшегося списка выберите поле «Наименование товара», установите вид сортировки по возрастанию. По кнопке итоги укажите какие итоговые значения необходимо вычислить. В строке «Цена товара» поставьте флажок в столбце Sum и флажок «Вычислить проценты»и щелкните по кнопке «Далее».

7. Укажите вид макета «Ступенчатый», ориентация «Книжная» щелкните по кнопке «Далее».

8. Задайте имя отчета «Поставка товаров», щелкните по кнопке «Готово».

СОЗДАНИЕ наклеЕк

     

Задание 3.28

1. В окне (рис. 3.2) выберите вкладку «Создать», меню «Отчеты» и щелкните по кнопке «Наклейки».

2. В появившемся окне выделите пункт «Наклейки», в нижней части этого окна из раскрывшегося списка выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке «ОК».

3. Выберите размер «38 mm х 63 mm»или близкую к данному размеру (чтобы размер наклеек получился как на рис. 69), алее выберите систему единиц «Метрическая», тип наклеек «На листах», фильтр по изготовителю оставить без изменений, щелкните по кнопке «Далее».

4. В окне установки шрифта и цвета текста для наклеек установите шрифт – Georgi, размер шрифта – 14, цвет текста «Красный», насыщенность «Полужирный» для продолжения щелкните по кнопке «Далее».

5. Из появившегося списка выберите поля «Код товара», «Наименование товара», «Цена товара» в соответствии с описанной в тексте методикой и щелкните по кнопке «Далее».

6. Выберите для сортировки поле «Наименование товара» и щелкните по кнопке «Далее».

7. Введите имя «Отчет наклейки» и щелкните по кнопке «Готово» (рис. 3.69).

 

 

Рис. 3.69 Отчет наклейки

 

Создание диаграмм в конструкторе отчетов

     

Задание 3.29

Создайте диаграмму с помощью«Конструктора отчетов»,выберите таблицу«Товары»,поля «Поставщик» и «Количество товара»,тип диаграммы «Объемная гистограмма», задайте название диаграммы «Количество товаров от поставщиков», сохраните структуру отчета под именем «Отчет-диаграмма».

Контрольные вопросы

1. Что такое отчет? Для чего он предназначен?

2. Какие основные этапы используются при создании отчета?

3. Где удобнее использовать отчет «Почтовые наклейки»?

4. Как модифицировать отчет?

 

 

Реляционные базы данных

Виды связей

В Access имеется возможность хранения данных в нескольких таблицах, которые связываются друг с другом посредством общих ключевых полей.… При объединении двух таблиц, которые находятся в связи «многие-к-одному», поле…

Задание 3.30

1. Необходимо создать новую таблицу «Список товаров» путем копирования имеющейся таблицы «Товары». Для этого закройте все открытые таблицы, затем слевав области навигации с помощью мыши выделите таблицу «Товары», затем выберите команду на вкладке Главная \ Копировать,затем команду на вкладке Главная \ Вставить (или используя правую клавиши мыши). В появившемся диалоговом окне выделите пункт «Структура и данные», в качестве имени введите «Список товаров» и щелкните по кнопке «ОК» рис. 3.74.

 

 

Рис. 3.74 Вставка таблицы

 

2. Откройте таблицу «Список товаров» в режиме «Конструктор», измените тип поля «№ п/п» на «Числовой». Ключевое поле удалите. Изменения сохраните рис 3.75.

 

 

Рис. 3.75

 

3. Откройте таблицу «Список товаров» в режиме «Таблица»и удалите числовые (1,2,3…12) значения столбца № п/п. Сохраните изменения.

4. Создайте в базе данных новую таблицу, используя данные табл. 3.7.

Таблица 3.7

Имя	Тип	Размер
№ п/п	Счетчик	Длинное целое
Город	Текстовый
Название фирмы	Текстовый
Улица	Текстовый
Номер дома	Числовой	Длинное целое
Телефон	Текстовый

5. Сохраните таблицу с именем «Поставщики».

6. В таблицу «Поставщики» введите данные из табл. 3.8. и сохраните изменения.

Таблица 3.8

Номер записи	Имя поля	Данные
	№ п/п Город Название фирмы Улица Номер дома Телефон	Саранск Компьютерный салон Фарго Б. Хмельницкого 17-08-58
	№ п/п Город Название фирмы Улица Номер дома Телефон	Саранск Инфотур Б. Хмельницкого 17-04-20
	№ п/п Город Название фирмы Улица Номер дома Телефон	Саранск Интротекс пр. В.И. Ленина 17-57-88
	№ п/п Город Название фирмы Улица Номер дома Телефон	Саранск Пионер Володарского 17-11-09

7. Откройте таблицу «Список товаров» в режиме «Конструктор», измените тип поля «№ п/п» на «Мастер подстановок» и в открывшимся диалоговом окне выберите из таблицы поставщики строки №п/п и название фирмы, порядок сортировки установите По возрастанию,флажок Скрыть ключевой столбец уберите, включите проверку целостности данных, сохраните данные рис. 3.76 -3.79.

 

 

 

Рис. 3.76

 

 

 

Рис. 3.77

 

 

 

Рис. 3.78

 

 

 

Рис. 3.79

 

8. Откройте таблицу «Список товаров» в режиме «Таблица», измените значения столбца №п/п на те значения , которые предлагаются в подстановке, при этом сверяйте название фирмы с соответствующем столбцом в таблице. Значения сохраните рис. 3.80

 

 

Рис. 3.80

 

Создание связи

Чтобы создать связь, нужно выбрать вкладку Работа с базами данных и нажать на кнопкуСхема данных(рис. 3.81)    

Задание 3.31

1. Откройте таблицу «Список товаров», удалите из нее столбец «Поставщик».

2. Создайте связь типа «один-ко-многим» между таблицами «Поставщики» и «Список товаров». Для этого откройте Схему данных. Добавьте в схему данных таблицы «Поставщики» и «Список товаров». Если связь не создалась автоматически перетащите с помощью мыши строку № п/п из таблицы «Поставщики» в таблицу «Список товаров» строку №п/п. При этом в диалоговом окне Изменениесвязей поставьте флажки в пунктах «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». Нажмите кнопку Создать и сохраните полученный результат (рис. 3.85). Также такую процедуру можно проделать, если удалить созданную автоматически связь.

3. Закройте схему данных и проверьте наличие связи вновь открыв ее (вкладка «Работа с базами данных», пиктограмма «Схема данных»).

Запросы в реляционных базах данных

Как было сказано выше, чтобы вводить данные в таблицу «Список товаров», необходимо для каждой записи указывать в поле «№ п/п» номер поставщика из таблицы «Поставщики», что создает большие неудобства при работе с базой. Поэтому нужно научиться выводить на экран значение поля одной таблицы по значению поля другой таблицы.

Довольно просто вывести на экран поля из обеих таблиц при помощи запроса. Запрос для двух объединенных таблиц строится аналогично запросу для одной таблицы.

Задание 3.32

1.В окне (рис. 3.2) выберите вкладку «Создать» кнопку «Конструктор запросов».

2. Добавьте в рабочее поле запроса таблицы «Поставщики» и «Список товаров» и закройте окно «Добавление таблицы».

3. Двойным щелчком «мыши» по заголовку таблицы «Поставщики» выделите все поля и перетащите их в первую ячейку бланка запроса (нижняя часть окна запроса).

4. Перейдите по записям бланка запроса вправо до первой пустой ячейки.

5. Перенесите в эту ячейку все поля из таблицы «Список товаров».

6. Сохраните запрос с именем «Объединенные таблицы».

7. Выполните запрос.

8.В появившейся таблице скройте следующие поля: «Город», «Улица», «Номер дома», «Телефон», «Название фирмы» и «Наименование товаров».

9. Сохраните изменения.

Контрольные вопросы

1. В каких случаях удобно создавать связь между таблицами?

2. Какие базы называются реляционными?

3. Перечислите виды связей между таблицами.

4. Дайте характеристику основных этапов создания связи.

5. Для чего создаются запросы в реляционных базах данных?

 

Использование макросов в базе данных

Создание макросов

В Access 2010 включено много новых макрокоманд, которые позволяют создавать более эффективные макросы, чем в предыдущих версиях Access. Например,… С помощью макросов можно легко выполнять многие задачи программирования, такие… Чтобы научиться создавать макросы, необходимо знать основные макрокоманды. Их значения приведены в табл. 3.9.

Задание 3.33

1. Выберите в окне базы данных вкладку «Создать» и щелкните по кнопке «Макросы».

2. В строке «Добавить новую команду» из появившегося списка макрокоманд выберите «Открыть таблицу».

3. В строке имя таблицы из раскрывшегося списка выберите «Товары».

4. Перейдите на следующую строку макрокоманды и выберите команду «Развернуть» (рис. 3.89).

5. Сохраните макрос под именем «Открыть таблицу товары».

6. Создайте самостоятельно макрос с именем «Выход из Access».

Рис. 3.89

Контрольные вопросы

1. Что такое макрос? Для чего он используется в базе данных?

2. Что такое макрокоманда? Перечислите основные виды макрокоманд и их значение.

3. Каким образом можно выполнить макрос?

 

СОЗДАНИЕ ГЛАВНОЙ ФОРМЫ

Для этого необходимо перейти на вкладку «Создать» и выбрать пункт «Конструктор форм» рис. 3.90. Рис. 3.90 Создание формы с помощью конструктора  

Задание 3.34

1. Создайте Главную форму компании в соответствие с рисунком 4.99.

2. Установите ее основной при запуске программы.

3. Сохраните результат.

4. Проверьте выполнение всех созданных кнопок формы.

5. Проверьте открывается Главная форма сразу при запуске программы.

Контрольные вопросы

1. Как создать главную форму?

2. Назначение (функции) пиктограмм (элементов) панели управления.

3. Как добавить нужный элемент с панели управления?

4. Что из себя представляет окно свойств?

5. Как установить точные размеры созданных кнопок?

6. Как задать определенное действие (событие) кнопке?

7. Как установить Главную форму в качестве стартовой при запуске программы?

 

СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ С ПОМОЩЬЮ ЧАСТЕЙ ПРИЛОЖЕНИЯ (ВСТРОЕННЫХ ШАБЛОНОВ)

 

В Access 2010 имеется возможность создавать формы и отчеты, с помощью встроенных частей приложений (встроенных шаблонов) расположенных на вкладке Создание. Имеются такие части приложений как Пустые формы (Сведения, список и др.), краткое руководство (Вопросы, задачи, контакты, пользователи), примечания(рис. 3.101). Они (формы и отчеты) формируются автоматически при нажатии на них кнопкой мыши. Далее необходимо будет внести в них информацию.

 

 

 

 

 

Рис. 3.101

Задание 3.35

1. Создайте формы используя вкладку Создание, «Части приложения»,где выберите Пустые формы Сведения и список.

2. Создайте все формы, используя Части приложения Краткое руководство (Вопросы, задачи, контакты, пользователи).

3. Сохраните результат.

4. Откройте и просмотрите сформированные автоматически таблицы, запросы, формы, отчеты.

5. Заполните информацией (любой) сформированные таблицы (по одной строке) и сохраните результат.

6. Проверьте на заполнение новые отчеты и формы, если информации недостаточно дополните.

Контрольные вопросы

 

1. Как создать формы и отчеты с помощью частей приложения (встроенных шаблонов)?

2. Какие существуют части приложений? Для чего они нужны?

ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Создать однотабличную базу данных Турагентство.

1. Создать таблицу базы данных со следующей структурой:

Имя поля	Тип поля	Размер поля
Страна	Текстовое
Срок путевки	Числовое	Байт
Количество путевок	Числовое	Целое
Цена путевки	Денежный
Проезд	Логическое
Дата выезда	Дата/Время	Краткий
Фото страны	Поле объекта OLE

Занести в таблицу 10 записей. Отсортировать данные по полю Цена Путевки по возрастанию.

2. На основе разработанной таблицы создать форму в один столбец с отображением всех полей. Через форму дополнить таблицу тремя записями. Создать вычисляемое поле «Стоимость», в котором подсчитать общую стоимость всех путевок одного маршрута.

3. а) Создать запрос на выборку, в котором представить записи с ценой путевки свыше 30000 руб. В запросе отобразить все поля.

б) Создать запрос с параметрами, в котором должны отображаться записи с конкретной ценой путевки.

4. На основе таблицы создать отчет с названием «Туристическое агентство», в котором отобразить все поля. Отчет дополнить вычисляемым полем «ДатаВозвращения». В конце отчета указать, кто составил отчет, вставить дату и время.

5. Создать формы используя вкладку Создание, «Части приложения» и заполнить их информацией, сохраните результат.

6. Создать главную форму, на которой разместить название туристической фирмы, эмблему предприятия, основные кнопки (на открытие имеющихся форм, отчетов, таблиц, запросов и др. (например печать, выход из программы)), рисунки.

7. Таблицы, запросы, формы и отчеты отформатировать по своему усмотрению, вставить соответствующие путевкам рисунки.

 

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МУЛЬТИМЕДИА ТЕХНОЛОГИИ

Важной особенностью мультимедиа технологии является ее интерактивность, то есть то, что в диалоге с компьютером пользователю отводится активная… Одним из типов мультимедийных проектов являются компьютерные презентации. Презентация - слово, образованное от английского presentation, переводимого как «представление».

РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО POWERPOINT

В верхней части окна PowerPoint (рис. 4.1) расположена лента, на которой имеются вкладки с соответствующими им инструментами, использующиеся для… Эскиз слайда Область слайда …  

Контрольные вопросы

1. Что из себя представляет Мультимедиа технология?

2. Что из себя представляет Презентация?

3. Какой алгоритм используют при создании презентации?

4. Как запустить программу презентационной графики Microsoft PowerPoint?

5. Перечислите и охарактеризуйте основные вкладки ленты PowerPoint?

6. Что из себя представляет рабочее пространство PowerPoint?

7. Для чего нужны местозаполнители?

8. Для чего необходима вкладка Слайды?

9. Для чего необходима вкладка Структура?

10. Для чего нужна строка Заметки к слайду? Как ее использовать?

 

РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА

1. Обычный. Режим создания и редактирования слайдов. Именно этот режим включен по умолчанию. 2. Сортировщик слайдов.В данном режиме в рабочей области окна отображаются… 3. Режим чтения. Этот режим удобен при просмотре слайдов. Все лишние элементы интерфейса (включая ленту) скрываются, а…

СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Но можно сделать презентацию, используя готовый шаблон. Это избавит от необходимости выполнять множество рутинных операций. Шаблоны презентаций… Среди прочих здесь имеются следующие значки: 1. Новая презентация;

Задание 4.1

1. Выберите в меню Пуск команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2010.

2. Создайте презентации используя Образцы шаблонов(вкладкаФайл, меню Создать, Образцы шаблонов) и выберите шаблоны Городской фотоальбом и Знакомство с PowerPoint 2010.

3. Создайте новую презентацию.Щелкните дважды по кнопкеНовая презентация (вкладкаФайл,меню Создать,пиктограмма Новая презентация).

4. Для просмотра данных презентаций перейдите на вкладкуПоказ слайдови щелкните по пиктограммеС начала(кнопка расположена на вкладке слева). Для просмотра последующих слайдов щелкните мышью.

ПРИСВОЕНИЕ ИМЕНИ И СОХРАНЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Нажмите вкладку Файл или нажмите кнопку , укажите команду , а затем выполните одно из следующих действий. 1. Для презентации, которая может быть открыта только в PowerPoint 2010,… 2. Для презентации, которая может быть открыта либо в PowerPoint 2010, либо в более ранних версиях PowerPoint,…

Задание 4.2

1. Сохраните презентации, созданные с помощью шаблонов в своей папке под аналогичными названиями Городской фотоальбом и Знакомство с PowerPoint 2010.

2. Сохраните новую чистую презентацию под именем «Учебная презентация» в своей рабочей папке.

СОЗДАНИЕ (ДОБАВЛЕНИЕ) НОВЫХ СЛАЙДОВ

Первый слайд,который автоматически появляется в новой презентации, называется Титульный слайд. Он содержит два местозаполнителя, один из которых… Чтобы одновременно с добавлением слайда в презентацию выбрать макет нового… 1. На вкладке Слайдыщелкнуть непосредственно под единственным содержащимся на этой вкладке слайдом.

Задание 4.3

1. Щелкните левой кнопкой мыши по текстовому блоку Заголовок слайда. Внутри текстового блока появится текстовый курсор. Введите текст заголовка «Информатика».

2. Щелкните мышью за пределами текстового блока, чтобы закончить ввод текста.

3.В Подзаголовокслайда введите «Создание презентации с помощью PowerPoint 2010»(рис. 4.6).

4. В область Заметки введите - Первый слайд.

 

Рис. 4.6

 

Контрольные вопросы

1. Перечислите режимы просмотра презентации? Какие существуют способы смены режимов?

2. Назовите способы создания новой презентации?

3. Какие имеются шаблоны презентаций в программе? Как их использовать?

4. Как присвоить имя и сохранить презентацию?

5. Как создать (добавить новый слайд)?

6. Какие макеты слайдов существуют в программе, как ими пользоваться?

 

ПАРАМЕТРЫ СЛАЙДА

Для этого необходимо перейти на вкладку Дизайнленты и нажать кнопку Параметры страницы.На экране появится диалоговое окно Параметры страницы(рис.… Рис. 4.7 Диалоговое окно Параметры страницы  

Задание 4.4

1. Перейдите на вкладку Дизайнленты.

2. На вкладке Дизайннажмите кнопку Параметры страницы.На экране появится диалоговое окно Параметры страницы(рис. 4.7).

3. Выберите размер слайда Произвольный, высоту и ширинуоставьте без изменений или примените свои размеры, ориентация Альбомная, Заметки, выдачи и структура Книжная.

4. Примените одну из тем к слайду, например «Волна».

 

ДОБАВЛЕНИЕ КАРТИНКИ ИЗ БИБЛИОТЕКИ КЛИПОВ

Библиотека клипов – это общий ресурс для всех программ пакета Office. Она содержит разнообразные клипы: картинки, фотографии, видеофайлы и звуки. Все файлы в библиотеке упорядочены по категориям. Кроме того, база данных клипов снабжена ключевыми словами, что позволяет быстро найти нужный клип. На любой слайд можно поместить одну или несколько картинок. Рассмотрим, как это делается. Допустим, нужно поместить на слайд картинку с изображением компьютера.

Задание 4.5

1. Создайте второй слайд «Компьютер».

2. Перейдите на вкладку Вставкаленты.

3. На вкладке Вставканажмите кнопку Картинка.В правой части окна появится панель Картинка.

4. В раскрывающемся списке Искать объектыпанели Картинкаснимите флажки со всех пунктов, кроме пункта Иллюстрации.

5. В поле Искатьвведите ключевое слово Компьютер.

6. Нажмите кнопку Начать.На панели Картинкаотобразятся эскизы всех картинок, связанных с указанным ключевым словом.

7. Установите указатель мыши на подходящем эскизе.

8. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите картинку в нужное место слайда, после чего отпустите кнопку мыши. Картинка будет добавлена на слайд (рис. 4.9).

 

Рис. 4.9 Добавление картинки на слайд

Точно так же можно добавить и другие картинки.

Кроме того, можно изменить размеры и свойства картинки на слайде, а также применить к ней различные эффекты. При выделении картинки на ленте появляется вкладка Формат,содержащая инструменты для работы с изображениями.

Чтобы удалить картинку со слайда, достаточно щелкнуть по ней и нажать клавишу Delete.

 

ДОБАВЛЕНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЯ ИЗ ВНЕШНЕГО ФАЙЛА

На слайд можно поместить изображение не только из библиотеки клипов, и из графического файла.

Для этого необходимо нажать на кнопку Рисунокна вкладке Вставкаленты. На экране появится диалоговое окно Вставка рисунка(рис. 4.10)

 

 

Рис. 4.10 Диалоговое окно Вставка рисунка

В появившемся диалоговом окне необходимо перейти в папку, содержащую нужный графический файл. Затем дважды щелкнуть мышью на значке файла, который надо добавить на слайд. Диалоговое окно закроется, а выбранное изображение будет вставлено на слайд.

Задание 4.6

1. Создайте второй слайд, например «Зима»;

2. Вставьте в него рисунок из графического файла как показано на рис. 4.10, если такого рисунка нет, создайте собственный слайд и выберите свой любой графический рисунок.

 

ДОБАВЛЕНИЕ СНИМКА ЭКРАНА

Для этого на вкладке Вставканеобходимо нажать кнопку Снимок.Откроется меню, содержащее графические эскизы всех открытых на экране окон. Затем… Рис.4.11 На слайд добавлен снимок окна Windows Независимо от используемого в системе экранного разрешения, изображение вписывается в размеры слайда. Однако можно…

Задание 4.7

1. Запустите программу, изображение окна которой нужно поместить на слайд.

2. Перейдите в окно программы PowerPoint.

3. На вкладке Вставканажмите кнопку Снимок.

4. Щелкните по нужному эскизу.

5. Измените размеры эскиза на свое усмотрение.

Контрольные вопросы

1. Как настроить параметры слайда?

2. Как применить тему к сайду?

3. Добавление картинки из библиотеки клипов?

4. Как изменить размеры и свойства картинки на слайде, а также применить к ней различные эффекты?

5. Как добавить изображение из внешнего файла?

6. Как добавить в презентацию снимок экрана? Как изменить размер изображения?

ВСТАВКА ТАБЛИЦЫ

Работа с таблицей на слайде ведется так же, как и с таблицей на странице текстового документа. Для изменения параметров таблицы и ее внешнего вида… Если в меню кнопки Таблицана вкладке Вставкавыбрать команду Таблица Excel,на… Обратите внимание, что при выделении листа Excel на слайде содержимое ленты меняется. Лента программы PowerPoint…

Задание 4.8

1. Добавьте новый слайд. Нажмите кнопку Таблицана вкладке Вставка.Появится меню (рис. 4.12).

 

Рис. 4.12

2. С помощью элемента управления в виде группы квадратов в появившемся меню определите количество строк и столбцов создаваемой таблицы. Таблица с указанным количеством строк и столбцов будет добавлена на слайд (рис. 4.13).

3. Заполните ячейки таблицы и дайте ей название в соответствии с образцом.

 

Рис. 4.13

4. Отформатируйте таблицу, используя приемы, знакомые по работе с текстовым редактором Word. (измените шрифт, цвет, размер, и т.п.)

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ WORD-ТАБЛИЦЫ В POWERPOINT

Можно связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE. OLE является сокращением выражения object linking and embedding (связывание и… Создать PowerPoint-таблицунесложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить…

Задание 4.9

1. Выделите таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выберите меню Таблица, Выделить таблицу.

2. Нажмите Ctrl+C или выберите Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

3. Запустите программу PowerPoint или переключитесь в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint .

4. Переключитесь в режим просмотра слайдов и найдите слайд, в который хоте вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

5. Выберите меню Правка, Специальная вставка.

6. Щелкните на Объекте Документ Microsoft Word, затем нажмите селекторную кнопку Связать. Выберите меню Вставить, внедрите таблицу и оборвите все ее связи с исходным документом.

7. Щелкните на кнопке OK (рис. 4.14).

 

Рис. 4.14

 

СОЗДАНИЕ РИСУНКА SMARTART И ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ТЕКСТА СЛАЙДА В РИСУНКЕ SMARTART

Преобразование текста в рисунок SmartArt – это быстрый способ преобразовать существующие слайды в профессионально оформленные иллюстрации. Например,…   Рис. 4.15

Задание 4.10

1. Создайте на новом слайде любой тип (на ваше усмотрение) рисунка SmartArt.

2. Переместите, измените его размер, поверните, добавьте к нему текст, примените к нему другой экспресс-стиль и выполните иные изменения.

3. Сохраните изменения.

СОЗДАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДИАГРАММЫ

Организационная диаграмма создается по аналогии создания рисунка SmartArt.

Задание 4.11

1. Создайте Организационную диаграмму по образцу (рис. 4.18):

 

Рис. 4.18

2. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

3. В коллекции Выбор рисунка SmartArt нажмите кнопку Иерархия, после этого выберите макет организационной диаграммы (например, Организационная диаграмма), а затем нажмите кнопку ОК (рис. 4.19) .

 

Рис. 4.19

4. Для ввода текста выполните одно из следующих действий:

– Щелкните [Текст] в области текста, а затем введите необходимый текст.

– Скопируйте в буфер обмена текст из другой программы или расположения, щелкните [Текст] в области текста, а затем вставьте его.

 

ВСТАВКА ДИАГРАММЫ EXCEL В ПРЕЗЕНТАЦИЮ И СВЯЗЫВАНИЕ ЕЕ С ДАННЫМИ В EXCEL

Диаграмма создается в окне программы Excel, но добавляется она не на лист Excel, а на слайд презентации. Кстати, точно таким же образом можно… Добавить диаграмму или график в презентацию можно двумя способами: 1. Можно внедрить и вставить диаграмму в презентацию. При внедрении данных из диаграммы в PowerPoint эту информацию…

Задание 4.12

Создайте диаграмму в приложении Office Excel 2010 и скопируйте ее, а затем вставьте ее в презентацию PowerPoint. При обновлении данных в приложении Office Excel 2010 диаграмма в приложении PowerPoint также будет обновлена.

1. Выделите ячейки, которые хотите скопировать, и нажмите Ctrl+С, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.

Приложение Office Excel 2010 открывается в разделенном окне и отображает на листе данные примера (рис. 4.20).

 

Рис. 4.20 Данные примера в листе Excel

2. Переключитесь в программу PowerPoint.

3. В режиме сортировки слайдов перейдите к слайду, в который хотите поместить электронную таблицу, или создайте новый слайд.

4. Выберите меню Правка, Специальная вставка.

5. Щелкните на Объекте Лист Microsoft Excel и нажмите селекторную кнопку Связать.

6. Щелкните на кнопке ОК .

Если связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V, обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.

Как только завершите создание диаграммы, окно программы Excel можно закрыть (рис. 4.21).

 

Рис. 4.21

Контрольные вопросы

1. Как вставить таблицу Excel и проводить в ней различные вычисления?

2. Использование Word-таблицы в PowerPoint?

3. Как добавить рисунок SMARTART в презентацию?

4. Как преобразовать текст слайда в рисунке SMARTART?

5. Как создать организационную диаграмму?

6. Как вставить диаграмму Excel в презентацию и связать ее с данными в Excel?

ДОБАВЛЕНИЕ ВИДЕО

Стоит ли особо упоминать о том, что видеоролики вставляются только в те презентации которые будут демонстрироваться на экране? Ведь на бумаге видео нельзя воспроизвести. Видео, добавленное на слайд, воспроизводится, пока демонстрируется слайд или в течение времени, ограниченного длительностью ролика.

Можно добавить на слайд видео как из библиотеки клипов Office, так и из внешнего файла. Программа PowerPoint поддерживает большинство популярных форматов.

Задание 4.13

1. На вкладке Вставканажмите кнопку Видео.Появится меню кнопки.

2. В появившемся меню выберите команду Видео из файла.На экране появится диалоговое окно Вставка видеозаписи.

3. В появившемся диалоговом окне перейдите в папку, содержащую нужный видеофайл.

4. Дважды щелкните по значку выбранного файла. На слайде появиться картинка – первый кадр ролика (рис. 4.22).

 

Рис. 4.22 Видео на слайде

Размер области, которую занимает кадр на слайде, можно изменять точно так же, как и размеры любого графического объекта.

Также в меню кнопки Видеосодержатся команды Видео из организатора клипов(добавляет на слайд видеоклип, находящийся в библиотеке клипов). Видеоклип выбирается в библиотеке клипов так же, как и картинка. Отметим, что на этапе создания презентации видео не воспроизводится. Просмотреть его можно только во время демонстрации презентации. Кроме того, следует помнить, что «украшение» презентации видео, заметно увеличивает размер ее файла.

ДОБАВЛЕНИЕ ЗВУКА

На слайде появляется значок «динамик», а под ним – элементы управления воспроизведением и громкостью. Кроме того, на ленте активизируется вкладка…   Рис. 4.23 На слайд добавлен звуковой файл

Задание 4.14

1. Добавьте на слайд звук.

2. Сохраните изменения.

 

ДОБАВЛЕНИЕ ДАТЫ, ВРЕМЕНИ И НОМЕРА СЛАЙДА

  Рис. 4.24. Диалоговое окно вставки даты, времени и номера слайда Для добавления на слайд информации о дате и времени следует установить флажок Дату и время.При этом станут активными…

Задание 4.15

1. Добавьте на слайд дату и время.

2. Сохраните изменения.

 

ПАРАМЕТРЫ СМЕНЫ СЛАЙДОВ

  Рис. 4.25 Вкладка Переходы При установке флажка По щелчкусмена текущего слайда производится по «команде» пользователя. Заметьте, что…

Задание 4.16

1. Примените ко всем слайдам переход Сдвиг, который «сдвигает» содержимое слайда за край, в то время как из-за противоположного края появляется содержимое нового слайда, можно выбрать направление сдвига.

2. Сохраните изменения.

НАСТРОЙКА АННИМАЦИИ

1. В обычном режиме перейдите к слайду, содержащему объект, который требуется анимировать. 2. На слайде выделите нужный объект. (Для этого достаточно просто щелкнуть на… В результате вокруг объекта появится рамка с маркерами.

Задание 4.17

1. Примените к каждому слайду разные эффекты анимации (на ваш выбор).

2. Сохраните изменения.

ПОКАЗ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Рис. 4.29 Вкладка Показ слайдов В самом простом случае презентация демонстрируется на мониторе, подключенном к…  

Задание 4.18

1. Запустите презентацию.

НАСТРОЙКА ВРЕМЕНИ ПОКАЗА СЛАЙДОВ

Иногда на этапе создания презентации трудно определить как долго должен оставаться на экране конкретный слайд (или объект). Можно настроить время показа объектов и слайдов в режиме реального времени, запустив инструмент Настройка времени.При этом запускается режим похожий на режим показа слайдов. Но начало каждого события происходит по щелчку левой кнопкой мыши. То есть, запустив режим настройки времени, вы щелкаете мышью тогда, когда должен появиться очередной объект или слайд, а программа запоминает временные интервалы, соответствующие каждому объекту или слайду.

Задание 4.19

1. Нажмите кнопку Настройка временина вкладке Показ слайдов.На экране появится первый слайд презентации; а в левом верхнем углу экрана появится панель с индикатором времени.

2. Щелкните на любом участке слайда левой кнопкой мыши в момент, когда должно наступить первое событие (например, появление первою объекта).

3. Щелкните левой кнопкой мыши в момент, когда должно наступить второе событие (например, появление второго объекта).

4. Выполняйте вышеуказанные действия до тех пор, пока не отметите временную позицию последнего объекта на последнем слайде. На экране появится сообщение с указанием общей длительности презентации (рис. 4.32)

 

Рис. 4.32 Сообщение об установленной длительности презентации

5. Чтобы сохранить временные точки наступления событий в презентации, надо в появившемся сообщении нажать кнопку Да.Рабочее пространство окна программы будет переведено в режим сортировщика слайдов.

В режиме сортировщика показываются эскизы слайдов, входящих в презентацию, а также длительность показа каждого из них. Теперь при воспроизведении презентации слайды и объекты будут появляться именно с теми временными интервалами, которые были указаны.

Есть еще один режим записи, похожий на предыдущий, но обладающий расширенными возможностями. В данном режиме можно записать не только временные точки, но и звуковое сопровождение к каждому слайду (понадобится микрофон, подключенный к компьютеру), а также так называемую лазерную указку. Лазерная указка – это метка определенного цвета (по умолчанию – красного), которая может передвигаться по слайду, обозначая объекты или фрагменты, на которые следует обратить внимание. Метка передвигается по слайду с помощью мыши.

Для активизации данного режима следует нажать кнопку Запись показа слайдовна вкладке Показ слайдов.Появится меню, где можно выбрать позицию в презентации, с которой нужно начать запись (с первого слайда или с текущего). Далее появится диалоговое окно. Отметьте в нем, какие параметры хотите записать (временные точки, звуковое сопровождение, лазерную указку). Процесс записи презентации не отличается от описанного раньше (при помощи инструмента Настройка времени).Но здесь можно диктовать комментарий в микрофон, а также отмечать лазерной указкой нужные фрагменты на слайде. Чтобы метка лазерной указки стала видимой, нужно нажать левую кнопку мыши, удерживая клавишу Ctrl. При перемещении мыши в том же направлении будет двигаться и метка. Если необходимо скрыть метку, просто отпустите кнопку мыши. Цвет метки выбирается в диалоговом окне Настройка презентации,которое вызывается кнопкой Настройка демонстрациина вкладке Показ слайдов.Здесь можно настроить параметры, применяемые «по умолчанию» к демонстрации слайдов (рис. 4.33).

 

Рис. 4.33Диалоговое окно Настройка презентации

Переключатель Показ слайдовопределяет режим воспроизведения слайдов.

1. Настройкам, располагающимся в группе Параметры показа,присвоены достаточно понятные названия. Именно здесь выбирается цвет, который затем будет использоваться в качестве цвета пера и цвета лазерной указки по умолчанию.

2. В группе Слайдывыбирается та часть презентации, которая будет показана при нажатии кнопки С начала,расположенной на вкладке Показ слайдов.Можно выбрать те слайды, которые будут показаны, или вариант презентации, который будет демонстрироваться по умолчанию.

3. Переключатель Смена слайдовопределяет режим появления слайдов на экране (вручную или автоматически по заданному времени).

4. В группе Несколько монитороввыбирается устройство (монитор или проектор), на которое будет выводиться презентация, а также включается или отключается режим докладчика.

Контрольные вопросы

1. Как добавить видео в презентацию и настроить его?

2. Как добавить звук в презентацию и настроить его?

3. Как разместить на слайде дату, время, а также его номер?

4. Как настроить параметры перехода слайдов?

5. Как настроить параметры показа (демонстрации) презентации?

6. Как настроить время показа объектов и слайдов?

Задания для самостоятельной работы Разработать презентацию на заданную тему (номер темы соответствует номеру студента в списке группы). Работа должна содержать 12 слайдов на заданную тему, а также титульный слайд и слайд об авторе. В презентации должны быть использованы текст, графические объекты, таблицы, диаграммы. Требуется настроить анимацию и звуковое сопровождение слайдов. Отчетность проводится в виде защиты проектов. Желаем удачи!

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

ТЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ: 1. ИНФОРМАЦИЯ, ЕЕ СВОЙСТВА И ВИДЫ. 2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ЕЕ СВОЙСТВА И ВИДЫ.