Мета: Познайомитися з загальними правилами редагування таблиць. Отримати навички роботи з логічною функцією ЕСЛИ та з функцією ВПР за допомогою майстра функцій. Використання складних функцій. Навчитися використовувати автофільтр та розширений фільтр.
Теоретичні відомості
Назви діапазонів. Для діапазонів можна використовувати літерні назви. Наприклад, якщо діапазону А2:А5 дати назву «Вартість», то формули =СУММ(вартість) і =СУММ(А2:А5) будуть давати однаковий результат. Щоб діапазону дати назву, потрібно виділити його і виконати команду Формулы-Присвоить имя. У діалоговому вікні вказати назву діапазону і натиснути ОК. Літерні назви діапазонів мають таку перевагу як унікальність: їх можна викликати на будь-якому листі книги, в той час як звичайні назви комірок повторюються на кожному листі і деякі функції не можуть їх «побачити» з іншого листа.
Перевірка введення даних. В комірках можна обмежити введення даних. Дані, що вводяться у комірки, можуть бути перевірені на правильність введення інформації. Тобто, для деяких комірок встановлюється контроль, який не дасть ввести помилкові дані.
Порядок введення контролю:
Рис. 9.1
Ця команда може мати декілька застосувань. Наприклад, якщо потрібно ввести дані в комірку В1 з раніше створеного списку А1:А4, то вибирають тип Список і в параметрах вказують цей діапазон (Рис.9.2). Тоді в комірці В1 з’явиться кнопка з меню елементів списку.
Рис. 9.2
Щоб відмінити контроль введення даних, потрібно виділити комірки, викликати команду Данные-Проверка данных і у діалоговому вікні натиснути Очистить все-ОК.
Створення вкладених функцій. В Excel є можливість створення вкладених функцій. Наприклад, для запису формули потрібно використати дві функції - модуль і косинус:
= ABS(COS(х)).
Щоб створити таку формулу потрібно:
Рис. 9.3
Другий варіант введення складних формул. Для введення формули можна використати рядок формул.
Рис. 9.4
Функція ЕСЛИ. При розв’язанні багатьох задач значення комірки має приймати те або інше значення, в залежності від виконання або невиконання умови. Для розв’язання таких задач застосовують умовну функцію ЕСЛИ. Ця функція має формат:
ЕСЛИ (Логічний_вираз(умова), значення_Істина, значення_Неправда).
Перший аргумент – умова, приймає одне з двох значень: «Так» або «Ні». Якщо умова виконана, результатом функції ЕСЛИ буде значення_Істина, а якщо умова не виконана – значення_Неправда.
Рис. 9.5 Схема роботи функції ЕСЛИ
Наприклад: =ЕСЛИ(A1<0;A1*A1;A1*2). Нехай у комірці А1 стоїть число 12, тоді результат виконання дії буде 24 (Рис.9.6).
Рис. 9.6
В якості значення може бути число, формула або інша функція. Наприклад: маємо дві функції ЕСЛИ, вкладених одна в одну (Рис.9.7):
ЕСЛИ(Логічний_вираз(умова1); значення1_1; ЕСЛИ(Логічний_вираз(умова2); значення2_1; значення2_2)).
Рис. 9.7 Схема роботи вкладених функцій ЕСЛИ
Функція ВПР (вертикальный просмотр). Ця функція має дуже широке застосування. Найчастіше її використовують для вибору даних із однієї таблиці в іншу. Формат функції:
=ВПР(шукане значення;таблиця;номер стовпця; інтервальний огляд)
Дія функції: у першому стовпці вказаної Таблиці машина шукає Шукане значення й із вказаного Стовпця бере результат. Параметр Інтервальний огляд вказує на те, чи відсортовано перший стовпець за алфавітом чи ні, і приймає відповідно значення 1 або 0.
Приклад функції: =ВПР(F2;B2:D5;2;0) (Рис.9.8)
Рис. 9.8
У прикладі функція ВПР у першому стовпцеві таблиці B2:D5 шукає значення, яке стоїть у F2, та в якості результату бере число, яке стоїть у другому стовпцеві вказаної таблиці. Для таблиці B2:D5 другий стовпець - це Площа, тому результат функції буде 603,7.
Абсолютна та відносна адресація.Посилання на комірки бувають відносні, абсолютні та мішані. Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При копіюванні формули таке посилання модифікується. При копіюванні формули вліво чи вправо – змінюється назва колонки (Рис.9.9. а).
Наприклад: формулу “=С3+25” скопіювали вліво на 1 колонку, формула змінилась на “=В3+25”, в разі копіювання вправо формула стала виглядати, як “=D3+25”.
При копіюванні формули вниз або вверх – змінюються номери рядків. Якщо скопіювати формулу на 2 рядка вгору, то номер рядка зменшиться на 2 одиниці, якщо донизу – збільшиться на 2 одиниці.
В абсолютних посиланнях перед назвою колонки або номером рядка стоїть спеціальний символ - $. Такі посилання не модифікуються, тобто при копіюванні, переміщенні такі адреси залишаються без змін. Наприклад: адреса - $А$1(Рис.9.9.б).
У мішаних посиланнях абсолютною є назва колонки або номер рядка. У них модифікується тільки відносна частина посилання. Наприклад: адреси $А1; А$1(Рис.9.9. в,г).
На клавіатурі кнопка F4 переключає циклічно усі види посилань. Щоб нею скористатися, потрібно поставити курсор у формулі на адресі комірки і натиснути декілька разів F4.
Рис. 8.9 Приклади копіювання формул з відносними, мішаними
та абсолютним посиланнями
Якщо у формулі є посилання на комірки, які знаходяться на іншому листі, то посилання повинно містити ім’я листа, знак оклику та адресу комірки. Наприклад: Лист3!В2.
Аналогічно додається назва файлу, якщо у формулі є посилання на комірки іншого файлу. Наприклад: Книга2!Лист3!С5.
Фільтр є конструкцією, яка призначена для відбору тих рядків таблиці, що задовольняють даній умові, і тимчасового приховання інших. Основою фільтру є список, що містить умови відбору рядків.
Застосування Автофильтра.
Умова користувача може складатися з одного або двох логічних виразів. В останньому випадку вираження з'єднуються логічними операндами И або ИЛИ.
Щоб зняти фільтр, необхідно повторно вибрати команду Данные/Фильтр. Режим фільтрації можна відмінити командою Снять фильтр с… в меню фільтра.
Розширений фільтр. Розширений фільтр має можливість переносу відфільтрованих даних у окрему таблицю. При цьому переносяться не всі стовпці таблиці, а лише потрібні користувачу.
Для того, щоб використати розширений фільтр, потрібно:
При фільтрації даних необхідно, щоб назви заголовків стовпців були ідентичними (краще використовувати копіювання заголовків).
Рис. 9.10