рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Внедрение информационных систем управления проектами

Внедрение информационных систем управления проектами - раздел Информатика, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ Методология Оценки И Анализа Программного Обеспечения Предполагает Сопоставле...

Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой. В целом при оценке учитываются общая информация о ПО, системная архитектура и пользовательский интерфейс (архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи), функциональность, ограничения (существующие пределы по элементам, поддерживаемым системой, таким как количеству работ, ресурсов в одном проекте и т.д.), маркетинговая информация (ценовая политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о производителе).

Критерии, по которым производится выбор программного обеспечения системы управления проектами, можно разделить на три группы:

· операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям программного обеспечения, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ;

· критерии, по которым оценивается возможность функционирования программного обеспечения в рамках любой информационно-управляющей системы. Они соотносятся с требованиями к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью интеграции с другими приложениями и т.п.;

· критерии, связанные с затратами на программное обеспечение, а именно: покупка, инсталляция, оплата технической поддержки, обслуживание на протяжении всего времени функционирования.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разработки календарно-сетевого графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т.д.

Внедрение информационных систем управления проектами. Рынок программных средств для управления проектами чрезвычайно широк и активно развивается. Для него характерна высокая конкуренция. И выбор наилучшего, применительно к определенным условиям управления проектами в конкретной организации, комплексного пакета или набора пакетов из множества продуктов уже сам по себе может рассматриваться как сложный проект. Освоение систем управления проектами может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. И процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Внедрение информационной системы управления проектами предполагает решение следующих задач:

· организационную подготовку подразделений, участвующих в выполнении функций управления проектами, к вводу информационной системы в действие;

· комплектацию информационной системы программным обеспечением и техническими средствами;

· обучение и подготовка персонала, проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;

· проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку;

· проведение приемочных испытаний.

Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях, план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки, сформировать их требования к информационной системе управления проектами.

В общем случае, внедрить информационную систему, использующую «большие» и сложные программные средства оказывается гораздо труднее, чем использующую небольшие программные пакеты. Это связано и с высокой стоимостью такого решения, и с определенными организационными трудностями, и со сложностью настройки конкретного рабочего места и т.п.

Наиболее типичные проблемы при внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что:

· верхний уровень управления не «хочет» видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру для соблюдения жестких ресурсных ограничений;

· верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы, или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности;

· проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;

· верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении. Проведение треннинговых курсов являются одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход;

· использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом;

· «большие» программные продукты не всегда обеспечивают быструю обработку информации. Как правило, это является результатом не полного понимания того, как использовать возможности новой системы;

· организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной структуре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нечетком понимании зависимостей между работами и т. п.;

· внедрение может «выставить на показ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении;

· область деятельности и организационная структура могут не подходить для внедрения системы управления проектами. Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;

· внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количество ресурсов (персонал, оборудование и т.д.);

· необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления? Должна ли она использоваться только для высокоприоритетных проектов?

· информационная система может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций;

· внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует желание их изучать.

Рекомендации по внедрению информационных систем управления проектами. Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

· цели проекта разработки и внедрения информационной системы, внешние условия и ограничения не определены заранее или определены не в полном объеме;

· планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети, установку серверов баз данных). Реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;

· планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее:

· необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации;

· последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены;

· последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и способные их освоить. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.

К процессам внедрения информационных систем управления проектами может быть эффективно применен опыт внедрения корпоративных информационных систем. В частности, эксперты аналитического агентства McKinsey (EN) в 1997 году, анализируя опыт развертывания корпоративных информационных систем, сформулировали принципы, следование которым является обязательным условием успеха:

Экономическая необходимость. Основанием для внедрения новой информационной системы на предприятии должна быть экономическая необходимость, а не просто появление новых технологий. Необходимо связать подсистемы управления проектами с важными для бизнеса стратегиями, основными стоимостными факторами и повседневными деловыми процессами.

Финансовая целесообразность. Объем финансирования новой информационной системы должен определяться соображениями финансовой выгоды. Необходимо связать инвестиции с реальными задачами совершенствования бизнеса при принятии решений, которые обеспечат упорядоченность и систематичность деятельности компании. Нельзя использовать снижение стоимости в качестве единственного критерия при разработке информационной системы управления проектами. Только использование подходов, подтвердивших свою эффективность в бизнесе, для менее определенных, менее поддающиеся количественному учету и более важных стратегических решений позволит сформировать прочный фундамент для комплексной автоматизации управления проектами. При разработке приложений необходимо учитывать долгосрочные перспективы и избегать крупных единовременных затрат на аппаратно-программное обеспечение, стремясь к постоянному обновлению.

Простота структуры. Новая информационная система должна иметь простую и гибкую структуру. Это достигается применением модульной архитектуры, кросс-платформенных решений, сокращением числа используемых технологий. Условием выбора новейших технологий должна быть значительная бизнес-отдача. Кроме того, целесообразно учитывать такие коммерческие аспекты, как отраслевые стандарты и вероятность получения в будущем технической поддержки.

Быстрая отдача. Разбивая разработку новых систем на этапы и устанавливая промежуточные цели (с интервалом, как правило, не больше шести месяцев), которые обеспечивают реальное продвижение в бизнесе, необходимо осуществлять постепенный переход к новым решениям. Используя принцип Парето целесообразно сконцентрировать усилия на 20 % функций, которые отвечают за 80 % деятельности компании. Это позволит быстро добиться их полной реализации и получить конкретную пользу бизнесу практически с момента внедрения. Необходимо постоянно сравнивать развитие проекта с эталонами и с запланированными результатами: осуществлять коррекцию, переоценку этапов разработки, проводить ревизию завершенных проектов.

Постоянное совершенствование. Следует постоянно совершенствовать корпоративную информационную систему, добиваясь оптимальных значений производительности, надежности и удобства использования. Необходимо определить стандарты производительности и конкретные задачи улучшения управления стоимостью, качества обслуживания и времени отклика. Работа информационной системы должна быть нацелена на получение наиболее экономичной модели. Целесообразно централизовать основные функции (работа справочной службы, информационного центра, управление сетью), стандартизовать конфигурацию настольных компьютеров и ограничить возможность ее изменения, контролировать эффективность эксплуатации системы и передать обслуживание неэффективных функций сторонним организациям. Применение эталонных тестов позволит ставить конкретные цели в области поддержки и стоимости эксплуатации системы.

Органичное взаимодействие подразделений бизнеса и IT. IT-служба должна хорошо разбираться в бизнесе, а специалисты других подразделений – знать методы эффективного использования IT; внедрять новую информационную систему они должны совместно. Генеральный директор должен активно участвовать в принятии решений в области IT, определяя верное направление. Руководитель IT-службы должен быть отнесен к бизнес-руководителям и входить в состав высшего руководства. Выработка совместной процедуры принятия обоснованных решений руководителями бизнес-подразделений и руководителем IT-службы создаст условия для высокопроизводительной работы IT-службы.

Применение этих достаточно простых и проверенных рекомендаций позволит получить отдачу и с высокой вероятностью гарантировать достижение положительного результата при внедрении информационной системы управления проектами.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ

Национальный университет кораблестроения... имени адмирала Макарова... К В КОШКИН А М ВОЗНЫЙ Т Г ГРИГОРЯН...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Внедрение информационных систем управления проектами

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Состояние и тенденции развития информационных технологий
Современные тенденции развития характеризуются тесной интеграцией подходов и средств информационных технологий в бизнес и проектный менеджмент в частности. Такие факторы развития проектного управле

Информационные технологии управления знаниями
В настоящее время особое внимание все больше уделяется человеческому капиталу, созданию такой инфраструктуры, которая позволила бы использовать накопленные опыт и знания в производстве и потреблени

Принципы оценки проектов
Одной из основных задач проведения анализа и оценки проекта является определение его ценности. Ценность проекта определяется как разность его положительных результатов (выгод) и отрицательных резул

Последовательность проведения оценки
Оценка проектов с использованием информационных систем заключается в построении имитационной модели проекта и дальнейшем анализе на ее основе различных сценариев реализации данного проекта.

Общие параметры проекта
К общим параметрам проекта можно отнести: · название; · дата начала; · период расчета; · список товаров и услуг, которые планируется производить и продавать на э

Параметры выполняющей организации
К параметрам выполняющей организации относятся: · начальный баланс; · принятая система учета запасов; · структура производства по подразделениям. Начальный балан

Параметры окружения проекта
К параметрам окружения относятся: · валюты планирования и учета в проекте; · учетная ставка НБУ; · темпы инфляции; · параметры начисления налогов и сборов.

Параметры инвестиционной деятельности
В рамках описания инвестиционной деятельности по проекту необходимо определить: · список инвестиционных этапов (фаз) проекта и их структуру; · временные и стоимостные параметры эт

Параметры операционной деятельности
В рамках описания операционной деятельности предприятия необходимо определить: · цены и объемы реализации товаров и услуг; · объемы производства товаров и услуг; · прямые

Параметры финансовой деятельности
В рамках описания финансовой деятельности предприятия необходимо определить: · размер собственного капитала, который идет на финансирование инвестиционной деятельности; · параметр

Оценка прибыльности
Прибыль – это превышение в денежном выражении доходов от продажи товаров и услуг над затратами на их производство и сбыт. Прибыльность является одним из наиболее важных показателей финансовых резул

Оценка денежных потоков
Отчет о движении денежных средств содержит информацию о прогнозе поступлений и выплат в разрезе трех видов деятельности предприятия: инвестиционной, операционной и финансовой. Баланс наличности рас

Оценка активов и пассивов
Прогнозный баланс предприятия позволяет оценить как структуру, так и динамику изменения активов и пассивов в течение периода расчета. Активы – это имущество и имущественные права, контроли

Анализ финансовых показателей
Финансовые показатели деятельности предприятия позволяют оценить его рентабельность, платежеспособность, ликвидность и деловую активность (оборачиваемость активов и пассивов). Показатели р

Анализ интегральных показателей эффективности
Для расчета показателей эффективности проекта все денежные потоки от его реализации должны быть сгруппированы в два основных потока: инвестиции и чистые поступления. Под инвестициями могут

Анализ чувствительности и рисков
Одной из задач анализа проекта является определение чувствительности показателей эффективности к изменениям различных параметров. Чем шире диапазон параметров, в котором показатели эффективности ос

Общая характеристика
Современные информационные технологии охватывают следующие основные задачи управления инвестиционной фазой проекта: · календарное, ресурсное и стоимостное планирование проекта; ·

Календарное планирование
Основная задача, решаемая в рамках календарного планирования – обеспечение выполнения проекта в пределах установленных временных ограничений. Срок реализации проекта (инвестиционной фазы)

Ресурсное планирование
Задачей ресурсного планирования является определение потребности проекта в различных видах ресурсов, а также увязка этой потребности с фактическим наличием ресурсов. Ресурсы бывают четырех

Стоимостное планирование
Основная задача планирование стоимости и бюджета – определение потребности в финансовых ресурсах, а также обеспечение своевременного поступления денежных средств, необходимых для выполнения проекта

Анализ расписания, ресурсов, бюджета и рисков
Анализ расписания проекта заключается в определении соответствия плановых сроков реализации проекта и его отдельных фаз директивным значениям (крайним срокам завершения работ). В случае, если плано

Отслеживание хода выполнения проекта
Отслеживание проекта заключается во внесении фактических данных о реализации проекта, анализе отклонений от плана и перепланировании оставшейся части работ по проекту. Момент времени, на к

Совместная работа над проектом и портфелем проектов
Совместная работа над проектом заключатся в одновременном доступе нескольких членов команды к проектной информации. Основную сложность представляет необходимость одновременного внесения изменений в

MindJet MindManager
MindJet MindManager представляет собой наиболее известный в мире инструмент построения интеллект-карт. Его применение направлено на повышение эффективности персональной и коллективной работы

Project Expert
Project Expert–однаиз лучших в своем классе программа, ставшая, благодаря своим возможностям, стандартом для бизнес планирования и оценки инвестиционных проектов в России, с

Альт-Инвест
Программный продукт Альт-Инвест предназначен для подготовки, анализа и оптимизации инвестиционных проектов различных отраслей, масштабов и направленности. С помощью Альт-Инвест возможно эф

Microsoft Project
Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой УП. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даж

Time Line (Time Line Solutions)
Другое популярное решение в классе недорогих пакетов предлагают системы компании Time Line Solutions. Значительное распространение на Российском рынке получила руссифицированная версия Ti

Primavera (Primavera Systems, Inc.)
Центральный программный продукт семейства Primavera, Primavera Project Planner (P3), хорошо известен в среде профессиональных менеджеров проектов во всем мире. Сегодня P

Artemis Views (Artemis International)
Другая известная в мире управления проектами торговая марка – Artemis. Традиционно ПО семейства Artemis (Artemis 2000, Artemis 9000, затем Prestige) использовалос

Spider Project
Spider Project является российской разработкой. По информации, полученной от специалистов, разрабатывающих и поддерживающих пакет (Spider Technologies Group), система была инсталлиров

Определение ключевых параметров
1. Определить первое ключевое понятие – устав проекта. Определить основные параметры устава. При этом выполнить структурирование в соответствии с разделами устава (рис. З.1.2).  

Календарный план
1. В модуле "Календарный план" сформируйте следующий список инвестиционных этапов (табл. З.2.1): Таблица З.2.1 Список инвестиционных этапов проекта

План по персоналу
1. В модуле "План по персоналу" указать условно-постоянные затраты на оплату труда управленческого и вспомогательного персонала (рис. З.2.10) согласно данным, приведенным в табл. З.2.4.

Создание нового проекта и определение его параметров
1. Создайте новый проект и сохраните его в своей папке. 2. Произведите первоначальную настройку MS Project следующим образом (Сервис > Параметры…): · Вкладка "Вид" (р

Планирование состава, длительности и взаимосвязей работ
1. Сформируйте структуру декомпозиции работ проекта (WBS), приведенную в табл. З.3.1 (рис. З.3.10): Таблица З.3.1 Структура декомпозиции работ проекта

Анализ календарного плана
1. Проанализировать состав, последовательность выполнения и временные параметры работ при помощи сетевого графика: · установить масштаб 75%; · отобразить верхние два уровня и пров

Формирование списка ресурсов проекта
1. Согласно табл. З.3.3 добавьте ресурсы проекта в представлении "Лист ресурсов". Таблица З.3.3 Перечень ресурсов проекта Название

Назначение ресурсов на работы проекта
1. Произвести назначение ресурсов на работы проекта согласно табл. З.3.4 (рис. З.3.19). Таблица З.3.4 Перечень назначений Название работы

Анализ и выравнивание загрузки ресурсов
1. Оценить загрузку ресурсов при помощи представления "График ресурсов". 2. Определить перегруженные ресурсы при помощи представления "Лист ресурсов". 3. Опред

Анализ стоимости проекта
1. Проанализировать формирование стоимости проекта по методу "снизу в вверх" при помощи представления "Использование задач" (добавить колонки "Затраты" и "Фиксиро

Работа с промежуточными и базовыми планами.
1. Сохраните промежуточный план проекта (Сервис > Отслеживание > Задать базовый план, Задать промежуточный план, рис. З.3.30).

Ввод и анализ фактических данных о временных параметрах работ.
1. Установить дату отчета (Проект > Сведения о проекте). 2. Обновить трудозатраты работ проекта как завершенные на дату отчета (Сервис > Отслеживание > Обновить проект…, рис. З.3.

Список использованной и рекомендуемой литературы
  1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. – М.: Компания АйТи; ДМК Пресс, 2004, – 472 с. 2. Ахметов К.С. Microsoft Project 2003

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги