Сейчас рассмотрим средства Excel по созданию и управлению списками как базой данных. База данных — это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Например, телефонный справочник — это вариант компьютерной базы данных, поля которой включают фамилию, адрес и номер телефона.
Приложение Microsoft Access специально предназначена для создания баз данных и позволяет организовать невероятно большое количество записей, ограничением является только объем пространства на жестком диске. Базы данных Excel ограничены числом строк на рабочем листе — 65536. Несмотря на это средства управления списками в Excel — это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей.
При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:
- пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями с данными. Оставьте пустую строку после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые данные;
- имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.