Microsoft Access – это полнофункциональная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.
Определение данных – defined data (DD)
При создании базы данных можно определить, какие сведения будут храниться в базе данных, типы данных и структуру связи данных между собой. В некоторых случаях можно также задать форматы и условия для проверки данных.
Data format - формат данных - структура данных, используемая приложением для чтения, обработки и записи данных. Формат файлов данных является частным случаем формата данных. Приложение может использовать для работы с данными формат данных, включающий несколько файлов данных с различными форматами. В базе данных могут использоваться отдельно файлы данных, индексов к ним, форм, запросов, шаблонов, отчетов по базе и т.п.
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Можно определить условия, которые СУБД будет использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, чтобы из-за ошибки ввода в числовом поле не оказались буквенные символы. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений. В наиболее совершенных системах можно задать отношения между совокупностями данных и возложить на СУБД обеспечение совместимости и целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять соответствие между вводимыми заказами и существующими клиентами.
Microsoft Access предоставляет максимальную свободу при задании типа данных (текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Можно задать также формат хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления данных при выводе на печать. Можно установить проверку правильности отношений между таблицами.
Для улучшения работы приложения можно включать в формы и отчеты специальные элементы управления ActiveX, которые являются достаточно сложными объектами, позволяющими представлять данные в удобном графическом виде.
Обработка данных - data processing (DP)
Обработка данных - это систематические действия по преобразованию данных некоторым способом, направленные на достижение определенной цели.
Реляционные СУБД предоставляют разнообразные средства для работы с данными. Например, можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое одного поля или нескольких записей. Для чтения и изменения данных можно создавать процедуры, использующие функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода данных и генерации отчетов.
В Microsoft Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). Он позволяет определять подмножество данных из одной или нескольких таблиц, необходимых для решения конкретной задачи. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Кроме того, Access предоставляет простое и в тоже время богатое возможностями средство графического построения запроса - так называемый запрос по образцу, что обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи.
Управление данными -Data Control (DC)
Управление данными - позволяет указать, каким пользователям разрешено просматривать, изменять или вставлять данные.
При возникновении необходимости коллективного использования информации, только СУБД обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного использования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные.
Наиболее совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, (последовательности таких изменений называют транзакциями) таким образом, либо ни одно изменение не будет сохранено, либо будут сохранены все. Например, при вводе нового заказа вполне естественно сначала убедиться в том, что все пункты заказа внесены полностью, а если допущена ошибка, то сделать так, чтобы текущие изменения не сохранялись в базе данных.
Microsoft Access может использоваться как в качестве самостоятельной реляционной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети в режиме “клиент-сервер”. Microsoft Access может выступать в роли сервера баз данных, отображая данные на Web-страницах в корпоративной интрасети.
В Microsoft Access применяется механизм автоматической блокировки для избежания одновременного изменения объекта несколькими пользователями. Кроме того, Microsoft Access использует специальное преобразование, называемое репликацией, позволяющее создавать копии баз данных для удаленных пользователей, которые можно периодически синхронизировать с помощью служебных программ, встроенных в Windows и Microsoft Access.