Необходимо понимать различия между данными и информацией в более строгом значении этих терминов, что облегчит выявление сведений, которые необходимо хранить в базе данных. Данные - это статические значения, хранящиеся в таблицах базы данных, а информация - это сведения, которые запрашиваются пользователем и представляются ему в наиболее удобном виде. Таким образом, данные хранятся, а информация запрашивается. Отличие данных от информации надо учитывать при разработке проекта приложения. Сначала нужно определить задачи (какую информацию можно будет запрашивать и получать), а затем выяснить, что нужно хранить в базе данных для выполнения этих задач (какие данные нужны для получения и представления информации).
Ссылаясь на элементы, хранимые в таблицах, запросах, макросах или процедурах, или работая с ними, мы имеем дело с данными. Аналогично, работая с наборами записей запросов, фильтрами, формами или отчетами, мы имеем дело с информацией.
Процесс проектирования базы данных и соответствующего приложения становится более ясным при понимании этого различия, хотя, к сожалению, в компьютерной литературе эти термины зачастую используются как синонимы.