После определения задач нужно составить для каждой из них описание данных, необходимых для ее решения. В рабочий бланк задачи необходимо занести название каждого элемента данных, код его использования и краткое описание. При заполнении столбца «Использование» рабочего бланка полезно применять пять обозначений - I, О, U, D и С. Это первые буквы слов Input (входной), Output (выходной), Update (изменяемый), Delete (удаляемый) и Calculate (вычисляемый). Элемент данных является входным, если для выполнения задачи его необходимо прочитать (без изменения) в базе данных. Например, имя и адрес заказчика являются входными данными для создания заказа. Подобным образом, данные являются выходными, если в этой задаче они вводятся или вычисляются на основе входных данных, а затем сохраняются. Например, для той же задачи количество книг, адрес и телефон получателя, вносимые в новый заказ, являются выходными.
Данные в задаче изменяются, если они читаются в базе данных, а затем изменяются и записываются обратно. Например, подчиненная задача обновления адреса заказчика получает запись с данными заказчика, изменяет его старый адрес и сохраняет в базе данных новый. При выполнении задачи некоторые данные могут удаляться из базы данных. В приложение Microsoft Press Books можно включить задачу удаления книги из заказа, если заказчик решил не покупать эту книгу. И, наконец, вычисляемыми данными являются новые значения, получаемые на основе входных данных, которые отображаются на экране или печатаются, но не сохраняются в базе данных.
В столбец «Объект» записывается имя объекта Access, к которому необходимо отнести элемент данных. Например, адрес может принадлежать таблице Заказчики.
Пример полностью заполненного рабочего бланк приложения для задачи «Создание заказа» представлен на рис. 8.3.