Созданные базы данных очень часто хранят информацию, которая является крайне важной для пользователя, и ее потеря из-за изменения данных или ошибочных действий другого пользователя может повлечь за собой серьезные последствия. Кроме того, часть информации, (а может быть и вся информация), хранящаяся в базе данных, может носить конфиденциальный характер. Поэтому важно иметь средства защиты, обеспечивающие санкционированный доступ к базе данных. Это имеет особое значение при функционировании базы данных в сети.
Access предусматривает различные средства защиты данных и администрирования доступа к ним. С помощью средств защиты можно задать действия, которые разрешается выполнять пользователю или группе пользователей над объектами базы данных - таблицами, отчетами, формами, запросами, макросами и модулями. Для каждого пользователя или группы пользователей посредством средств защиты Access создаются регистрационные записи с указанием прав доступа к тем или иным объектам базы данных.
Средства защиты Access состоят из нескольких составных частей, обеспечивающих полную или частичную защиту приложения. Полная защита устанавливается настройкой всех составных частей - рабочих групп, регистрационных записей, прав владения и прав доступа.