При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. (Сортировка строк или столбцов состоит в изменении их взаимного расположения по некоторому правилу, например, в алфавитном порядке). Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк (столбцов). Так, если в качестве базы данных рассматривается совокупность строк, то в одном и том же столбце должны находиться однотипные данные. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.
Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Критерий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает некоторый диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логические операторы “ИЛИ” и “И”. С помощью сложного критерия поиска можно найти все строки (столбцы), удовлетворяющие заданному условию.
Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные – в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать “блок сортировки”, включающий все сортируемые строки.
Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор может иметь ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам данных, автоматическое создание новых таблиц на основе ряда уже существующих и др.