Табличный процессор MS Excel используется для обработки данных. Обработка включает в себя:
- проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
- исследование влияния различных факторов на данные;
- решение задач оптимизации;
- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
- построение графиков и диаграмм;
- статистический анализ данных.
При запуске MS Excel на экране появляется рабочая книга “Книга 1”, содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. В этих таблицах хранятся данные, с которыми вам предстоит работать. Вы можете вводить в таблицы любую информацию: текст, числа, даты и время, формулы, рисунки, диаграммы, графики. Вся вводимая информация может быть обработана при помощи специальных функций. При помощи графических средств MS Excel вы можете рисовать, строить графики и диаграммы. MS Excel предоставляет в ваше распоряжение средства для работы с базами данных.
2.1.1. Запуск MS Excel.
Наиболее просто запустить MS Excel из главного меню или из панели Microsoft Office. В главном меню нажмите мышью на опции «Создать документ» Microsoft Office, а на панели Microsoft Office – пиктограмму «Создать документ».
В обоих случаях на экране появляется окно диалога “Создание документа”. Для запуска MS Excel дважды нажмите мышью пиктограмму “Новая книга”.
2.1.2. Знакомство с экраном MS Excel.
На рис. 2.1 показан экран MS Excel, каким вы его увидите после запуска программы.
Строка основного меню содержит меню текущего окна. На рис. 2.2 вы видите меню главного окна.
Основная обработка данных осуществляется при помощи команд из строки основного меню. При работе с инструментами MS Excel строка основного меню, как правило, не изменяется, но появляются новые команды в ниспадающих меню, связанные с текущим инструментом.
Панели инструментов располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы кнопок. Панели инструментов Стандартная и Форматированиеявляются встроенными панелями MS Excel и появляются после процедуры установки пакета на ваш компьютер.
Встроенные панели инструментов содержат наборы кнопок, состав которых не может быть изменен. Это означает, что вы можете удалять с этих панелей и размещать на них любые кнопки, но стандартные наборы всегда восстанавливаются при новой установке этих панелей на экран. Большая часть кнопок предназначена для выполнения наиболее употребительных операций из главного меню.
Строка состояния расположена в нижней части экрана MS Excel. В левой части строки состояния кратко описывается выделенная команда. Левая часть строки состояния также указывает на выполняемую операцию. Правая часть строки состояния содержит калькулятор и показывает, включены ли ключи Caps Lock, Scroll Lock и Num Lock. Команда Вид | Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее вновь.
Строка формул используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. MS Excel выводит в этой строке постоянное значение или формулу активной ячейки.
Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выводится имя ячейки, где расположен маркер. В поле имени можно задать имя ячейки или интервала ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы.
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Эти кнопки не выделяют ярлычки. Для выделения ярлычка нужно нажать на нем мышью. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз удерживайте нажатой клавишу Shift во время нажатия мышью кнопок прокрутки.
2.1.3. Панели инструментов в окне MS Excel.
В главном окне MS Excel на рис. 2.1 вы видите две панели инструментов. Наиболее простой способ получения информации о кнопках панели состоит в следующем. Вы перемещаете указатель мыши на интересующую вас кнопку. При этом рядом с кнопкой появляется ее название в окошке желтого цвета, а в левой части строки состояния – краткая характеристика действий, которые произойдут при нажатии этой кнопки. Кнопки панели инструментов “Форматирование” выполняют функции обработки информации в ячейках, устанавливают шрифт и его размер, цвет ячеек и шрифта, стиль текста и рамок.
2.1.4. Основное меню MS Excel.
Взаимодействие с MS Excel осуществляется посредством выбора команд из основного и текущего меню. Часть этих команд являются иерархическими. Это означает, что в результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню. Каждому типу объектов в рабочей области таблицы соответствует свой собственный набор команд и функций, применимых только к этому типу объектов. Все эти команды и функции вызываются из текущего меню. Названия пунктов основного и текущего меню всегда совпадают, но ниспадающие меню могут отличаться.
2.1.5. Получение справочной информации.
Подобно большинству популярных программ MS Excel имеет контекстнозависимую справочную систему. Это означает, что вы можете получить справку по использованию средства, с которым работаете в настоящий момент. Справочная система считает, что вас интересует информация о текущей операции, и выбирает соответствующий раздел справочника.
2.1.6. Работа с файлами в MS Excel.
В MS Excel под рабочую книгу отводится один файл со стандартным расширением .XLS. Команды работы с файлами собраны в пункте Файл основного меню.
Создание файла. Для создания нового файла нажмите мышью на строке “Создать”. MS Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием “Книга1”. Следующая книга в том же сеансе работы в MS Excel будет открыта под именем “Книга2”.
Открытие файла. Команда “Открыть” выводит окно диалога “Открытие документа”. Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файлов для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl. Для открытия файла вы можете также нажать кнопку “Открыть”, которая находится на Стандартной панели инструментов.
Закрытие файла производится стандартным путем.
2.2. Ввод и редактирование данных.
Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В MS Excel вы можете вводить числа, текст, даты, время, последовательные ряды данных и формулы. После того как данные введены, возникает вопрос о том, в каком виде их представлять на экране. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.
Расположение данных в таблицах предполагает наличие у них заголовков.
2.2.1. Ввод и восстановление информации в ячейке.
Режим ввода. Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные.С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово «ввод». Ввод формул начинается со знака <<=>> или <<+>>.
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. Вы можете восстановить содержимое ячейки, не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctrl+Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода. Если вы вышли из режима ввода и хотите вернуть предыдущий вариант данных, нажмите Ctrl+Z или кнопку “Отменить” на стандартной панели инструментов.
При вводе данных вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В MS Excel эта проблема решается следующим образом:
1. Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом.
2. Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд.
3. Выберите команду “Добавить”. Появится новый столбец.
Можно вставить столбец и другим способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец, и выполните команду Вставка | Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка | Строка. Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки.
2.2.2. Формат данных.
Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число”. В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке “Числовые форматы” приведены названия всех используемых в MS Excel форматов. Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип” вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”. Процесс удаления пользовательского формата осуществляется следующим образом: в окне диалога “Формат ячеек” вы устанавливаете курсор на нужный формат и нажимаете кнопку “Удалить”. Эта кнопка удаляет только пользовательские форматы. В форматных кодах используются операторы вида [условие значение].