Любую информацию, которую мы обрабатываем на компьютерах, можно представить в виде чисел или текста.
Ввод чисел. При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа. При вводе чисел можно использовать только следующие символы: 1234567890-+/,Ее. MS Excel помогает вам определить, является ли введенная информация числом. Если введенные в ячейку символы не образуют числа, то при выходе из ячейки они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.
Числа в MS Excel отображаются в категориях Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Если вы хотите вводить числа, не связывая себя какими-либо форматами, то MS Excel будет их вводить в коде формата Общий.
Вы имеете возможность создавать собственные числовые форматы при помощи следующих символов: “#”, “О”, “?”, “,” (запятая), “_” (символ подчеркивания), “ ” (пробел), “%” (знак процента). Допускается также использование различных цветов для выделения определенных чисел. Пробел, следующий за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч.
Символ “__” (подчеркивание) используется для пропуска места на ширину символа. Он выводит пробел на ширину, соответствующую ширине следующего за ним символа шаблона.
Для использования символа “%” существует специальный числовой формат – Процентный. При построении пользовательских экспоненциальных форматов мы будем использовать следующие символы:Е-, Е+, е-, е+.
Финансовый формат используется для представления денежных сумм, например, в учете материальных ценностей. Как правило, в финансовом формате после числа выводятся символы “р.”, что сокращенно обозначает число рублей. Одним из отличительных признаков этого формата является наличие символа “*”. Если вы создаете пользовательский формат на основе какого-нибудь финансового формата и удаляете из него символ “*”, то построенный формат переходит в другую категорию, как правило, в денежный формат. Функция символа “*” состоит в том, что он повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть более одного символа “*”.
Ввод текста. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована MS Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Для этого выделите ячейки, а затем выберите командуФормат | Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Другой способ ввода числа как текста – это ввод перед числом символа “ ‘ ” (апостроф). Если вы отформатировали ячейку как текстовую, а потом решили использовать ее для ввода и хранения чисел, то перед введением числового формата удалите ячейки с текстовым форматом. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.