В общем смысле термин “база данных” можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации. Если у вас есть информация о продажах компьютеров, то с помощью инструментов MS Excel, представляемых в ваше распоряжение для обработки баз данных, вы можете не только выяснить, какая из моделей компьютеров имела наибольший спрос у покупателей за последнее время, но, что важнее, проследить изменение спроса и определить тенденцию продаж каждой модели компьютера.
MS Excel содержит достаточно широкий набор средств для обеспечения эффективного управления базами данных:
- организация ввода и просмотра данных;
- сортировка, фильтрация и консолидация данных в таблицах;
- подведение итогов и сводная таблица.
В MS Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями соответственно. Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.
При работе с базами данных в MS Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации осуществляется с помощью команды Данные | Форма.
Команда “Форма” отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.
Просмотр записей всегда начинается с текущей записи. Если окажется, что впереди нет записей, удовлетворяющих критериям, то обязательно нажмите клавишу “Далее”, поскольку нужные записи могут оказаться выше текущей.
После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами MS Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.
Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:
- числа;
- текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин);
- логические значения;
- значения ошибок;
- пустые ячейки.
Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.
Тип данных влияет на результат сортировки. Для получения правильного результата все ячейки в столбце должны содержать один и тот же тип данных. При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка «Сортировать по» вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию. При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.
Контрольные вопросы
1. Что такое абсолютная ссылка? Относительная ссылка?
2. Какие типы данных существуют в Excel? Приведите примеры?
3. Как включается функция автозаполнения ячеек? Как ведут себя различные типы данных при автозаполнении?
4. Перечислите способы выделения ячеек и диапазонов с помощью мыши и клавиатуры?
5. Как создать абсолютную ссылку? Частично-абсолютную ссылку?
5.3. Системы управления базами данных.
Основные понятия теории баз данных