Пользователь может создать простейшую форму на основе уже существующей таблицы Access. Может выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть представлены в форме, разбить их на логически связанные группы и задать их расположение на экране.
Access позволяет создать несколько форм для различного вида информации, например, формы счетов, заказов, адресов покупателей (клиентов) и другие. Данные одной таблицы могут быть представлены в нескольких различных формах, в то же время в одной форме может быть представлена информация из различных таблиц базы данных. Формы могут содержать иллюстрации, а также графическое представление информации из базы данных в виде диаграмм.
Как и при разработке таблиц и запросов, при разработке форм можно воспользоваться помощью соответствующего Мастера. При создании формы с помощью Мастера пользователю предстоит «дать интервью», ответив на его вопросы в серии диалоговых окон. Результатом такого диалога с Мастером форм будет служить готовая к употреблению форма, которую при желании можно будет подвергнуть дальнейшему усовершенствованию.
Существуют пять видов форм, которые можно разработать с помощью Мастера форм:
В один столбец (SINGLE COLUMN)
Табличная форма (TABULAR)
Диаграмма (GRAPH)
Составная форма (MAIN/SUBFORM)
Простая форма (AUTOFORM).