В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Пользователь свободен в выборе макета отчета и его оформления. В MS Access предусмотрены некоторые стандартные компоненты структуры отчета (шапки, примечания, колонтитулы, основная часть), однако каким именно будет макет отчета – решает пользователь.
Сконструировать макет отчета можно двумя способами: с помощью Мастера отчетов или самостоятельно. Начинающим пользователям Мастер отчетов помогает избежать ошибок. Во втором случае пользователь обладает более широкими возможностями. Однако возможен и промежуточный вариант: можно использовать помощь Мастера для создания «заготовки» отчета, а затем самостоятельно доработать этот отчет, внеся необходимые дополнения и изменения. Это наиболее рациональный способ.
Рассмотрим подробнее конструирование макета отчета с помощью Мастера.
Мастер отчетов помогает спроектировать отчет, ставя вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Проведя с помощью серии диалоговых окон своеобразное «интервью», предлагая при этом на выбор возможные варианты ответов и демонстрируя возможные результаты выбора того или иного варианта ответа, Мастер формирует макет отчета.
Существует семь различных видов отчетов, которые можно создать с помощью мастера:
В один столбец (SINGLE COLUMN)
Группировка данных и вычисление итогов (GROUPS/TOTALS)
Итоговый отчет (SUMMARY)
Табличный отчет (TABULAR)
Почтовые наклейки (MAILING LABEL)
Слияние с MS Word (MS WORD MAIL MERGE)
Простой отчет (AUTOREPORT).