На физическом уровне база данных “Кодекс” представляет собой совокупность томов, подключенных к программному комплексу для работы. Том- это специальный файл, который содержит в себе объекты текстовой базы данных (разделы, документы, ссылки, элементы классификаторов, комментарии и т.п.). Каждый том базы данных характеризуется набором атрибутов, среди которых: наименование тома, номер обновления, описание структуры и др.
На логическом уровне (с точки зрения представления пользователя) базу данных “Кодекс” можно рассматривать как совокупность информационных (тематических) разделов.
Разделы могут иметь различную структуру данных, но все они логически связаны между собой, что позволяет говорить о едином информационном пространстве при работе с базой данных. Это выражается в наличии сквозного поиска по всем разделам и возможности быстрого перехода из раздела в раздел по гипертекстовым ссылкам.
В каждом тематическом разделе можно выделить две информационных области: область тематического справочника и область текстовых объектов.
Особой частью базы данных является область папок пользователя, В папках содержатся необходимые выборки материалов (документов, тематик, справок, консультаций и т.п.) и закладки в текстах материалов базы данных.