Нет необходимости повторно создавать диаграмму в PowerPoint, если таковая уже подготовлена, например, в программе Excel. Существующая диаграмма может быть перенесена из программы Excel на PowerPoint-слайд. Дополнительное преимущество такой вставки диаграммы состоит в том, что изменения данных в программе Excel незамедлительно отображаются на слайде программы PowerPoint.
Вставка диаграммы из Excel наиболее просто выполняется в случае, если в Excel диаграмма была создана на отдельном рабочем листе. Для переноса такой диаграммы загрузим содержащую ее рабочую книгу и откроем рабочий лист диаграммы, щелкнув мышью на его ярлычке, а затем перейдем в программу PowerPoint. Здесь выберем шаблон слайда, предназначенного для вставки большого объекта.
Если теперь дважды щелкнуть на поле, предназначенном для вставки объекта, то откроется диалоговое окно Вставить объект. Если был выбран пустой слайд, то в меню Вставка следует щелкнуть на команде Объект для открытия такого диалогового окна. В диалоговом окне Вставить объект установим опцию Создать из файла. Теперь в поле Файл укажем нужный Excel-файл или выберем его с помощью командной кнопки Обзор, которая открывает одноименное диалоговое окно. Это диалоговое окно имеет такую же структуру, как и знакомое окно Открыть. Найдем и выделим нужный файл, затем щелкнем на кнопке ОК. После этого снова появится диалоговое окно Вставить объект. Установим опцию Связать, предназначенную для связывания встраиваемого объекта с исходным файлом. Для того, чтобы скопировать диаграмму на слайд, щелкнем на кнопке ОК.
Excel-диаграмму можно перенести также с помощью обычной последовательности команд: Copy, Paste. Однако в этом случае диаграмма уже не будет связана с исходным файлом.