Самым главным и уникальным свойством любого поля является его Имя. В одной и той же базе данных не может быть двух полей с одинаковым именем. В противном случае, компьютер просто запутается в их содержимом. Имя – это внутренняя информация базы данных, не видимая для использующего уже готовую базу. Пользователь видит Подпись. Подпись – это то, что отображается в заголовке поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это вполне возможно и не вызовет ошибки, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют свои отличные друг от друга имена. Хотя если подпись не указана, то в заголовок просто дублируется Имя поля (подразумевается, что в данном случае они просто совпадают).
Одним из основных свойств поля является его Длина. Обычно она выражается в символах или знаках. Определяя тем самым, сколько информации в поле может поместится. При попытке ввести больше символов, чем максимально возможная длина - происходит ограничение длины, блокирующее дальнейший ввод.
Также поля делятся на типы. Различные типы полей имеют разное назначение:
· Текстовое поле – предназначено для ввода текстовой информации. Размер обычно ограничен 256 символами.
· Числовое поле – служит для ввода числовых данных. Может принимать, например, только целые числа или действительные.
· Дата/Время – может хранить число дня месяца и время.
· Логическое поле – может хранить только два значения (Да или Нет, 0 или 1, Истина или Лож).
· Денежный – хранятся числа вместе с денежными единицами, в которых они выражены. Например, фунты и пенсы, доллары и центы.
· Счетчик – имеет свойство автоматического наращивания своего значения на единицу, при вводе каждой новой записи. В основном применяется для нумерации записей в базе.
· Длинный текст (MEMO) – в отличии от текстового поля, может хранить до 65535 символов. На самом деле эта информация хранится не в поле, а в другом месте. В поле помещается только указатель на место расположения текста.
В современной базе данных можно хранить не только текстовые и цифровые данные, ни и изображения, музыку, видеозаписи и любые другие мультимедийные объекты. Такое поле называется полем объекта OLE.
Имена полей печатаются в клетках столбцаИмя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.
В столбцеТип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <Таb>). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.
Так, например, тип данных Поле объекта OLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты). Поля типаСчетчикпредназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка[2].
В столбцеОписание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.