Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации.Запрос — это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса — представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно.
Для создания нового запроса:
1. В окне База данных выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.
2. Выберите режим Конструктор.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.
4. Нажмите кнопку Закрыть.
Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме Конструктора запроса, с помощью команды Запрос > Добавить таблицу.
Для создания запроса на основе открытой таблицы:
1. Выберите имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна.
2. Выберите команду Вставка– Запрос.
3. В диалоговом окне Новый запрос выберите режим Конструктор.
В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.
В бланке запроса (рис. 5) содержится 6 строк.
| Поле | Имя поля |
| Имя таблицы | Имя таблицы |
| Сортировка | Место ввода инструкций сортировки |
| Вывод на экран | Определяет, будет ли отображено поле в результирующем наборе данных |
| Условие отбора | Содержит первое условие, ограничивающее набор записей |
| Или | Другие условия на ограничения набора записей |
Рис. 5. Бланк запроса
MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:
1. QBE-запросы (QBE — Query By Example — Запросы по образцу):
• запрос на выборку;
• перекрестный запрос;
• запрос на создание таблицы;
• запрос на обновление;
• запрос на добавление записей;
• запрос на удаление записей.
Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же — изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.
2. Запросы на языке SQL (Structured Query Language — Структурированный язык запросов). SQL — стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.