Снижение издержек

(1) Выбирайте приоритеты. Какие составляющие стоимости владения, бюджета ИТ наиболее высоки? Какие из них легче всего поддаются уменьшению? Отнюдь не аппарату ра и ПО. Прямые затраты на "железо" и софт не превышают 30% от общей суммы расходов (по данным Interpose). Затраты на персонал и управление компьютерным хозяйством - вот основные категории расходов. Однако прежде чем увольнять половину персонала или уменьшать число компьютеризированных рабочих мест, распродавая по дешевке технику, необходимо оценить, сколько и на что уходит денег.

(2) Разделяйте категории затратна составляющие. Если анализ показывает, что более трети рабочего времени сертифицированный администратор сети с зарплатой в 1000 USD тратит на помощь конечному пользователю с окладом в 400, то для снижения затрат имеет смысл сделать следующее. Путем анкетирования нужно выяснить, какой из менее квалифицированных администраторов может выполнять функции справочной службы, и переложить на него поддержку пользователей. Экономьте время высокооплачиваемых со трудников.

(3) Анкетируйте администраторов и пользователей. К сожалению, для применения этого способа объективной оценки состояния информационного хозяйства нужно прилагать значительные усилия. Но они окупятся, благодаря уменьшению пользовательских проблем. Например, когда в результате анкетирования выясняется, что время отклика на запрос пользователя о помощи превышает 15 мин, а более 30% вызовов связаны с восстановлением случайно стертых файлов. Снизить рас ходы на эту категорию можно дополнительным обучением пользователя, ограничением прав доступа к важным данным и устранением причины медленного отклика на запросы.

(4) Определяйте рисковые категории пользователей. Одна из основных ошибок большинства менеджеров закладывается еще при проектировании информационной системы.

Суть ее в ориентации при выборе техники, схем обслуживания и прав доступа на усредненного пользователя, которого в природе не существует.

Для снижения затрат необходимо определить базовые категории пользователей и ориентироваться на них. Interpose рекомендует делить пользователей на четыре основные категории:

Работники, которые выполняют уникальные и критические для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня и финансовых служб, сюда входит, например, административный ИТ персонал. Требования к оснащению и сервису максимальные, высока и стоимость простоя.

Мобильные работники, часто находящиеся в поездках. Обычно работают с хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервису, поддержке и оборудованию также высоки, стоимость времени простоя максимальна.

Работники, занимающиеся обработкой информации. Наиболее размытая категория. Стоимость времени простоя может сильно варьироваться, хотя в большинстве случаев высока.

Работники, осуществляющие ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной-двумя. Наименее критическая часть пользователей в смысле времени простоя (доставляющая, однако, максимум проблем обслуживающему персоналу).

Есть рекомендации по процентному соотношению различных категорий пользователей, позволяющие уменьшить риски и избыточные затраты. К сожалению, невозможно привести данные более чем по 300 градациям предприятий (по размеру, профилю деятельности и местоположению), поэтому ограничимся минимально допустимыми для всех нормами: число работников с высокой стоимостью простоя не должно превышать 25 процентов; критически важные данные на локальных носителях (жестких дисках) не должны составлять более 10% общего объема обрабатываемой пользователем информации.

(5) Снижайте время простоя. Снижение простоев даже на 10-20% приводит к существенным экономиям ИТ-бюджета. По оценкам Interpose, в абсолютном исчислении стоимость простоя может достигать 16% от общей стоимости владения (при рекомендованных 4%). Среди основных причин возрастания времени простоя, исключая действия конечного пользователя, выделяются следующие:

программные апгрейды и апдейты - 24,2%;

аппаратные апгрейды - 24,0%;

профилактическое обслуживание - 15,2%;

незапланированные отключения электричества - 13,0%;

переконфигурация сервера - 11,5%;

архивирование и резервное копирование - 11,7%.

Чтобы снизить время простоя, не связанное с действиями конечных пользователей, достаточно принять простые, но действенные меры. Например, для снижения времени простоя, возникающего в результате отключений электроэнергии, достаточно использовать ИБП.

(6) Снижайте стоимость управления. Используя специализированное ПО (Novell ManageWise или Microsoft SMS), можно уменьшить затраты на управление. Экономия в этом случае достигает 28-30%. Другой способ - повышение квалификации персонала.

(7) Минимизируйте расходы на хранение информации. Исследования, проведенные Main Control, показали, что на каждый доллар, вложенный в мегабайт информации, расходуется 3-8 дол. в год на хранение и управление этой информацией. Кроме того, на операции по резервному копированию, архивированию и управлению данными иногда расходуется до 20% рабочего времени ИТ менеджеров. Все эти операции приводят к росту требований об увеличении пропускной способности сети на 30-50% в год. На практике рекомендуются следующие меры по снижению непродуктивных затрат на хранение информации:

использование унифицированных, многоплатформенных решений для резервного копирования, обязательно от одного поставщика;

отсутствие процедур ручного копирования и восстановления - все процедуры должны быть автоматизированы, в противном случае расходы возрастают до 40% и в несколько раз увеличивается риск совершения ошибки;

наличие плана действий в случае сбоя, хакерской атаки, заражения вирусом.

Все эти меры позволят снизить стоимость хранения и управления до 1,5-3 дол. на каждый вложенный в мегабайт доллар.

 

2.3 Задание на лабораторную работу:

Вычисления выполнять в MS Excel или Mathcad.

Рассчитать стоимость простоя сервера, результат которого используется в общей методике расчета совокупной стоимости владения.

Необходимые данные для расчета:

1. Число работников (120)

Количество администраторов (10)

Средняя рабочая неделя (рабочих часов в день и рабочих дней в неделю) (8;5)

Годовой валовой доход компании (1585000)

Часовая оплата труда администратора (250)

Часовая оплата труда работника (150)

Примечание: в часовую оплату труда сотрудников входят все виды выплат (зарплата, премии, опционы), кроме того, расходы на страховку.

2. Планируемые отключения сервера (включают в себя отключения, вызванные операциями резервного копирования содержимого сервера и переконфигурирование)

отключений каждый месяц (3)

средняя продолжительность отключений (15 мин)

количество пользователей, отключенных при этом (1500)

количество администраторов, задействованных для этого (4)

3. Внеплановые отключения сервера (включают в себя отключения, вызванные сбоями питания, выходом из строя оборудования, программными ошибками и ошибками человека)

отключений каждый месяц (10)

средняя продолжительность отключений (45 мин)

количество пользователей, отключенных при этом (2400)

количество администраторов, задействованных для этого (7)

 

Рассчитать:

промежуточные показатели:

Доход на каждого работника (долл./час)

Планируемые отключения (часов)

Внеплановые отключения (часов)

Плановые расходы на отключение сервера

Плановые расходы на администраторов (долл./год)

Плановые расходы на конечных пользователей (долл./год)

Внеплановые расходы на отключение сервера

Внеплановые расходы на администраторов (долл./год)

Внеплановые расходы на конечных пользователей (долл./год)

основные показатели:

Потерянный доход (долл./год)

Общие расходы на остановы сервера (долл./год)

Затраты на каждый час остановки сервера

 

Необходимые формулы для расчёта:

Доход на каждого работника (долл./час) = Годовой валовой доход компании/(( рабочих часов в день* рабочих дней в неделю*50)* Число работников)

Планируемые отключения (часов) = отключений каждый месяц*12* средняя продолжительность отключений*(количество пользователей, отключенных при этом + количество администраторов, задействованных для этого)

Внеплановые отключения (часов) = отключений каждый месяц*12* средняя продолжительность отключений*(количество пользователей, отключенных при этом+ количество администраторов, задействованных для этого)

Плановые расходы на отключение сервера = Плановые расходы на администраторов (долл./год)+ Плановые расходы на конечных пользователей (долл./год)

Плановые расходы на администраторов (долл./год) = отключений каждый месяц*12* средняя продолжительность отключений* количество администраторов, задействованных для этого* Часовая оплата труда администратора

Плановые расходы на конечных пользователей (долл./год) = отключений каждый месяц*12* средняя продолжительность отключений* количество пользователей, отключенных при этом* Часовая оплата труда работника

Внеплановые расходы на отключение сервера = Внеплановые расходы на администраторов (долл./год) + Внеплановые расходы на конечных пользователей (долл./год)

Внеплановые расходы на администраторов (долл./год) = отключений каждый месяц *12* средняя продолжительность отключений * количество администраторов, задействованных для этого * Часовая оплата труда администратора

Внеплановые расходы на конечных пользователей (долл./год) = отключений каждый месяц *12* средняя продолжительность отключений * количество пользователей, отключенных при этом * Часовая оплата труда работника

Потерянный доход (долл./год) (B7) = B8*(B9+B10)

Общие расходы на остановы сервера (долл./год) (B21)) = B7+B12+B16

Затраты на каждый час остановки сервера (B23) = B21/((A8*12*A9)+(A12*12*A13))

 

2.5 Контрольные вопросы:

1. Какие затраты относятся к прямым?

2. Какие затраты относятся к косвенным (непрямым)?

3. Что представляет собой методика ТСО и для чего она нужна?

4. Какие три параметра необходимо знать перед началом сбора детальной информации?

5. Какие факторы влияют на величину ТСО?

6. Какие Вы знаете меры для снижения издержек?

7. Для чего предназначены стандарты ITIL и CobiT?

8. Какое ПО используется для расчета ТСО? Провести сравнительный анализ ПО.

 

Лабораторная работа №3

Использование метода сбалансированной системы показателей, относящегося к квалиметрическим методам

Цель работы: Изучить использования метода сбалансированной системы показателей, учитывающий возможности анализа состояния и системы стратеги­ческого управления организацией на основе измерения и оцен­ки ее эффективности по набору показателей.