рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Автоматизация офиса. Электронный и виртуальный офис.

Автоматизация офиса. Электронный и виртуальный офис. - раздел Информатика, Лекции по курсу Информационные технологии в экономике P-1 1. Информатизация общества, понятие информации Из Всех Видов Технологий Информационная Технология Сферы Управления Предъявля...

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

  • современных технологий работы с документами;
  • средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
  • текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
  • систем электронной транспортировки;
  • доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

  • обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
  • сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
  • хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

  • работа между исполнителями должна быть скоординирована;
  • движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
  • должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации: 1) учет; 2) анализ; 3) принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты .делового процесса принятия решений.

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами - работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

  • электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;
  • автоматизацию управленческой деятельности,
  • вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений.

Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы:

  • на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;
  • создание наиболее благоприятных условий выполнения, профессиональных функций;
  • качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

  • печатающие устройства;
  • средства копирования документов;
  • модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
  • сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
  • стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
  • проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов средств вычислительной и другой техники, математических методов И моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились десять лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами; базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Электронные офисы, решающие сложные задачи и требующие поддержки экспертных программ, составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Специалисты таких офисов кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рынке ситуаций (со сбытом продукции или услуг, финансовым положением предприятия и т. п.) вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т. е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют формировать стратегию в области Менеджмента и маркетинга, подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Лекции по курсу Информационные технологии в экономике P-1 1. Информатизация общества, понятие информации

Оглавление... Информатизация общества понятие информации... Программная и аппаратная платформа...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Автоматизация офиса. Электронный и виртуальный офис.

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Программная и аппаратная платформа
Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и

Понятие и структура технологического процесса обработки экономической информации
  Вернемся к определению информационной технологии и рассмотрим такой важный компонент, как технологический процесс, обеспечивающий сбор, хранение, обработку, вывод и распространение

Технологии взаимодействия с ЭВМ
  Способы общения с компьютером и режимы обработки информации определяются операционной системой. Технологию общения с компьютером определяет интерфейс операционной системы

Режимы обработки информации
  Разнообразие операционных систем породило многообразие режимов обработки данных. Выделяют однопрограммные, многозадачные и многопользовательские операционные системы. К одн

Эволюция информационных технологий
  Информационные технологии прошли короткий, но бурный эволюционный путь. Им предшествовал тысячелетний исторический опыт человечества по преобразованию материальных объектов и энерги

Различают два вида информационных технологий.
информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу. В них ЭВМ необходима только для сбора и об

Использование информационных технологий в управлении проектами
Практически каждый хозяйственный проект достаточно сложен, так что разбивка его на этапы и его внутренние связи должны быть зафиксированы на бумаге. Разработанный план представляет собой своего род

Имитационное моделирование
Одна из важных особенностей автоматизации управления – принципиальная невозможность проведения реальных экспериментов до завершения проекта. Возможным выходом является использование имитационных мо

Системы электронного документооборота
При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи е

Автоматизация деловых процессов
Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема де

Интегрированные пакеты программных продуктов
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализаци

Автоматизированное рабочее место специалиста
В экономической и управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96% времени руководителя и до 60% времени экономистов. В условиях нестабильности рын

Автоматизированное рабочее место экономиста
Для АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия реше

Автоматизированное рабочее место бухгалтера
Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации. От современного бухгалтера требуются навыки объективной оценки финансового состояния

Автоматизированное рабочее место руководителя
Задачи управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структуриро

Экспертные системы
Экспертная система - это прикладная диалоговая интеллектуальная система, способная получать, накапливать, корректировать знания из некоторой предметной области (представляемые в

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги