Начиная с шестой версии MS Word поддерживающей несколько режимов представления документов. В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрое, что важно при работе на мало производительных компьютерах.
В режиме web – документа экранное представление не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Word Wide Web (всемирная паутина), т.к. заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Для электронных документов понятие печатной страницы не имеет смысла, поскольку назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатываются электронные публикации.
В режиме разметки экранное представление документа может полностью соответствовать печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.
В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, это при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура, элементы управления которой позволяют править структуру документа.