Поля БД не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Рассмотрим основные свойства полей таблиц, на примере СУБД MS Access.
Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы);
Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
Маска ввода - определяет форму, в которую вводятся данные в поле (средства автоматизации ввода данных);
Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не задана, то в качестве заголовка столбца используется имя поля);
Значения по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейку поля автоматически (средства автоматизации ввода данных);
Условия на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности производится автоматически, если задано свойство Условие назначения);
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);
Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском записи по значению, хранящемуся в данном поле, или сортировкой существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Перечисленные свойства полей относятся в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним новые. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является число десятичных знаков.