Лекция 9. Экономическая информация в автоматизированных информационных системах. Организация хранения данных

План

1. Экономическая информация. Виды и структурные единицы экономической информации.
2. Экономические информационные системы (ЭИС).
3. Внемашинная организация ЭИ.
4. Внутримашинная организация данных.

 

1. Экономическая информация. Виды, особенности ЭИ. Структурные единицы ЭИ

Деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории) немыслима без управления.Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Такая информация, на основании которой принимаются управленческие решения, называется управленческой. Она представляет собой сведения экономического, технологического, социального, демографического и другого содержания. В информационном процессе «управленческая деятельность» информация является важнейшим ресурсом наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми ресурсами. Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность сведений экономического характера, которые можно фиксировать, обрабатывать, хранить передавать и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях управления народным хозяйством.

То есть под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения о процессах производства, материальных ресурсах, трудовых ресурсах, финансовых процессах, о состоянии объектов управления на определенный момент времени.

В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем: управляющей и управляемой. Система управления предприятием функционирует на базе информации о
состоянии объекта, его входов и выходов в соответствии с поставленной целью.
Управление осуществляется подачей управленческих воздействий с учетом обратной связи и внешней среды, рынка и вышестоящих органов управления. Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы её принять состояние, определенное управляющей системой. Цель - выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничений. Обратная связь - данные о ходе производства. Планы и содержание обратной связи не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий являются процессами преобразования экономической информации.

К экономической информации предъявляются следующие требования:

Точность - обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность - определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы.

Оперативность - отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Выделяют нескольковидов экономической информации в зависимости от признаков классификации: функция управления, место возникновения, уровень управления.

По функциям управления различают планово-учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую экономическую информацию.

Ø Плановая (директивная) - включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем.

Ø Учетная информация - отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени.

Ø Нормативно-справочная— содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. (50-60%).

Ø Отчетно-статистическая - отражает результаты статистической деятельности предприятия для вышестоящих органов управления, органов Госстатистики и т.д.

По уровням управления различают входную и выходную экономическую информацию.

Ø Входная информация - поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления.

Ø Выходная информация - поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения и выходной для другого.

По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной. Первичная информация — это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии. Вторичная информация — это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

По признаку стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Особенности ЭИ:

— представляется преимущественно в числовой форме;

— характеризуется большим объемом как переменных, так и условно-постоянных данных;

— цикличность получения и преобразования (месяц, квартал, год);

— многообразие источников и потребителей;

— характеризуется возможностью использования одних и тех же данных, в том числе и одновременно у разных потребителей.

Структура ЭИ определяет ее строение, выделение тех или иных элементов, которые называются информационными единицами. Из простых информационных единиц образуются сложные - составные. Выделяют информационные совокупности (группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию): реквизиты, показатели, документы.

Реквизит — это минимальная структурная единица информации. Это информационная совокупность, которую нельзя разделить на более мелкие составные элементы. Синонимами слова реквизит являются: слово, элемент, атрибут. Реквизиты бывают двух видов: реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства сущностей (сумма вклада, ставка налога). Реквизиты-основания характеризуют количественные свойства сущностей, выраженные в определенных единицах измерения (сумма вклада в евро, ставка налога в процентах).

Показатель — это сочетание одного реквизита-признака с одним или несколькими реквизитами-основаниями. Структурно экономическую информацию можно представить как совокупность показателей. Каждый экономический показатель, в свою очередь, характеризуется набором характеристик (они определяют: что считается, как считается, где выполняется расчет, для чего используется показатель и т. д.). Этот набор характеристик определяет наименование показателя, что является первой составной частью показателя. Второй составной частью показателя является его значение.

Документ — это совокупность экономических показателей (информационная совокупность более высокого уровня) с указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

Массив информации — это совокупность информации, содержащейся в различных однородных документах.

Поток — это совокупность массивов, относящихся к одной функции управления.

Информационная система объекта — это совокупность потоков, характеризующих деятельность объекта в целом.

 

1. Экономические информационные системы (ЭИС)

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

Слово «система» (от греческого systema) - означает целое, составленное из частей или множества элементов, связанных друг с другом и образующих определенную целостность, единство. То есть под системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение конкретного полезного результата.

В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энергетическую, транспортную, экономическую и др.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система (ЭИС) — это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений (Титоренко Г.А).

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система (АИС)представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений (Титоренко Г.А).

Более общее понятие АИС – человеко-машинный комплекс с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность АИС достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта. Адекватность модели означает прежде всего ее соответствие объекту в смысле идентичности поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию, поведение моделируемого объекта в части существенных для поставленной задачи характеристик и свойств..

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности.

Существуют различные классификации экономических информационных систем, каждая из которых преследует определенные цели. Важными классификационными признаками являются: масштаб системы и интеграция ее компонентов, степень структурированности решаемых задач, сложность алгоритмов обработки и другие.

- по сфере применения различают информационные системы бухгалтерские, банковские, страховые, налоговые и другие;

- по степени автоматизации информационных процессов – ручные, автоматические, автоматизированные (Левчук Е.А.);

- по характеру решаемых задач – системы, разрабатываемые для решения структурированных (формализуемых) задач, неструктурированных (не формализуемых) задач и частично структурированных задач (у большинства решаемых задач известны не все элементы и взаимосвязи между ними);

- по режиму обработки – информационные системы, работающие в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетная технология используется в основном в экономических информационных системах централизованного типа. Особенности технологии:

- информация собирается по одному каналу связи или устройству ввода;

- процесс подготовки информации отделен от непосредственно обработки;

- информация обрабатывается без воздействия на нее со стороны пользователя;

- процесс обработки детерминирован по этапам и каждому из них соответствует свое информационное и программное обеспечение.

§ по виду применяемых программных средств разные авторы классифицируют информационные системы по-разному, и единая точка зрения отсутствует. В одних работах предлагается классифицировать программные средства в соответствии с видами используемой техники, в других – по выполняемым функциям:

- мини-бухгалтерии ориентированы на малый бизнес и рассчитаны на использование на одном компьютере. Предназначены для бухгалтерий с небольшим объемом учетной работы, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерский проводок, выполнение расчетов и вывод на печать оборотной ведомости, некоторых журналов-ордеров и первичных документов;

- инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) – это программные продукты, способные гибко настраиваться на специфику выполняемых расчетов. Пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода первичной информации, правила построения отчетов ввода первичной информации, правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков явно не выделена;

- комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных АРМ, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета.

§ по структурному признаку различают системы централизованные, децентрализованные и системы коллективного пользования. Степень централизации или децентрализации зависит от количества и важности решений, принимаемых на нижнем уровне, от организации количественного контроля за работой нижнего уровня. Недостатками централизованной системы являются: слабая мобильность и модифицируемость, большие затраты времени на обработку. Децентрализация обеспечивает приоритетность и упрощение принимаемых решений, стимулирование инициативы работников;

§ по сфере действия системы бывают государственными, коммерческими, производственными, управленческими и другими;

§ по уровню автоматизации управления различают автоматизированные системы управления, информационно-справочные и информационно-поисковые системы;

§ по режиму работы комплекса технических средств системы бывают дискретными и непрерывными;

§ по характеру интеграции функциональных задач различают системы, подсистемы, отдельные задачи.

Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

По видам процессов управленияавтоматизированные информационные системы подразделяются на:

Ø АИС управления технологическими процессами — это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями.

Ø АИС управления организационно-технологическими процессами - представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Можно выделить отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего — более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

•активное участие человека-специалиста в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

•интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

•наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

•создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

•формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

•постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в комплексе элементов АИС является человек, специалист. В нынешних условиях функционирования новых информационных технологий нет четкого различия между экономистом-пользователем системы, постановщиком задач, оператором, программистом, представителем обслуживающего технического персонала, как это было раньше. Сегодня существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты — пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть прежде всего хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием. В помощь пользователю все активнее внедряется объектно-ориентированный подход, который позволяет специалисту работать с теми же разновидностями первичных документов, что и до внедрения АИС.

Кроме компьютеров к техническим средствам АИС относят средства связи (телекоммуникации) и оргтехнику (телефон, факс и т.п.).

Появилась возможность объединять персональные ЭВМ в сети, что создает пользователю качественно новые условия для проведения оперативного анализа производственных, экономических и финансовых ситуаций, а в сочетании с суперЭВМ эти возможности практически неограниченны.

Несмотря на всю важность технических решений, ценность и уникальность АИС составляют интеллектуальные продукты, разрабатываемые участниками проектирования и последующих доработок. При этом очень важное, а иногда решающее значение для долговечности и устойчивого функционирования систем имеет наличие хорошо написанных для пользователей системы подробных инструкций по эксплуатации, совокупность которых образует документацию АИС.

Появление новых информационных технологий, разработка интеллектуальных технических средств позволяют создавать информационные системы с высокой степенью интеллектуализации, которая проявляется:

§ в расширении функций общесистемного программного обеспечения;

§ в разработке новых прикладных систем с элементами экспертных систем;

§ в организации технологических процессов планирования, управления и контроля деятельности предприятия в режиме реального времени;

§ в интеллектуализации технической платформы (многофункциональные устройства, многопротокольные адаптеры, виртуализация памяти, каналов связи и др.).

Свойства экономических информационных систем:

§ они динамичны, постоянно развиваются, могут быть подвергнуты анализу;

§ при их проектировании используется принцип системного подхода, предполагающий наличие и учет большого числа связанных между собой системных элементов;

§ функционирование систем всем уровней осуществляется в условиях их взаимодействия с внешней средой, при наличии общей для них цели управления;

§ в процессе реализации функций управления имеет место постоянное взаимодействие пользователей и технических средств;

§ необходимые для управления решения принимаются на основе получаемой в процессе функционирования системы выходной информации.

Экономические информационные системы могут оцениваться по разным признакам: по своей структурной сложности и надежности функционирования, работоспособности (эффективности). Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому качество системы определяется совокупностью свойств, характеризующих ее способность удовлетворять потребности пользователя:

§ структурная сложность определяет количество составляющих элементов системы и связей между ними;

§ надежность характеризует способность системы сохранять заданные свойства поведения. Надежная система является устойчивой с точки зрения функционирования и помехозащищенной с точки зрения наличия необходимых элементов и связей. Основными показателями надежности принято считать: среднее время безотказной работы за время наблюдений; вероятность безотказной работы в заданном интервале; время нормальной работы системы, начиная от момента ее запуска и до того момента, когда по определенным причинам система перестает хорошо работать; средний поток отказов на заданном интервале;

§ эффективность определяет способность системы хорошо выполнять заданную работу. Качество системы складывается из совокупности единичных показателей, в числе которых: надежность, универсальность, информативность, пропускная способность, иерархичность. К примеру, иерархическая система организуется таким образом, что каждый ее уровень определяется своей целевой функцией и своим управлением. Информация в такой системе передается от нижестоящего уровня к вышестоящему, а управление – от верхнего уровня к нижнему.

§ на основе единичных показателей рассчитываются интегральные показатели качества системы (в нормативном, функциональном и экономическом аспектах). Экономический интегральный показатель характеризует соответствие стоимостных характеристик системы заданным стандартам или технико-экономическому обоснованию.

Практически все ИС включают один и тот же набор компонентов, имеющих следующие виды обеспечения:

- Информационное – совокупность методов и средств по размещению и организации ЭИ, включающих системы классификации и кодирования, методы создания информационной базы ИС. Информационное обеспечение включает в себя совокупность показателей, справочных данных, массивы информации на машинных носителях информации;

- Программное – совокупность программ, реализующих функции АИС по обработке информации, а также обеспечивающих устойчивую работу технических средств;

- Техническое - комплекс технических средств для сбора, регистрации, обработки, передачи, отображения, хранения информации. Главным элементом технического обеспечения является компьютер.

- Правовое – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и вводе в эксплуатацию АИС. Правовое обеспечение включает нормативные акты, регулирующие договорные отношения разработчика и заказчика; нормативные акты, определяющие статус АИС в конкретной отрасли, права, обязанности и ответственность персонала; порядок создания и использования информации и др.;

- Лингвистическое – совокупность языковых средств для обеспечения взаимодействия человека с системой. Лингвистическое обеспечение включает языки для описания информационной базы АИС, языковые средства поиска данных, диалоговые языки и др.;

- Организационное – комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования АИС.

Информационное обеспечение АИС существует как внемашинное (часть ЭИ, воспринимаемая человеком без технических средств) и внутримашинное (на машинных носителях либо БД, либо отдельные файлы).