рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Подготовка документов к рассылке

Подготовка документов к рассылке - раздел Информатика, Основы информатики. Пособие Часто Приходится Рассылать Один И Тот Же Документ По Разным Адресам, Например...

Часто приходится рассылать один и тот же документ по разным адресам, например, приглашение на презентацию книги, юбилей учебного заведения, симпозиум и др.. Программа Word позволяет автоматизировать эту работу. Для подготовки к рассылке документа, оформления конвертов и наклеек имеется Мастер слияния документов.

Для выполнения операции слияния необходимо подготовить шаблон документа с полями слияния и источник данных для заполнения этих полей.

Шаблон документа может быть подготовлен заранее и сохранен на диске как документ Word или создан в процессе выполнения работы.

Источник данных представляет собой обычную таблицу. Таблица может быть подготовлена средствами Word или другими приложениями, например, с помощью электронной таблицы, системы управления базой данных и др.. Пример шапки таблицы приведен на рис. 5.47.

Обращение Имя Фамилия Должность Организация Адрес1 Ад- рес2 Город Об- ласть Индекс
                   
                   

Рис. 5.47. Пример источника данных для слияния.

Объединение источника данных с шаблоном документа осуществляется с помощью Мастера слияния документов.

Мастер слияния документов вызывается командой Сервис, Слияние. На экране появляется окно диалога Слияние (рис. 5.48). Оно содержит три команды: Основной документ, Источник данных и Объединение.

Команда Основной документ содержит список “Создать”, который позволяет создать документ на бланке, конверты, наклейки, каталог или преобразовать в обычный документ. После выбора пункта меню открывается следующее окно, которое предлагает использовать в качестве основного документа текущий документ (активное окно) или создать новый документ (рис. 5.49). После выбора варианта создания основного документа документ сохраняется на диске и активизируется вторая команда Источник данных.

Команда Источник данных позволяет создать Новый источник данных, Открыть источник данных, Использовать адресную книгу или Параметры заголовков. Команда Новый источник данных позволяет создать новую базу данных. Команда Открыть источник данных позволяет открыть существующую базу данных. Команда Использовать адресную книгу позволяет загрузить источник данных подготовленный другими приложениями Windows. Команда Параметры заголовка позволяет загрузить источник данных для заголовков таблицы источника данных, если данные и заголовки хранятся в разных файлах.

Команда Новый источник данных открывает окно диалога Создание источника данных (рис. 5.50). Список “Поле в строке заголовка” уже содержит список полей базы данных. С помощью строки ввода “Поле” и кнопки Добавить поле можно добавить новые поля в список, а с помощью кнопки Удалить поле – удалить лишние поля. Имя поля базы данных не должно содержать пробелов. Кнопки Порядок позволяют изменить порядок следования полей в базе данных. Кнопка MS Query позволяет сформировать запрос для загрузки имен полей из другой таблицы.

После щелчка по кнопке ОК программа предлагает сохранить данные на диске, а затем выполнить правку источника данных или основного документа. Если база данных еще не создана, то следует ввести команду Правка источника данных – на экран выводится окно диалога для ввода данных в базу данных (рис. 5.51). Заполните поля базы данных. После щелчка по кнопке ОК программа предлагает перейти к правке основного документа.

В окне основного документа, кроме известных панелей инструментов появится новая панель инструментов Слияние (рис. 5.52). В левой части этой панели инструментов имеется раскрывающийся список “Добавить поле слияния”, в котором содержится список всех полей созданной базы данных.

Напишите текст документа и вставьте в нужных местах щелчком мыши поля из списка “Добавить поле слияния” (рис. 5.53).

Теперь остается выполнить последнюю операцию: передать значения полей из базы данных в шаблон документа. Эта операция выполняется командой Объединить на панели инструментов Слияние или аналогичной командой в окне диалога Слияние.

Окно диалога Слияние при выполнении команды Объединить приведено на рис. 5.54. Оно позволяет управлять отбором данных и печатью документа.

 
 

.

Кнопка Отбор записей позволяет устанавливать критерии отбора. Критерии отбора могут объединяться по схеме И или ИЛИ. Критерии должны быть не противоречивыми. Можно установить до пяти критериев отбора, например по названию организации, городу, фамилии или обращению, как показано на рис. 5.55. Вторая закладка этого окна диалога позволяет сортировать записи базы данных. Можно использовать до трех полей базы данных для сортировки (см. раздел 5.6. Таблицы).

Создание конвертов

После создания документов их необходимо разложить по конвертам, надписать адреса и разослать по почте. Понятно, что это тоже трудоемкая работа. Поэтому целесообразно поручить ее мастеру слияния документов.

При подготовке конвертов может использоваться та же информационная база, которая использовалась при создании документов.

Сначала необходимо записать адрес отправителя. Введите команду Сервис, Параметры. Откройте закладку Пользователь и в окне Почтовый адрес запишите юридический адрес своей организации (свой домашний адрес) по правилам отправки корреспонденции.

Теперь можно приступить к подготовке конвертов:

- откройте новый документ;

- введите команду Файл, Параметры страницы. На закладке Размер бумаги выберите формат бумаги, соответствующий размеру конверта;

- введите команду Сервис, Слияние;

- введите команду Основной документ, Создать, Конверты, Активное окно;

- введите команду Источник данных, Получить данные, Открыть источник данных. Выберите файл базы данных и на запрос программы введите команду Настройка основного документа;

- в окне диалога Параметры конверта установите размеры конверта и настройте параметры печати;

- в следующем окне диалога - Адрес на конверте вставьте в окне “Образец адреса” поля слияния для адреса получателя, выбирая их из списка “Вставить поле слияния”;

- введите команду Объединить. Установите, при необходимости, параметры отбора в окне диалога Слияние и завершите работу щелчком по кнопке Объединить.

Надписи для конвертов готовы. Теперь их можно просмотреть и напечатать.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Основы информатики. Пособие

Линейки.. Горизонтальные и вертикальные линейки служат для позиционирования табуляторов.. Строка состояния..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Подготовка документов к рассылке

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Текстовый процессор Microsoft Word 2000
  Текстовый процессор Microsoft Word 2000 представляет собой интегрированную среду для создания и редактирования документов сложной структуры. Он обеспечивает ввод, редактирование и ф

Окно программы
  Окно программы Word (рис. 5.1) похоже на окна других приложений Windows. В верхней части расположена строка заголовка (1), в которой выводится имя редактируемого документа (по умолч

Меню программы
Чтобы узнать возможности программы, достаточно внимательно изучить меню программы. Главное меню программы горизонтальное. При щелчке мышью по пункту меню открывается меню второго уровня – вертикаль

Панели управления
По умолчанию в окне редактора Word присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие основные команды главного меню (р

Режимы редактирования документов
Имеется четыре режима редактирования: общий, Web-документа, разметки страниц и структуры документа. Обычный режим используется для ввода и редактирования текста. Стили, колонтитулы,

Сохранение и открытие документов
Первое, о чем должен позаботиться пользователь, работая в редакторе Word, это о сохранении набранного текста. В случае перерыва питания или каких-либо неисправностей, имеется опасность потерять рез

Перемещение или копирование текста
Для копирования текста можно пользоваться командами Копирование и Вставка меню Правка, кнопками Копирование и Вставка панели инструментов Стандартная

Оформление шрифтов
Чтобы сделать текст более читабельным, удобным для чтения и восприятия пользователем, применяют различное оформление шрифта. К параметрам шр

Оформление абзацев
Основной текст состоит из абзацев (рис. 5.6). Абзац – это фрагмент текста, который содержит, как правило, законченную мысль. Для редактора текста абзац – это текст, заключенный между двумя нажатиям

Границы и заливка
Границы и заливка применяются для выделения текста, оформления страниц и абзацев. Для этой цели можно воспользоваться кнопкой панели инструментов Границы, или командой

Печать документов
Подготовленный документ можно просмотреть и затем распечатать. Просмотр документа осуществляется командой Предварительный просмот

Колонтитулы
Колонтитулы – это короткий текст расположенный в верхнем или нижнем поле страницы. Это может быть краткое сообщение, например, фамилия автор

Перекрестная ссылка
Перекрестная ссылка связывает текст в документе или разрешает пользователям переходить к нужному тексту или объекту. Имеется два вида ссылок: первый тип ссылки связывает два объекта в одном докумен

Предметный указатель
В больших документах для удобства поиска требуемой информации иногда вставляют указатели – алфавитные списки ключевых слов. Для вставки ключевого слова или фразы в указатели выделите этот текст и н

Вставка оглавления
Оглавление является обязательным атрибутом любого более или менее сложного документа. В редакторе Word вставка оглавления предельно упрощена

Вставка формул
Часто при оформлении научных работ, отчетов требуется вписать в текст документа формулу. Раньше это делалось квалифицированными специалистами с помощью перьевой ручки и туши. Редактор Word предоста

Вставка рисованных объектов
Редактор Word позволяет вставлять в текст документа картинки из набора рисунков или из файла, рисованные объекты, подготовленные средствами редактора или другими графическими редакторами, например,

Создание таблиц
Для создания таблицы введите команду Таблица, Добавить, Таблица. В окне диалога указать требуемое число строк и столбцов, щелкнуть по кнопке ОК. Другой удобный способ создания таблицы – щелкнуть по

Шаблоны
Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования текста, абзацев, списков, элементов автотекста, макросов.  

Параметры Текстового поля
После установки текстового поля в документ нужно, при необходимости, настроить его параметры. Окно настройки параметров вызывается щелчком мыши по соответствующей кнопке на панели инструментов, дво

Анкета участника соревнований
Место проведения соревнований: Дата: Время: Возрастная группа ® Вид соревнования Дистанция Личное дости

Анкета участника соревнований
Место проведения соревнований: Стадион "Динамо" Дата: 08/06/04 Время: 10 часов Возрастная группа ® Вид соревнования

Запись макроса
Проще всего создать макрос с помощью встроенных средств записи. Продумайте последовательность действий необходимых для выполнения нужной операции (сценарий), а затем повторите их в режиме записи ма

Назначение макроса кнопке на панели инструментов
Назначить макрос кнопке панели инструментов, пункту меню или назначить макросу комбинацию клавиш можно сразу же при создании макроса в окне

Программирования Visual Basic
Для записи макроса с помощью встроенного языка программирования Visual Basic введите команду Сервис, Макрос, Редактор Visual Basic – открывается окно разработки проекта. Введите команду In

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги