Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Способ выполнения вычисления не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет определить их назначение.
Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.
Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т.п.
Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разумеется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контролирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.
Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 так же означает некоторое число. Его можно представить как количество миллисекунд, прошедших начиная с некоторой известной программе тоски отсчета. Обратите также внимание на то, что хотя даты – это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат кого смысла не имеет.
Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозначения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого смысла.
Изменение формата данный в ячейке. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или в выбранной диапазоне ячеек, используя команду Формат > Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять видом рамок, задавать фоновый цвет.