Долгое время автоматизация учреждений осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.). Не умаляя значимости этих подсистем, надо заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Систему, реализующую функции управления (прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль, регулирование), называют системой управления.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении заданной цели, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая ЭИС – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработки управленческих решений..
В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, переходят на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высоких целей.
Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.
Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “электронную почту”.
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
- персональные компьютеры, объединенные в сети;
- электронные пишущие машинки;
- текстообрабатывающие системы (проблемно-ориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
- копировальные машины;
- коммуникационные средства, телефонную технику;
- средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
- средства для обмена информацией — “электронная почта”;
- видеоинформационные системы;
- локальные компьютерные сети;
- интегрированные сети учреждений.
Применение перечисленных средств позволит наиболее полно автоматизировать деятельность менеджера любого уровня.