Внемашинная организация ЭИ

Внемашинная организация экономической информации включает в себя систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база делится на нормативно-справочную информацию (мало изменяется во времени) – справочники, номенклатурные ценники, календарно-плановые нормативы, организационно-распорядительные документы и оперативно-учетную информацию (фиксирует протекание тех или иных процессов) – приходно-расходные документы, данные о выполнении планов, платежные поручения и др. (Левчук Е.А.).

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы,содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Документация - это значительная доля внемашинного информационного обеспечения. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации, цель которых обеспечить сопоставимость показателей различных сфер народного хозяйства.

Типичными ошибками в документации являются большой объем лишней информации и дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования.

Различают входные документы (первичные) - содержат необработанные сведения и выходные -результат обработки (результативные).

Важным понятием при работе с информацией является классификация объектов.

Классификация- система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - то процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.

Реквизит- логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор- систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации. Признак классификации имеет также синоним основание деления.

Иерархическая система классификации строится следующим образом:

• исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1 -й уровень;

• каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;

• каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень и т.д.

 

Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е. какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации.

В иерархической системе классификации из-за жесткой структуры особое внимание следует уделить выбору классификационных признаков. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Дня последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии.

Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Достоинства иерархической системы классификации:

• простота построения;

• использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.

Недостатки иерархической системы классификации;

• жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки;

• невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet - рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке хотя предпочтительнее их упорядочение. В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Например, фасет цвет, обозначенный Фг, содержит значения: красный, белый, зеленый, черный, желтый.

Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. При этом могут быть использованы не все фасеты. Для каждого объекта задается конкретная группировка фасетов структурной формулой, в которой отражается их порядок следования:

Ks=( Ф₁ Ф₂,-.-, Ф_n), где Ф_i,-i-й фасет; n - количество фасетов.

При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись. Фасетную систему легко можно модифицировать, внося изменения в конкретные значения любого фасета.

Достоинства фасетной системы классификации:

• возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок;

• возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.

Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Дескрипторная система классификации. Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:

• отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;

• выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;

• создается словарь дескрипторов, т.е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:

· синонимические указывающие некоторую совокупность ключевых слов как синонимы;

· родо-видовые, отражающие включение некоторого класса объектов в более представительный класс;

· ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими свойствами.

Система кодирования- совокупность правил кодового обозначения объектов. Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.

Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: длиной - число позиций в коде; структурой - порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Процедура присвоения объекту кодового обозначения называется кодированием. Можно выделить две группы методов, используемых в системе кодирования, которые образуют:

· классификационную систему кодирования, ориентированную на проведение предварительной классификации объектов либо на основе иерархической системы, либо на основе фасетной системы;

· регистрационную систему кодирования, не требующую предварительной классификации объектов.

Классификационное кодирование применяется после проведения классификации объектов. Различают последовательное и параллельное кодирование.

Последовательное кодирование используется для иерархической классификационной структуры. Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры.

Последовательная система кодирования обладает теми же достоинствами и недостатками, что и иерархическая система классификации.

Регистрационное кодирование используется для однозначной идентификации объектов и не требует предварительной классификации объектов. Различают порядковую и серийно-порядковую систему.

Порядковая система кодирования предполагает последовательную нумерацию объектов числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например по алфавиту. Этот метод применяется в том случае, когда количество объектов невелико, например кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе.

Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые составляют серию, а затем в каждой серии производится порядковая нумерация объектов. Каждая серия также будет иметь порядковую нумерацию. По своей сути серийно-порядковая система являетсясмешанной: классифицирующей и идентифицирующей. Применяется тогда, когда количество групп невелико.

Целью кодирования является представление информации в более компактной цифровой форме. Основу для кодирования составляют результаты классификации. Условное обозначение, присвоенное конкретному объекту номенклатуры, называется кодом. Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: длиной - числом позиций и структурой - порядком расположения символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Например, в белорусском классификаторе продукции код продукции содержит 6 цифровых знаков и 1 знак - контрольное число. Продукция делится:

- на классы (XX 00000);

- внутри класса - на подклассы (XX Х000);

- внутри подкласса - на группы (XX XX);

- внутри группы - на подгруппы (XX XXX);

- внутри подгруппы - на виды продукции (XX ХХХХ).
Например,

40 0000 4 - вычислительная техника;

40 1000 7 - сети, системы, комплексы и машины вычислительные;

50 1600 1 - сервисные программы.

Система кодирования может носить самостоятельный характер или быть основанной на предварительной классификации. Классификационные системы кодирования ориентированы на классификацию либо на основе иерархической системы (последовательное кодирование), либо на основе фасетной системы (параллельное кодирование). Регистрационные системы кодирования не требуют предварительной классификации объектов (например, порядковая, серийно-порядковая). Каждой из них присущи свои достоинства и недостатки.

Выбор системы кодирования зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности и от задач, стоящих перед экономической информационной системой.

Требования к построению кодов

- коды должны обладать способностью идентифицировать каждый объект и одновременно содержать всю необходимую информацию об объектах;

- коды должны обеспечить удобство и эффективность автоматизированной обработки, в частности автоматизированную группировку и получение
итогов нужных степеней по соответствующему классификационному признаку;

- коды должны быть едиными для всех подразделений, стабильными и для каждой номенклатуры, иметь одинаковую длину;

- системы кодирования должны обеспечить резерв кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и расширение номенклатуры
без нарушения ее структуры.

- системы кодирования должны быть ориентированы на автоматизированную обработку и обеспечивать автоматизированное ведение классификаторов.

1. Внутримашинная организация ЭИ

Та часть экономической информации, которая хранится в памяти вычислительной системы, называется внутримашинной. В этом случае данные организуют в виде файлов или в виде базы данных, которая представляет собой один или несколько взаимосвязанных файлов.

Файловая организация данных – система хранения информации на машинном носителе в виде файлов. В этом случае файл представляет собой совокупность одинаковым образом организованных сведений о разных экземплярах одного объекта (например, одни и те же сведения о разных студентах). Такая организация данных имеет ряд недостатков: дублирование данных, жесткая связь данных и прикладных программ, ограниченный контроль данных, ограниченные возможности управления данными. Работы по устранению этих недостатков привели к организации данных в виде баз данных.

База данных в широком смысле слова - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащую изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д. Хранимая в базе данных информация должны быстро извлекаться по требованию пользователя, причем выборка может быть с произвольным сочетанием данных. Поэтому данные в базе должны быть структурированы.

Так приходим к понятию БД – организованная совокупность структурированной информации из некоторой предметной области, хранящаяся на машинном носителе информации. База данных может храниться в виде одного или нескольких файлов.

Для работы с данными, хранящимися в базе создаются приложения (программные средства), позволяющие пользователям вводить данные в базу, редактировать их, искать интересующую информацию, анализировать данные.

Базы данных размещают на устройствах хранения данных с большой емкостью: на жестких магнитных дисках, на оптических дисках, в оптических библиотеках (содержат более 500 компакт-дисков). Чтобы подсчитать ресурсы информационной системы, необходимо экономическую информацию оценить количественно. Для этого используются различные единицы измерения информации: символ, атрибут, показатель, логическая запись, документ, массив, поток. Емкость базы данных измеряется машинными единицами информации — бит, байт, килобайт, мегабайт, поле, физическая запись, файл и другие. Современные базы данных имеют емкости сотни и тысячи мегабайт, достигают десятков терабайт.

С момента появления электронных вычислительных машин и применения их для обработки данных (начало 60-х годов 20 века) сами данные хранили в виде файлов (Мак Гри, 1959 г.), то есть использовалась файловая система хранения данных. Применялся последовательный способ организации данных, имелась их высокая избыточность, идентичность логической и физической структур и полная зависимость данных. С появлением экономико-управленческих задач, отличающихся большими объемами данных и малой долей вычислений, файловая организация данных оказалась неэффективной. Необходимо было упорядочить данные либо с целью более эффективного использования (информационные массивы), либо более надежного хранения (базы данных). Были попытки применения информационных массивов, но более эффективными оказались технологии баз данных

В 1963 году С. Бахманом была создана первая промышленная база данных IDS с сетевой моделью данных, которая все еще характеризовалась избыточностью данных и их использованием только для одного приложения. Доступ к данным осуществлялся с помощью соответствующего программного обеспечения. В 1969 году сформировалась группа, создавшая набор стандартов CODASYL для сетевой модели данных.

Существенный скачок в развитии технологии баз данных дала предложенная Э. Коддом в 1970 году концепция реляционной модели данных. Теперь логические структуры могли быть получены из одних и тех же физических данных, т.е. доступ к одним и тем же физическим данным мог осуществляться различными приложениями по разным путям. Стало возможным обеспечение целостности и независимости данных.

В конце 70-х годов появились современные СУБД, обеспечивающие физическую и логическую независимость, безопасность данных, обладающие развитыми языками БД. В последние годы все более активно используются распределенные и объектно-ориентированные базы данных, характеристики которых определяются приложениями средств автоматизации проектирования и интеллектуализации БД.

Существуют два подхода к построению БД:

1. Классический подход (традиционный, широко использовался в 80-е годы) связан с автоматизацией документооборота (движение документов в процессе работы предприятия).

Считали, что данные менее подвижны, чем алгоритмы, поэтому следует создать универсальную БД, которую затем можно использовать для любого алгоритма. Однако вскоре выяснилось, что создание универсальной БД проблематично. Появившаяся концепция интеграции данных при резком увеличении их объема на практике не дала ожидаемых результатов. Кроме этого, стали появляться приложения (текстовые, графические редакторы), базирующиеся на широко используемых стандартных алгоритмах.

2. Современный подход (сформировался к 90-м годам) связан с автоматизацией управления. Он предполагает первоначальное выявление стандартных алгоритмов приложений, под которые определяются данные, а стало быть, и база данных Объектно-ориентированное программирование только усилило значимость этого подхода.