Access выводит информацию из базы данных в виде отчёта (распечатки содержимого базы данных). Все отчёты подразделяются на три категории:
- простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;
- детальные отчёты – хорошо подготовленные отчёты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;
- специальные отчёты – позволяющие подготавливать почтовые наклейки и формы писем.
Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.
Преимущество таких отчётов – быстрота и простата их получения. Недостатком является вывод данных точно в током же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.
При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:
· уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;
· скрыть некоторые столбцы (через контекстное меню или команду ФОРМАТ, Скрыть столбцы);
· поменять ориентацию страницы с Книжной на Альбомную в ФАЙЛ, Параметры страницы.
При распечатке данных с использованием формы Access выводит на странице столько записей сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместиться в конце одной страницы, а другая – в конце следующей.