Этапы формирования электронной таблицы. - раздел Информатика, Основы информатики Любой Табличный Документ В Процессе Своего Формирования Проходит Следующие Эт...
Любой табличный документ в процессе своего формирования проходит следующие этапы:[11])
1. Создание таблицы или ее загрузка.
2. Ввод данных в ячейки.
3. Редактирование данных.
4. Программирование вычислений в таблице.
5. Оформление таблицы.
6. Редактирование структуры таблицы.
7. Сохранение электронной таблицы.
8. Вывод на печать.
Дадим пояснения каждому из упомянутых этапов.
1. Создание таблицы или ее загрузка. Назначение этого этапа — инициализацияпроцессаначального формирования новоготабличного документа или открытиеуже имеющейся электронной таблицы для использования в качестве прототипа при создании новой. В целом этап создания электронной таблицы ничем не отличается от аналогичного начального этапа создания нового текстового документа (см. пп.7.3).
2. Ввод данных в ячейки. Любая таблица состоит из следующих элементов:
· заголовка (шапки) таблицы;
· заголовков столбцов и строк;
· информационной части (ячеек с исходными и вторичными данными).
Тогда с общих позиций процесс наполнения электронной таблицы данными включает следующие шаги:
· Ввод заголовка (шапки) таблицы;
· Ввод заголовочной части столбцов и, если необходимо, строк;
· Ввод исходных данных.
Данные могут вводиться в любые ячейки электронной таблицы.
3. Редактирование данных.В случае сбоев или ошибок при вводе данных в ячейки таблицы возникает необходимость их редактирования. Редактирование данных может осуществляться в процессе ввода в ячейку и после завершения ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов при помощи клавиши <BackSpace> и набором их заново. Клавишей <Esc> можно отменить ввод данных в ячейку и написать их заново. Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши <Enter>), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и перейти в режим редактирования (по правилам конкретного табличного процессора). Далее необходимо отредактировать данные и нажать клавишу завершения редактирования.
4. Программирование вычислений в таблице. Производится ввод формул в зависимые ячейки. Формула начинается со знака равно "=", плюс "+" или левой круглой скобки "(" и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций. Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами, при этом установлена строго определенная последовательность выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление и только после этого — вычитание и сложение. Если необходимо выбрать между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций можно изменить введением скобок, при этом операции в скобках выполняются первыми. При необходимости проводится редактирование формул с использованием тех же приемов, что и при редактировании любых других введенных данных.
Примечание.
По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе и пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных.
5. Оформление таблицы. На этом этапе осуществляется форматирование электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида. Форматирование таблицы состоит в выполнении следующих информационных процедур:
§ Управление структурой таблицы(объединение соседних ячеек по горизонтали, по вертикали, изменение состава столбцов и строк);
§ Выбор параметров символов данных в ячейках (гарнитуры, размеров, начертания и цвета);
§ Управление выравниваниеминаправлением текста в ячейках;
§ Управление шириной столбцовивысотой строк,разлиновкой (границами)ячеек;
§ Управление заливкой строк, столбцов, отдельных ячеек,
§ Управление размерами и расположением внедрённых объектов;
§ Управление параметрами страницы(поля, колонтитулы, ориентация документа и проч.).
6. Редактирование структуры таблицы. Под структурой таблицы понимается состав полей (столбцов) и записей (строк) в таблице, их имена, форматы данных в ячейке, а также состав рабочих листов, входящих в файл электронной таблицы (файл рабочей книги). Пользователь всегда может по своему усмотрению оперативно внести изменения в структуру таблицы — добавить или удалить отдельные столбцы и строки, изменить формат данных в определенных ячейках, состав рабочих листов в книге и вид информации, выносимой на них. Для этого не требуется производить никаких специальных действий, т.к. табличный процессор в любой момент предоставляет возможность вносить оперативные коррекции в табличный файл. Однако, в любом табличном процессоре всегда имеется возможность применить режим «Зашиты данных» (для выделенной области ячеек, листа, нескольких листов, рабочей книги целиком и т.п.), который используется в тех случаях, когда необходимо запретить изменение данных или определенных установок от случайного или преднамеренного их изменения.
7. Сохранение электронной таблицы. Это процедура записи файла электронной таблицы на внешние носители информации. При сохранении табличный процессор позволяет сохранять таблицы как в своем собственном формате, так и в форматах других известных табличных редакторов, а также в специальных форматах для обмена данными с приложениями, не имеющими прямых конверторов данных в формат электронных таблиц и обратно.
8. Вывод на печать. Это процедура обнародования табличного документа путем вывода его на печать, когда к нему получают доступ множество других пользователей. Однако, экранное представление электронной таблицы значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый многостолбцовый, многострочный рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, величина которых определяется размером (форматом) печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна табличного процессора — номера строк и столбцов, условные границы ячеек, обычно не отображаются при печати. Чтобы пользователь мог оценить внешний вид отпечатанной таблицы не после, а до печати, большинство современных табличных процессоров имеют специальный режим работы — «Предварительный просмотр». Этот режим не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет напечатан на конкретном принтере. Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет, при необходимости, изменить свойства печатной страницы и параметры печати.
Примечание.
По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки. Если часть данных не должна выводиться на бумагу, то область печати можно задать вручную. Если область печати задана, то табличный процессор отображает эту область в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее.
Кроме вывода на печать, электронный табличный документ также, как и текстовый файл, может быть опубликован в Web-формате на Web-сайтеили в электронном формате, в котором он был создан — это публикация путем рассылки по электронной почте, на компакт дисках и дискетах.
Существуют определенные рекомендации по подготовке и созданию электронных таблиц, позволяющие исключить «наползание» блоков ячеек друг на друга и «саморазрушение» таблиц. Еще до заполнения электронной таблицы ее надо тщательно спланировать, следуя следующим правилам:
Правило 1. Следует разделять по местоположение в таблице следующих элементов: константы, надписи, варьируемые параметры, промежуточные переменные, конечные результаты, данные для построения диаграмм, а также область, где формируется итоговый отчет.
Правило 2. Сложные формулы необходимо расщеплять и располагать промежуточные переменные так, чтобы было легко копировать формулы для повторяющихся вычислений.
Правило 3. Необходимо резервировать место для будущих расширений и иметь информацию о допустимых размерах блоков ячеек для контроля возможного «наползания» таблиц.
Правило 4. После отладки формул их целесообразно вводить в режим «Защиты» от изменений.
Правило 5. Т.к. некоторые табличные процессоры, например Quattro Pro, Excel, позволяют адресовать ячейки файлов других электронных таблиц, то при проектировании табличных документов следует использовать принцип “от простого к сложному”, “от частного к общему”.
Все темы данного раздела:
Издательство СПбГПУ
УДК 681.3 (075)
Рекомендовано к изданию
Научно-методическим советом
Псковского государственного политехнического института
Рецензенты:
- Ил
Часть. 1. Основы информатики
1. Информация и информационные процессы
Основные понятия:
информация, информационные процессы, информационное общество, и
Часть 2. Информационные технологии
7. Технологии обработки текстовой информации
Основные понятия:
текстовый редактор и процессор, Формат текстового файла, Т
Типовая структура пользовательского интерфейса.
Типовая структура пользовательского интерфейса текстового процессора приведена на рис. 7.1 и она включает следующие элементы:
§ Строка главного меню содержит имена групп к
Текстовый файл. Основные элементы текстового документа.
Утверждение. Текстовые файлы — наиболее простая и наглядная форма представления алфавитно-цифровой информации, позволяющая вводить, хранить, редактировать, читать на экране и печат
Этапы формирования текстового электронного документа.
Любой текстовый документ в процессе своего формирования проходит следующие этапы (рис.7.2):[2])
1. Создание документа.
2. Вво
Редактирование текста.
Операция редактированиятекста состоит в замене или корректировке неправильно введенных текстовых фрагментов, изменении некоторых атрибутов этих фрагментов и прочее. При выполнении
Выделение, удаление, копированиеи перемещение текста.
Все эти перечисленные операции выполняются над отдельными символами, словами, фрагментами текста, абзацами целиком, страницами, несколькими страницами и даже документом в целом. Однако, необходимо
Поиск и замена фрагментов текста.
Зачастую при форматировании текста возникает необходимость оперативного поиска и замены по всему набранному тексту документа неправильно набранных слов или словосочетаний, отдельных служебных симво
Стили и шаблоны.
Наиболее мощным средством автоматизации форматирования в текстовых редакторах является механизм под названием «стиль».
Известно два основных подхода к оформлению текстовог
Средства автоматизации ввода текста.
При вводе текста эффективными средствами автоматизации являютсяавтозамена, автотекст, автопроверка орфографии и грамматики.
Функция автозамена позволяет с
Автоматическое форматирование текстового документа.
Под автоформатированиемпонимается автоматическое оформление текстового документа либо сразу при вводе текста, либо по окончании в случае активизации соответствующей команды. Систем
Создание таблиц.
Определение. Таблица— это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом или графикой.Ячейкойназывается прямо
Создание графических объектов с помощью встроенных средств.
В современных текстовых процессорах можно создавать рисованные объекты, не закрывая документа, в который они должны быть, вставлены. Рисование происходит прямо в документе с использованием внутренн
Вставка объектов из других приложений.
Как уже упоминалось, главным принципиальным достоинством современных текстовых процессоров является возможность создания сложных составных документов. Под сложным составным докумен
Основы издательского делопроизводства.
Подготовка сложных составных документов к их изданию в виде брошюр, технических отчетов, сборников документов, журналов, книг и иной печатной продукции до недавнего времени достаточно сложным, труд
Теоретические основы представления графических данных.
Представление компьютерных данных в графическом виде впервые было реализовано еще в середине 50-х годов 20-го века в задачах научных и военных исследований. С тех пор графический способ отображения
Форматы графических данных.
В компьютерной графике используется несколько десятков различных форматов файлов для хранения изображений, но лишь часть из них стала стандартом и применяется в подавляющем большин
Растровая графика.
Растровые изображения формируются в процессе преобразования графической информации из аналоговой формы в цифровую, например, при сканировании существующих на бумаге или фотопленк
Векторная графика.
Векторные изображения формируются из объектов (точка, линия, окружность, треугольник, прямоугольник и пр.), которые хранятся в памяти компьютера в виде графических примити
Фрактальная графика.
Фрактальная графика, как и векторная, основана на математических вычислениях. Однако её базовым элементом является сама математическая формула, то
Цвет и способы его описания.
8.7.1. Понятие цвета и его характеристики.[9])
Цвет чрезвычайно важен в компьютерной графике как средство усиления зритель
Способы описания цвета.
Цвета в природе образуются различным образом. С одной стороны, световые источники (Солнце, лампочки, экраны компьютеров и телевизоров) излучают свет различных длин волн, воспринима
Цветовая палитра.
Электронная цветовая палитра в компьютерной графике по предназначению подобна палитре художника, но включает в себя гораздо большее число цветов. Это своеобразная таблица данных, в
Системы управления цветом.
При создании и обработке элементов компьютерной графики необходимо стремиться к тому, чтобы изображение выглядело практически одинаково на всех стадиях этого процесса, на любом устройстве отображен
Цветовая модель RGB.
Цветовая модель RGB (Рис. 8.3.) является аддитивной, т.е. в ней любой цвет представляет собой сочетание в
Цветовая модель CMYK.
Несветящиеся объекты поглощают часть спектра белого света, отражая цвета, определяющие окраску этих объектов. Цвета, которые образуются из белого света путем вычитания из него определенных участков
Цветовая модель CIE Lab.
Модели RGB и CMYK являются аппаратно-зависимыми (в RGB значения базовых цветов определяются, как правило, качеством монит
Видеосистема персонального компьютера.
Основным техническим средством для оперативного формирования и отображения как текстовой, так и графической информации в компьютере является видеосистема.
Видеосистема ком
Графические редакторы и их возможности.
Для создания, просмотра и редактирования графических изображений на компьютере используются специальные программы — графические редакторы, подразделяемые, как правило, на две кат
Растровые графические редакторы.
Среди растровых графических редакторов есть простые, например приложение Windows Paint, и мощные профессиональные графические системы, такие как пакет Ad
Векторные графические редакторы.
К простейшим векторным графическим редакторам относятся, например, графические программные приложения в составе текстового процессора Microsoft Word и редактора эл
Редакторы электронных таблиц и табличные процессоры.
9.1.1.Назначение, Основные функции, Классификация,
Ценность любой информации в значительной мере определяется качеством её организации, и, более того, существенная
Форматы табличных файлов.
Электронные таблицы, также как и другие электронные документы (текстовые, графические, комплексные), хранятся на внешних носителях в виде файлов. Как правило, при сохранении файлов электронных табл
Типовая структура пользовательского интерфейса.
При работе с электронной таблицей на экране монитора выводятся рабочее поле таблицы и панель управления (рис.9.1). Панель управления обычно включа
Ввод данных в ячейки.
Ввод данных в ячейки таблицы производится стандартным технологическим приемом — путемнабора данных (чисел, текста, формул) с помощью клавиатуры. Ввод может осущест
Редактирование электронной таблицы.
Редактирование электронной таблицы состоит в замене или корректировке неправильно введенных данных, изменении некоторых их атрибутов, изменении содержимого отдельных ячеек, их удал
Форматирование таблицы.
Легкость восприятия информации в электронных таблицах резко улучшается при применении различных приемов форматирования, т.е. при оформлении таблицы в определенномпрофессиональном стиле
Сортировка, поиск и замена данных.
Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Стро
Относительная и абсолютная адресация ячеек.
При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Очевидно, что в зависимости от внутренней логики выражений в
Средства автоматизации ввода данных.
При вводе данных обычно используются следующие приемы автоматизации:
· Повторный ввод (копирование)уже существующих данных путем использования буфера обме
Автоматическое форматирование электронных таблиц.
Для обеспечения быстрого форматирования как содержимого ячеек, так и внешнего вида таблицы используются средства автоматического форматирования. К этим средствам можно отнести:
· С
Автоматизация циклических вычислений и создания формул.
Как уже отмечалось, современные табличные процессоры представляют собой мощные программные системы, ориентированные в первую очередь на эффективную математическую обработку разнообразной числовой и
Деловая графика в табличных процессорах.
Деловая графика состоит в визуализации больших массивов числовых данных, т.е. в представлении их в наглядной графической форме, в виде диаграмм.
Определение. Диаг
Агрегирование данных.
Агрегирование данных состоит в формировании промежуточных итогов, а также создании сводных и консолидированных таблиц.
Использование электронных таблиц для решения задач.
Качественная и глубокая проработка математических и алгоритмических возможностей современных табличных процессоров превратила их мощный математический инструмент подготовки и проведения прикладных
Статистическая обработка данных и решение задач прогнозирования.
Статистическая обработка данных — это самый распространенный прием анализа числовой информации, с помощью которого вычисляются разнообразные статистические оценки рядов данных, которые в общем случ
Решение задач моделирования объектов, процессов, явлений.
Кроме рассмотренных в пп. 9.8.1 и 9.8.2 задач, табличные процессоры позволяют решить и много других задач моделирования финансово-экономи-ческих, управленч
Базы данных.
С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования:
§ Первое — это применение вычислительной техники для выполнения численных ра
Требования, предъявляемые к БД и информации, хранящейся в ней.
Для того, чтобы компьютерная БД приносила людям пользу, она должна отвечать следующему ряду требований:
§ Адекватность
Типы баз данных.
За время использования компьютерных БД было предложено несколько типовых структур (по-другому называемых видами или типами БД), н
Основные объекты в базах данных.
К основным объектам баз данныхотносятсятаблицы (отношения, relations), метаданные (metadata), индексы (indexes) и представления (view) [23])
Виды запросов и способы их организации.
Определение. Любые манипуляции с данными в базах данных, такие как выбор, вставка, удаление, обновление данных, изменение или выбор метаданных, называются запросами к базе данных (query)
Понятие мультимедиа. Гипертекст и гипермедиа. Объекты мультимедиа.
Термин мультимедиа (от англ. multimedia) можно перевести как «много сред» или «много носителей», т.е.:
Определение.
Схемы хранения и воспроизведения мультимедиа-файлов.
Для реализации мультимедиа компьютер должен быть оснащен следующими компонентами:
§ Аппаратными средствами, реализующими доступ к мультимедиа-данным, их создание и воспроизведение — иными
Средства создания мультимедиа документов (обзор).
В настоящее мультимедиа-технологии нашли широкое применение при создании разнообразных документов делового и развлекательного характера, презентационного назначения, когда возникает необходимость п
Компьютерные сети.
Телекоммуникации в широком смысле этого понятия — это общение между субъектами, которыми могут быть люди, приборы, компьютеры, любые технические системы, находящимися на таком
Топология сети.
Определение. Структура связей абонентов (узлов) вычислительной сети или, иными словами, метод их соединения в распределенную вычислительную среду, образующий некоторую физическую г
Архитектура сети.
Определение. Системное описание вычислительной сети, определяющее функциональное назначение сетевых узлов при взаимодействии их друг с другом с целью обмена данными и организации у
Средства реализации сетей.
В структуре сети любого масштаба легко выделить основные компоненты, без которых она не может быть реализована. Это, прежде всего:
· Аппаратные средства, которые включают:
Основные пользовательские функции Internet
Развивая глобальные распределенные вычислительные среды (РВС) человечество создает на планете Земля новую универсальную интеллектуальную информационную среду. Одним из самых ярких
Структура Internet.
Определение. Internet— это объединенная сеть, использующая технологию статистического мультиплексирования и устройства маршрутизации пакетов типа
Адресация в Internet.
С точки зрения пользователя Internet — это совокупность крупных сетевых узлов (хостов или информационных серверов), объединенных между собой
Базовые информационные службы Интернет.
Изначально сеть Internet была задумана и построена с целью автоматизациипроцессов обработки данных. Термин «обработка данных» озн
Off-line-сервисы Internet.
§ Служба электронной почты e-mail, предоставляющая пользователю возможность обмена сообщения с другими абонентами по электронными коммуникациям. Можно пересылать текстовые сообщени
On-line-сервисs Internet
§ Служба удаленного файлового обмена FTP (File Transfer Protocol), предоставляющая FTP-клиенту механизм интерактивного доступа к файлохран
Internet-провайдеры.
Интернет-провайдерами (от англ. to provide — предоставлять) называются сетевые компании, предоставляющие доступ к услугам глобальной сети Интернет
Web-браузеры.
Как уже упоминалось ранее для просмотра WWW-ресурсовглобальной сетиИнтернет необходимо на клиентских станциях, подключенных к сети, установить клиентские программн
Основы технологии WWW.
12.6.1.Архитектура распределенной Web-системы.
Фундаментом Web-систем являются четыре компоненты:[39])
Пособие для поступающих в вуз.
Под общей редакцией доцента, к.т.н. В.С. Белова
Технический редактор В.С. Белов
Компьютерная верстка: авторский коллектив
Новости и инфо для студентов