Зачастую при форматировании текста возникает необходимость оперативного поиска и замены по всему набранному тексту документа неправильно набранных слов или словосочетаний, отдельных служебных символов. В этом случае большинство текстовых редакторов предлагают в распоряжение пользователя средства поиска и автоматической замены найденных фрагментов текста новой информацией, заданной пользователем. Чтобы выполнить действие «поиск и замена» пользователь должен после вхождения в режим поиска (например, после выполнения команды «Найти») задать условия поиска (указать конкретные разыскиваемые сочетания символов, слова, словосочетания, фрагменты текста, символы, служебные знаки, в том числе со сложными условиями поиска, заменяя неизвестные символы в разыскиваемых словах знаком ?) и указать правильный вид заменяемых элементов. Далее режим поиска и замены активизируется, причем он может выполняться по шагам или в режиме автоматической замены всех найденных фрагментов, удовлетворяющих условиям поиска, новым правильным фрагментом.