Существует пять способов создания новой таблицы:
1). В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2). В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3). В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4). В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5). В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Выбор режима создания таблицы осуществляется в окне База данных при нажатии кнопки Создать.
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
- Определение имен полей, их типов и описаний;
- Определение свойств полей;
- Определение ключевого поля.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле Счетчик, содержащее уникальный номер записи таблицы.