Удаление, копирование и вставка фрагментов текста в Word выполняются стандартными способами. Прежде чем выполнить стандартные операции редактирования, необходимо выделить нужный текстовой фрагмент.
Перемещать и копировать фрагменты текста в Word можно несколькими способами. Самый удобный из них — перетаскивание. Для перемещения текста таким образом щелкните кнопкой мыши на выделенном фрагменте и, удерживая ее нажатой, перемещайте указатель мыши в нужном направлении. Обратите внимание — он изменит свой вид, а при движении за ним будет следовать вертикальная пунктирная черта, которая служит ориентиром для вставки текста в новое место. Расположите эту черту между словами, где должен быть вставлен фрагмент, и отпустите кнопку. Для копирования выделенного фрагмента эти же действия следует проводить, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Классический способ перемещения фрагментов текста связан с использованием команд контекстного меню. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и выполните команду Вырезать (при перемещении) или Копировать (при копировании) для помещения текста в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши между символами, где он должен быть помещен, и выполните команду Вставить. В отличие от буфера обмена Windows, в который можно поместить только один объект, буфер обмена приложений Microsoft Office позволяет накапливать до 24 текстовых фрагментов: когда вы в процессе работы копируете или вырезаете из текста элементы, последние 24 из них фиксируются в буфере обмена Microsoft Office, чтобы вы при необходимости могли задействовать любой из них для вставки без предварительных операций копирования или вырезания. Увидеть содержимое буфера обмена можно, щелкнув на кнопке диалогового окна в группе Буфер обмена . Слева откроется одноименная панель со списком текстовых фрагментов, помещенных в буфер обмена. Чтобы вставить любой из них документ, установите курсор в нужном месте, щелкните на стрелке справа от фрагмента списке и выполните команду Вставить.
Буфер обмена Microsoft Office — единый для всех приложений пакета Microsoft Office. Объекты, помещенные в буфер обмена в одном окне, доступны на панели Буфер обмена другого окна любого приложения Microsoft Office.
Если вы хотите набрать новый фрагмент и добавить его в уже существующий, установите щелчком кнопки мыши курсор между теми предложениями или словами, где он должен быть вставлен, и наберите текст.
Word запоминает не только 24 последних фрагмента, помещенных в буфер обмена, но и все действия, которые вы выполняли на рабочем листе с начала работы с программой, поэтому при совершении ошибки (например при случайном удалении текста или неудачной операции форматирования) не нужно огорчаться. Отмените последнее действие, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа. Стрелка данной кнопки раскрывает список всех действий, которые были выполнены с самого начала работы документом. Переместившись к действию в списке, можно отменить его и все действия, которые были выполнены после него. Если вы хотите восстановить отмененное действие, воспользуйтесь соседней кнопкой Вернуть. С помощью кнопки Отменить можно отказаться только от действия, выполненного с текстом, а не от нажатия какой-либо кнопки на ленте.
Проверка правописания.Набирая текст, вы, безусловно, обратили внимание, что слова, содержащие ошибку, подчеркиваются красной волнистой линией, а некоторые предложения или их фрагменты — зеленой. Это результат работы встроенной системы проверки правописания. При наборе текста она помогает избежать не только случайных опечаток, но и ошибок, связанных незнанием правил русского языка. Красной волнистой линией в Word подчеркиваются слова, содержащие орфографические ошибки. Грамматически и стилистически некорректные предложения выделяются зеленой волнистой линией.
Word проверяет орфографию и грамматику в документе автоматически по мере ввода текста. Если слово подчеркнуто красной линией, значит, оно отсутствует в орфографическом словаре системы проверки правописания. Щелкните на нем правой кнопкой мыши, чтобы выбрать в контекстном меню правильный вариант, предлагаемый для замены. В некоторых случаях таких вариантов может быть несколько — в зависимости от того, какую букву можно заменить или добавить для получения грамотно написанного аналога (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Исправление ошибочного слова с помощью контекстного меню
Несмотря на лексическое богатство встроенного орфографического словаря, при наборе Word текстов по узкой тематике система часто помечает специальные термины как ошибочные. В этом случае для замены каждого из них Word предлагает совершенно неприемлемые варианты либо информирует о том, что варианты для замены отсутствуют. Во избежание подобных ситуаций вы можете добавить незнакомое системе слово в словарь, если абсолютно уверены в правильности его написания, или указать системе, что в данном документе не нужно подчеркивать определенное слово. Щелкните правой кнопкой мыши на слове и в первом случае выполните команду Добавить в словарь, а во втором — команду Пропустить все.
Word предлагает варианты для замены незнакомого слова, если в нем допущена одна ошибка. При наличии в одном слове нескольких ошибок система сообщит в контекстном меню о том, что вариантов для замены нет. Исправьте самостоятельно опечатки и буквы, написании которых вы точно уверены, а затем еще раз обратитесь к контекстному меню для уточнения букв, написание которых вызывает у вас сомнение. Трактовку выявленных в тексте пунктуационных, синтаксических и стилистических ошибок, также ошибок, связанных с неправильным согласованием слов, можно прочесть контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши на подчеркнутом зеленой линией участке предложения. Если команда замечания доступна, вы можете внести исправление предложение, просто щелкнув на ней (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Устранение пунктуационной ошибки
В русском языке существует огромное количество правил пунктуации. Многие из них довольно сложны и имеют исключения, поэтому правильная расстановка знаков препинания часто является непростой задачей даже для образованных людей. Проблемы с расстановкой знаков препинания возникают и у системы правописания Word. В некоторых случаях система не замечает грубейшие пунктуационные ошибки, в иных же ситуациях, наоборот, пытается исправить корректное предложение, поэтому, набирая тексты в Word, будьте предельно внимательны. Не следует полностью доверять трактовке Word неоднозначных по смыслу предложений. Помните о том, что у многих правил русского языка есть исключения, существовании которых Word может быть неизвестно. Тем не менее в большинстве случаев система способна оказать помощь в грамотном написании текста.
Поиск и замена текста. Иногда в документе требуется найти определенный фрагмент. Сделать это, просматривая страницы, непросто, особенно в случае больших текстов. В Word имеется специальная функция поиска, которая поможет вам быстро найти нужное слово или фразу. На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти или используйте сочетание клавиш Ctrl+F. В открывшемся окне (рис. 2.5) введите текст, который вы ищете, и нажмите кнопку Найти далее. в результате поиска Word переместится к найденному фрагменту и выделит его в тексте. Для продолжения поиска в оставшейся части документа нажмите кнопку Найти далее еще раз. Система выполняет поиск в тексте от текущего положения курсора; если поиск ведется не начала, то при достижении конца документа вам будет предложено проверить первую часть текста (ту, которая расположена до курсора).
Рис. 2.5. Окно поиска текстового фрагмента
Часто требуется заменить во всем документе какое-либо слово или фразу. Просматривать каждую строчку в поисках ненужного фрагмента, особенно в больших текстах, неудобно. Лучше обратиться к специальной функции замены. В группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Заменить. В открывшемся окне наберите искомое слово или фразу в поле Найти, а также фрагмент, которым нужно ее заменить, в поле Заменить на, затем нажмите кнопку Найти далее (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Окно замены текстового фрагмента
Word переместится к первому найденному вхождению, выделит его. Убедитесь, что хотите изменить его на новое слово или фразу, и нажмите кнопку Заменить. После этого система выделит следующее вхождение для замены. Если, проверив его, вы решите отказаться от замены, нажмите кнопку Найти далее. К такому способу следует прибегать в том случае, если необходимо выявить исключения и проверить каждое вхождение. Если вы уверены в том, что все фрагменты в тексте должны быть заменены, нажмите кнопку Заменить все. При этом Word выполнит автоматическую замену, проинформирует вас о количестве замененных фрагментов.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Что означают красные и зеленые волнистые линии, которыми подчеркиваются слова или предложения в тексте?
2. Как добавить неизвестное слово в словарь Word?
3. Всегда ли следует доверять системе проверки правописания в Word?
4. Перечислите способы удаления, копирования и вставки текстовых фрагментов.
5. Объясните принцип действия Буфера обмена Microsoft Office.
6. Объясните действия Отменить и Вернуть.
7. Объясните как работают инструменты Поиск и Замена текста.