После набора текста его необходимо отформатировать, другими словами, оформить текст документа в соответствии с определенными правилами или по собственному желанию. Под форматированием текста понимается придание символам и абзацам определенных характеристик с помощью специальных инструментов. Прежде чем приступить к их рассмотрению, отметим одну важную особенность, которая появилась в последней версии Word, — если вы задаете какой-либо параметр форматирования, выбирая его значение из раскрывающегося списка, то при наведении указателя мыши на любую команду в этом списке вы сразу же увидите результат ее действия в тексте. Для закрепления результата следует щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем пункте. Перемещая указатель по списку, можно подбирать наилучшее значение, наблюдая за тем, как оно выглядит в тексте.
Форматирование символов. Существует три важнейших свойства символов, которые вы можете изменять в Word, — шрифт, размер и начертание. Инструменты для работы с этими параметрами находятся в группе Шрифт на вкладке Главная ленты.
До применения форматирования к текстовому фрагменту его следует выделить. Если текст не выделен, а курсор находится в конце слова, то измененные параметры будут применены только к вновь набираемым символам. Когда курсор стоит внутри слова, изменения характеристик шрифта скажутся только на его буквах. В раскрывающемся списке Шрифт можно выбрать новый шрифт для выделенного фрагмента. Шрифты отличаются друг от друга формой знаков, толщиной линии, которой вычерчен символ, шириной символов и другими характеристиками, среди которых можно варьировать две — размер и начертание. Обратите внимание на то, что не все шрифты могут быть применены к кириллическим знакам, а только те, которые справа в списке помечены буквами русского алфавита. К латинским буквам можно применить любой шрифт.
Размер шрифта можно изменить в раскрывающемся списке Размер шрифта или ввести произвольное значение с клавиатуры. Именно с помощью этого инструмента, а не регулятора масштаба меняется реальный размер символов, который отразится не только на экране, но и при выводе документа на печать.
Для изменения начертания символов в группе Шрифт имеются следующие инструменты: Полужирный; Курсив; Подчеркнутый. Щелкнув на стрелке данной кнопки, вы можете выбрать тип и цвет линии подчеркивания. Нажатие кнопки активирует инструмент, повторное ее нажатие деактивирует. При желании типы начертания можно комбинировать между собой, например сделать шрифт курсивным и подчеркнутым одновременно.
Дополнительное видоизменение символов можно провести при помощи следующих кнопок: (Зачеркнутый) — зачеркивает текст в выделенном фрагменте; (Подстрочный знак) — уменьшает символы и опускает их ниже основной линии текста (создает нижний индекс); (Надстрочный знак) — уменьшает символы и поднимает их выше основной линии текста (создает верхний индекс — степень); (Регистр) — щелкнув на данной кнопке, вы можете выбрать вариант изменения регистра выделенного текста (перевода строчных букв в прописные или наоборот).
Результат применения всех описанных выше инструментов форматирования символов представлен на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Примеры форматирования фрагментов текста
При желании вы можете изменить цвет шрифта выделенного фрагмента, нажав в группе Шрифт кнопку Цвет текста. Щелкнув на стрелке данной кнопки, вы откроете палитру, на которой можно выбрать другой цвет.
Привлечь внимание к определенному фрагменту в тексте можно, выделив его маркером точно так же, как вы бы делали это на бумаге. Нажмите кнопку Цвет выделения текста в группе Шрифт, чтобы активировать инструмент, щелкните слева от первого символа выделяемого фрагмента и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащите указатель вдоль текста. Когда выделение охватит последний нужный символ, отпустите кнопку. При этом выделенный текст будет закрашен. Щелкните на кнопке Цвет выделения текста еще раз, чтобы деактивировать ее. Цвет маркера можно изменить на палитре, открываемой щелчком на стрелке данной кнопки.
Форматирование абзацев. Абзац — это фрагмент текста, находящийся между двумя маркерами конца абзаца, которые можно визуализировать нажатием кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац. Абзацем в Word называется не только фрагмент текста, но и пустая строка, образованная нажатием клавиши Enter (то есть содержащая только маркер конца абзаца). Основными характеристиками абзаца являются выравнивание, интервал между строками и величина отступа первой строки. Их можно варьировать с помощью инструментов, расположенных в группе Абзац вкладки Главная.
Для форматирования одного абзаца его можно не выделять — достаточно просто установить курсор в любую его часть. Для одновременного изменения параметров нескольких абзацев их нужно выделить.
Рассмотрим инструменты, предназначенные для выполнения различных действий абзацами:
· (Выровнять текст по левому краю) — этот способ выравнивания выбран в Word по умолчанию и может быть использован при создании любых документов;
· (По центру) — данный инструмент применяют для перемещения строки в центр страницы. Именно им, а не пробелом, следует пользоваться для создания заголовков; (Выровнять текст по правому краю) — смещает абзац к правому краю страницы. Данный тип форматирования может понадобиться, например, при создании шапки заявления;
· (По ширине) — с помощью данного инструмента можно выровнять текст одновременно по левому и правому краю. Это достигается за счет увеличения промежутков между словами.
Если вы выровняли абзац определенным образом и решили набрать после него новый абзац, нажав клавишу Enter, имейте в виду, что он будет иметь такой же тип выравнивания. Переключиться на другой тип можно, нажав соответствующую кнопку в группе Абзац. Каждый абзац характеризуется величиной междустрочного интервала, а также интервала, добавляемого перед абзацем и после него. По умолчанию в Word используется интервал 1,15. Это значит, что расстояние между строками абзаца в 1,15 раза больше высоты строки. При необходимости величину междустрочного интервала можно изменить, щелкнув на кнопке Междустрочный интервал и в раскрывшемся меню выбрав нужное значение. Если ни одно из них вас не устраивает, выполните команду Другие варианты междустрочных интервалов, в открывшемся окне (рис. 2.8) в области Интервал щелкните на кнопке раскрывающегося списка Междустрочный и выберите пункт Множитель. Справа в числовом поле Значение наберите с клавиатуры нужную величину интервала и нажмите OК.
Между абзацами также предусмотрены определенные интервалы. По умолчанию перед абзацем интервал не добавляется, после него величина интервала составляет 10 пунктов. Интервалы между абзацами можно по желанию добавлять, удалять или изменять их величину. Щелкните на кнопке Междустрочный интервал. Из названий двух последних команд ясно, имеется ли интервал перед абзацем и после него: если название команды начинается со слова Добавить, это значит, что интервал отсутствует и его можно добавить, выполнив данную команду; когда интервал установлен, соответствующая ему команда начинается со слова Удалить, и ее выполнением вы можете удалить интервал.
Задать точное значение интервала между абзацами можно в числовых полях Перед и После в группе Интервал окна настройки параметров абзаца (см. рис. 2.8.). Вызвать его можно нажатием кнопки диалогового окна в правом нижнем углу группы Абзац на ленте.
Вы можете самостоятельно изменять отступы абзаца от левого и правого поля и отступ первой строки абзаца. Делают это с помощью специальных маркеров абзаца, которые находятся на линейке. Для визуализации линейки нажмите кнопку, которая находится над вертикальной полосой прокрутки (рис. 2.9.).
Менять положение любого маркера можно протаскиванием. Вместе с ним будут меняться отступы абзаца относительно полей документа или отступ первой строки. При задании точной величины отступа ориентируйтесь на шкалу линейки, которая градуирована в сантиметрах. Обратите внимание, что линейка за границами полей документа окрашена другим цветом. Не следует перемещать в эту область маркеры отступов.
Для увеличения отступа абзаца по левому краю на 1,25 см можно использовать кнопку Увеличить отступ в группе Абзац. Для уменьшения отступа на такую же величину обратитесь к соседней кнопке Уменьшить отступ.
Рис. 2.8. Окно настройки параметров абзаца
Рис. 2.9. Линейка с маркерами отступов
Узнать, какие параметры форматирования шрифта и абзаца установлены в некотором фрагменте можно, установив на него курсор и посмотрев настройки кнопок форматирования на ленте.
Создание списков. Перечисление однотипных объектов или последовательности действий в документе удобно представлять в виде списка.
В группе Абзац имеются три кнопки для создания различных списков: Маркеры — кнопка отвечает за создание маркированного списка; Нумерация — с помощью данной кнопки вы можете создать нумерованный список; Многоуровневый список — кнопка отвечает за создание списка, состоящего из нескольких уровней.
Каждый пункт будущего списка должен находиться в отдельном абзаце. Для создания списка выделите необходимые абзацы и щелкните на одной из рассмотренных кнопок зависимости от того, какой список хотите получить. Для отмены формата списка выделите его пункты и повторно нажмите эту же кнопку.
Обратите внимание, каждая из кнопок, отвечающих за создание списка, имеет стрелку. Щелкнув на ней, вы развернете варианты представления списка, из которых можно выбрать подходящий (рис. 2.10)
Рис. 2.10. Варианты представления маркированного, нумерованного и многоуровневого списка
Создание нумерованного списка можно начать и вручную. Для этого в начале абзаца наберите единицу с точкой, а затем нужный текст. При переходе к следующему абзацу Word автоматически превратит его во второй пункт списка, добавив двойку. Так будет происходить при каждом нажатии клавиши Enter. Указать системе, что данный абзац не должен входить в состав списка, можно, установив курсор на любом его участке и нажав кнопку Нумерованный список в группе Абзац.
Применение границ и заливки. В Word любой абзац или произвольный текстовый фрагмент можно окаймить рамкой, залить цветом. Тип рамки, а также отображение определенных границ (для абзаца) можно настроить по желанию.
В группе Абзац есть кнопка, отвечающая за настройку границ текста. По умолчанию активен инструмент создания нижней границы . Установите курсор в абзац, к которому будет применена граница, и нажмите эту кнопку. Щелкнув на стрелке данной кнопки, вы раскроете список инструментов, отвечающих за создание различных границ. В процессе работы вам может понадобиться часто создавать определенную границу — выберите щелчком в списке соответствующий ей инструмент. При этом он заменит собой инструмент, присвоенный кнопке настройки границ текста, и вы сможете быстро обратиться к нему, нажав данную кнопку. Для тонкой настройки всех параметров границы щелкните кнопкой мыши на стрелке кнопки создания границ и в появившемся списке выберите пункт Границы и заливка. В результате откроется одноименное окно (рис. 2.11), в котором можно выполнять следующие действия:
· варьировать тип рамки, щелкнув на нужном значке слева в списке Тип (наиболее эффектны объемная рамка и рамка, отбрасывающая тень);
· задавать тип, цвет и ширину линии рамки в соответствующих списках;
· отключать отображение некоторых границ рамки с помощью кнопок, расположенных области Образец;
нажав кнопку Горизонтальная линия, выбрать тип линии, которую нужно вставить после выбранного абзаца. Обратите внимание, окно Границы и заливка имеет несколько вкладок. Параметры, настроенные на вкладке Граница , будут применены к выделенному абзацу или произвольному текстовому фрагменту. Вкладка Страница содержит аналогичные параметры, однако они отвечают за создание рамки, окаймляющей текущую страницу или каждую страницу документа целиком, что можно указать в раскрывающемся списке Применить к. На вкладке Заливка в раскрывающихся списках можно выбрать цвет заливки абзаца или другого фрагмента и фоновый узор (или интенсивность цвета заливки).
Для быстрого выбора цвета заливки щелкните на стрелке кнопки Заливка в группе Абзац, выделите нужный фрагмент, а затем нажмите данную кнопку. На рис. 2.12 представлены три абзаца, помещенные в рамки различных типов и имеющие различные фоновые цвета.
Для отказа от всех параметров форматирования шрифта и абзаца для выбранного фрагмента нажмите кнопку Очистить формат в группе Шрифт. При этом останется только текст, которому будут применены параметры шрифта, выбранные в Word по умолчанию.
Рис. 2.11. Окно настройки параметров границы и заливки
Рис. 2.12. Примеры абзацев, заключенных в рамки разных типов
Использование стилей.Предположим, к каждому абзацу в документе вам нужно применить определенные параметры форматирования: выбрать определенный тип выравнивания, отступы абзаца и первой строки, шрифт, его размер, цвет и начертание, наличие границы. Установка всех этих параметров вручную отнимет у вас немало времени. Процесс форматирования текста можно значительно ускорить, применяя к различным фрагментам определенные стили.
Стиль — это набор рассмотренных выше параметров форматирования, применяемых одновременно к выделенному тексту. В Word имеются целые коллекции стилей, в которых можно подобрать стиль для текста любой важности (заголовка, подзаголовка, названия, тела документа, текста, на котором нужно акцентировать внимание, цитаты, ссылки и др.). Настройки работы со стилями находятся в группе Стили вкладки Главная.
Для применения к тексту определенного стиля выделите фрагмент, щелкните на кнопке Дополнительные параметры в группе Стиль, в открывшейся коллекции наведите указатель на кнопку понравившегося стиля и посмотрите, как он будет выглядеть в тексте (рис. 2.13). Подобрав стиль, щелкните на его кнопке для закрепления результата.
Вы можете заменить выбранную по умолчанию коллекцию стилей, а также цветовую гамму, набор шрифтов, используемые в текущей коллекции, новой. Для этого нажмите большую кнопку Изменить стили в группе Стили, зайдите в соответствующее подменю и выполните нужную команду.
Рис. 2.13. Выбор стиля для выделенного фрагмента
Если в коллекциях Word не нашлось стиля с нужными параметрами, вы можете создать собственный стиль. Для этого выполните такую последовательность действий:
1. Выделите текстовый фрагмент и отформатируйте его с помощью инструментов, расположенных в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная.
2. Щелкните на кнопке Дополнительные параметры в группе Стили и выполните команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
3. В открывшемся окне задайте имя нового стиля и нажмите OK. В результате кнопка нового стиля будет добавлена в текущую коллекцию стилей.
Имейте в виду, что при закрытии документа созданный стиль не будет сохранен в коллекции; если вы планируете использовать его в дальнейшем при работе с другими документами, следует указать системе, что данный стиль должен присутствовать в коллекции постоянно. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на кнопке созданного стиля в коллекции, выполните команду Изменить контекстное меню и в открывшемся окне установите находящийся внизу переключатель в положение в новых документах, использующих этот шаблон. В этом же окне вы можете внести изменения в параметры форматирования, применяемые в данном стиле. При необходимости изменить стиль, примененный ко многим текстовым фрагментам в документе, не нужно делать это вручную, перебирая каждый абзац по отдельности. Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке стиля, который нужно изменить, и выполните команду Выделить все вхождения. При этом все фрагменты, созданные с использованием данного стиля, будут выделены в тексте. Останется только щелкнуть на кнопке другого стиля, чтобы применить его к выделенному тексту. Применять к тексту инструменты форматирования можно не только обращаясь к ленте вкладки Главная. Конечно, вы уже заметили, что при выделении текстового фрагмента справа над ним появляется полупрозрачная панель. При наведении на нее указателя мыши можно видеть основные инструменты форматирования, дублирующие некоторые кнопки групп Шрифт и Абзац. Здесь же имеется и кнопка выбора стилей. Данная панель появляется и при вызове контекстного меню выделенного фрагмента.
Вставка специальных символов.Иногда возникает необходимость добавить в текст символ, которому не соответствует ни одна клавиша на клавиатуре. Это могут быть буквы греческого алфавита, различные математические символы, знаки валют и др. Для выбора нужного символа и помещения его документ перейдите на вкладку Вставка и в группе Символы нажмите кнопку Символ. В открывшемся меню вы можете выбрать один из наиболее часто используемых символов.
При отсутствии среди них нужного выполните команду Другие символы этого же меню, в открывшемся окне (рис. 2.14) выберите щелчком кнопки мыши символ и нажмите кнопку Вставить. Знак будет вставлен в то место в документе, где находился курсор.
Рис. 2.14. Окно выбора специальных символов
Добавление таблицы.Спомощью специальных средств Word вы можете добавлять в документ таблицы со структурой любой сложности и применять к ячейкам таблиц изученные ранее приемы форматирования, а также приемы, доступные только при работе с таблицами.
Вставка рисунков и надписей.При необходимости проиллюстрировать документ вы можете обратиться к специальным инструментам Word, чтобы самостоятельно создать схему или рисунок или вставить готовое изображение из коллекций Word или из внешнего файла.
Кнопки, открывающие вкладки для работы с различными типами графических объектов, находятся в группе Иллюстрации на вкладке Вставка.
В Word имеется большое количество фигур (линий, простейших геометрических фигур, фигурных стрелок), с помощью которых можно акцентировать внимание на важных моментах и сделать текст более привлекательным. Открыть коллекцию фигур можно, нажав кнопку Фигуры в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Выберите щелчком кнопки мыши понравившийся элемент. Для вставки фигуры в документ щелкните кнопкой мыши на нужном месте страницы и, удерживая ее нажатой, протяните мышь вправо вниз для создания фигуры нужного размера.
Представить в виде графической схемы список, какую-либо последовательность действий, иерархию объектов, циклический процесс или показать связь между элементами можно при помощи коллекции SmartArt, открываемой одноименной кнопкой в группе Иллюстрации на вкладке Вставка. В открывшемся окне (рис. 2.15) выберите в списке тип схемы, а затем щелкните кнопкой мыши на понравившемся эскизе (при этом он отобразится справа в увеличенном виде) и нажмите OK для вставки заготовки схемы в документ.
Рис. 2.16. Коллекция заготовок графических схем
Параметры фигур и надписей графической схемы настраиваются с помощью инструментов вкладок Конструктор и Формат группы вкладок Работа с рисунками SmartArt. Кнопка Диаграмма в группе Иллюстрации на вкладке Вставка позволяет вставить в документ диаграмму. Ряды данных для диаграммы нужно задавать в среде редактора электронных таблиц Microsoft Excel, который запускается автоматически при нажатии данной кнопки. Microsoft Excel посвящена гл. 3 данного учебного пособия, поэтому вопрос создания диаграмм будет рассмотрен далее.
Вставка математических формул.C помощью специальных средств Word вы можете поместить в документ математическую формулу любой сложности. Для этого установите курсор в нужное место в тексте и на вкладке Вставка в группе Символы нажмите кнопку Формула. В результате в документе появится область ввода, а также будет открыта новая вкладка ленты Конструктор (группа Работа с формулами). Главный принцип использования инструментов данной вкладки состоит том, что сначала следует вводить математический оператор, а потом добавлять в его поля числа.
Вкладка Конструктор, содержащая инструменты создания формул, а также процесс набора формулы выглядит как представлено на рис. 2.16.
Рис. 2.16. Инструменты работы с математическими формулами и процесс создания формулы
Созданную формулу можно сохранить в библиотеке Word, чтобы впоследствии иметь возможность вставлять ее в другие документы. Щелкните на стрелке справа в области ввода, выполните команду Сохранить как новую формулу. В открывшемся окне наберите имя выражения и нажмите кнопку OK. В дальнейшем, чтобы добавить сохраненное выражение в документ, щелкните на стрелке кнопки Формула в группе Символы вкладки Вставка в списке эскизов щелчком кнопки мыши выберите нужный.
Добавление сноски.Иногда возникает необходимость пояснить значение термина в тексте или уточнить некоторые детали относительно его. Это принято оформлять в виде сноски — текста, набранного мелким шрифтом под чертой в конце страницы, на который ведет ссылка (число рядом с поясняемым словом). Вставить пояснение можно следующим способом: установите курсор в конце поясняемого слова, перейдите на вкладку Ссылки и в группе Сноски нажмите кнопку Вставить сноску.
В результате справа от слова, надстрочным шрифтом появится номер сноски, а курсор будет перемещен в конец страницы, где нужно набрать пояснительную запись (рис. 2.17). По окончании редактирования сноски щелкните дважды на свободном участке рабочей области, чтобы вернуться к основному тексту.
Рис. 2.17.Вставка сноски в документ
Настройка параметров страницы и печать документа.Перед выводом документа на печать необходимо установить нужные параметры страницы, добавить колонтитулы и убедиться, перейдя в режим предварительного просмотра, что документ не содержит ошибок в оформлении и готов к распечатке.
По окончании оформления документа переключитесь в режим предварительного просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть документ при распечатке. В меню Кнопки «Office» выполните команду Печать Предварительный просмотр. В результате документ будет открыт в окне предварительного просмотра в том виде, в котором он будет выведен на печать. Указатель мыши примет вид лупы. Щелкнув на странице, вы сможете увеличить ее для более детального просмотра. Повторный щелчок приводит к уменьшению масштаба. Замеченные ошибки в настройке параметров страницы исправьте с помощью уже знакомых вам инструментов, расположенных в группе Параметры страницы на единственной вкладке Предварительный просмотр. Для запуска процесса печати нажмите кнопку Печать (первую на ленте), в открывшемся окне измените при необходимости параметры печати (например, количество копий документа или выборку страниц) и нажмите кнопку OК.