В данном параграфе, чтобы предостеречь вас от типичных ошибок, будут описаны заведомо неверные действия, которые совершают начинающие пользователи при наборе текста в Word.
До начала работы для удобства разверните окно Word во весь экран. С помощью регулятора масштаба, который находится в нижнем правом углу окна, вы можете увеличить изображение страницы. Имейте в виду, что увеличение масштаба никак не влияет на реальный размер шрифта. Он меняется другим способом, о котором будет рассказано далее.
Многим начинающим пользователям кажется, что символы на некоторых участках набираемого текста расположены очень близко друг к другу, поэтому они пытаются искусственно увеличить расстояние между ними, вставляя лишние пробелы. Не делайте этого, так как программа Word обладает достаточным «интеллектом», чтобы обеспечить равномерное расстояние между символами.
Пытаясь выровнять правую границу текста, многие искусственно переходят на новую строку помощью клавиши Enter. Этого делать не нужно, поскольку Word автоматически переносит слово на следующую строку при достижении конца текущей строки и делает это соответствии с установленным типом выравнивания, изменить который можно с помощью специальных инструментов, а не методом подгона. Нажатие клавиши Enter приведет к тому, что следующий фрагмент текста, логически связанный с уже набранным, будет обособлен отдельный абзац.
Абзац в Word — это фрагмент текста, который начинается с новой строки и заканчивается нажатием клавиши Enter. В дальнейшем при форматировании абзацев (задании определенных характеристик, таких как величина отступа первой строки, расстояние между строками, интервал между абзацами) логическая структура текста будет потеряна.
Абзацы легко увидеть, включив отображение непечатаемых знаков нажатием на ленте кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац. При этом в тексте вы увидите символы пробелов в виде точек между словами и маркеры конца абзаца . Эти символы не выводятся на печать, но помогают сориентироваться в структуре документа при его создании. Помните: пробел — это такой же символ, как и любая буква, цифра или знак препинания, и с ним можно выполнять стандартные операции редактирования — удалять лишние, добавлять пропущенный, установив курсор между слившимися словами.
Если вы все-таки обнаружили в своем тексте лишнее разделение на абзацы, объедините их. Для объединения двух абзацев установите курсор в начало нижнего абзаца и нажмите клавишу Backspace. Таким же образом можно удалить пустую строку. Для разделения набранного текста на абзацы установите курсор в начале того предложения, которое нужно перенести на новую строку, и нажмите Enter. Для выравнивания строки по центру или правому краю многие новички вводят перед ней большое количество пробелов. Регулирование положения текста с помощью пробелов — самая распространенная ошибка среди пользователей. Для выравнивания существуют специальные инструменты, о которых будет рассказано далее. Если вы уже набрали текст, который должен размещаться по центру, оставьте его у левого края и переходите к вводу следующего абзаца.
Отдельного упоминания заслуживает ввод знаков препинания. Не следует обособлять пробелами с обеих сторон точки, запятые, кавычки, скобки, двоеточия, точки с запятой, восклицательные и вопросительные знаки. Знак препинания должен прилегать к символу, после которого (или перед которым) он ставится. Так, чтобы поставить запятую после слова, наберите его, введите запятую и только после этого нажмите Пробел. Слова, содержащие дефис, должны набираться без использования пробела (например, «темно-красный»). Тире должно обособляться пробелами с обеих сторон. Для помещения в документ тире, которое имеет большую длину, чем дефис, нажмите сочетание клавиш Ctrl+Alt+- на цифровом блоке.
Не пытайтесь вручную создать нумерованный список или нумеровать страницы. Для этих целей в Word имеются специальные средства.
Не беспокойтесь о том, что текст, который нужно набрать, не поместится на единственной странице, которая представлена на экране. Word автоматически переведет вас на следующую страницу, когда количество созданных строк превысит норму одной страницы. Перемещаться между страницами документа можно с помощью колесика мыши, вертикальной полосы прокрутки и клавиш Page Up и Page Down.
На начальном этапе от вас требуется только набрать текст, разделяя его на абзацы помощью клавиши Enter. Не предпринимайте попыток изменить его внешний вид вручную — это не только ухудшит расположение текста в документе, но и приведет серьезным ошибкам и сложностям при его форматировании с помощью специальных средств Word.
Вопросы для самоконтроля:
1. Назовите типичные ошибки начинающих пользователей Microsoft Word.
2. Для чего используется инструмент Маштаб?
3. Что такое Абзац в Word?
4. Для чего используются непечатаемые символы?