От 23. 12.05 № 20-12 / 97007
Вопрос: Организация направила сотрудника в командировку для ведения неофициальных переговоров с потенциальными партнерами. Являются ли затраты на проведение этой встречи представительскими расходами? Какие документы служат для подтверждения представительских расходов?
Ответ: В соответствии с п. 2 ст. 264 Налогового Кодекса РФ, для целей налогообложения прибыли к представительским расходам относятся:
· расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
· транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
· буфетное обслуживание во время переговоров;
· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как они не признаются представительскими расходами.
Учтите, что документами, подтверждающими представительские расходы, являются:
· приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
· смета представительских расходов;
· первичные документы, в т. ч. в случае использования приобретенных на стороне каких – либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
· акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
· цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
· дата и место проведения;
· программа мероприятий;
· состав приглашенной делегации;
· участники принимающей стороны;
· величина расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими документами являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема – передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.
При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет – заказ, счет – фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.
После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об осуществлении представительских расходов, утверждаемый руководителем организации с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
Заместитель руководителя Управления ФНС
советник налоговой службы III ранга
Г. А. Суворова
Письмо Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики
Минфина России от 16. 08. 06 № 03-03-04 /4/ 136
Вопрос: Могут ли быть учтены в составе представительских расходов в целях исчисления налога на прибыль расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно – тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета представительских расходов для целей налогообложения прибыли и сообщает следующее.
В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее – Кодекс) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются в т. ч. представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления
и поддержания сотрудничества.
Указанные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 Кодекса, в соответствии с которым к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся:
· расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
· транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
· буфетное обслуживание во время переговоров;
· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Учитывая изложенное, расходы на приобретение продуктов питания, в т. ч. спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или)поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов. Указанные расходы должны соответствовать критериям, установленным п.1 ст. 252 Кодекса.
Расходы на приобретение сувениров иностранной делегации п. 2 ст.264 не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
Заместитель директора
Департамента налоговой и таможенно – налоговой политики
А.И.Иванеев