Исходная информация. В качестве первичной информации для актуализации и пополнения баз данных всех центров ИКС используются данные, поступающие в ИКС на носите- лях различных видов и разнообразные по форме представления.
Так, напри- мер, данные о пользователях ЭДО извлекаются из регистрационной анкеты предприятия (организации) унифицированной формы.
На основе этой анкеты формируется и база данных " Справочник пользо- вателей ИКС". Данные дайджест-рекламы извлекаются из газет и журналов, биржевая информация - из сводок конкретных бирж на бумажных или машинных носителях и т.д. Наиболее интересной среди первичной документации является коммер- ческое предложение.
Коммерческие предложения представляются предприятиями и другими организациями по унифицированной форме, разработанной с учетом стандартов западных баз данных. При этом имеются незначительные отличия в форме бланков для западных фирм и рекламодателей стран СНГ. Требования по заполнению текста коммерческого предложения с учетом стандартов западных баз данных сводятся к следующему.
Коммерческое предложение должно быть представлено двумя блоками ин- формации: - двустрочным заголовком, содержащим "ключевые" слова для кон- текстного поиска предложения (ищу/предлагаю, наименование продукции, наи- менование организации, выступающей с предложением, город, в котором раз- мещается организация), и - ответами на нижеуказанные вопросы: 1) Наименование организации (полное и сокращенное) 2) Регион, в котором она размещается 3) Полный почтовый адрес с указанием почтового индекса 4) Телефон, телекс, факс (для межгорода - указание кода автомати- ческой связи) 5) Лицо и телефон для контакта 6) Тип коммерческого предложения (ищу или предлагаю) 7) Текст коммерческого предложения (перечень предлагаемых или требуемых товаров, услуг, технологий или разработок; описание продук- ции; единица измерения; цена за единицу; предполагаемая форма оплаты; местонахождение товара; сроки и условия поставки и любая другая ком- мерческая информация, касающаяся данного предложения) 8) Дополнительные сведения, уточнения, комментарии к предложению (особенности производимой продукции и ее отличие от отечественных и зару- бежных аналогов; наличие СКВ для оплаты сделок; наличие экспортной лицен- зии; краткие сведения об участии данной организации во внешнеэкономи- ческой деятельности; статус организации; ведомственная подчиненность; основной профиль деятельности и любая другая информация, дополняющая дан- ное коммерческое предложение) 9) Название страны/республики 10) Название отрасли народного хозяйства по основному профилю дея- тельности данной организации 11) Срок действия коммерческого предложения (число, месяц, год) 12) Дата отправки предложения в ИКС (число, месяц, год) 13) Название рубрики, в которой желательно разместить данное предло- жение.
Каждое коммерческое предложение имеет 3 служебные строки, расположен- ные в заголовке: первая для комментариев, вторая и третья для ключевых слов (для работников коммерческой сети). На базе ключевых слов создаются индексные файлы и они используются для запроса по произвольной формулировке. Двустрочный заголовок коммерческого предложения, размещающийся на второй и третьей строке сверху, отделяется от перечня ответов знаком ре- шетки (#), расположенным в начале четвертой строки сверху.
Ответ на каждый поставленный вопрос должен начинаться с новой строки с указанием его номера.
Нумерация ответов должна строго соответствовать нумерации вопросов.
Длина строки текстового файла не должна превышать 78 символов. 7.