Построение и форматирование диаграмм

Цель занятия. Освоение возможностей Excel в представлении данных в виде диаграмм.

 

Порядок работы

Создайте новую рабочую книгу и назовите ее Excel 05.хls.

Мастер диаграмм

ПРИМЕР 1.

Имеются обобщенные данные о работе фирмы за несколько лет.Они приведены в условных единицах на рис. 5.1.

Год	Приход	Расход

Рис. 5.1

Построить диаграмму прихода и расхода в зависимости от года.

Решение. Дважды щелкните по ярлыку первого рабочего листа "Лист1" и введите его новое название "Фирма". На рабочем листе введите исходные данные. В первой строке разместим заголовки: в ячейке А1 запишите "Год", в ячейке В1 — "Приход", в ячейке С1 — "Расход" (кавычки вводить не нужно). Это текстовые строки. В ячейку А2 поместите число 1992. Конечно, можно "вручную" внести в столбец А и другие годы. Но так как они образуют арифметическую прогрессию с шагом 1, проще воспользоваться меню "Правка/ Заполнить/ Прогрессия".

Заполнение ячеек исходными данными. Столбцы В и С заполним исходными данными. Продемонстрируем прием, с помощью которого можно немного ускорить эту процедуру. Выделите блок В2:С5. Начните выделение с ячейки В2. Диапазон будет окрашен черным цветом, но ячейка В2 останется белой — это активная ячейка. Внесите в нее число 200 и нажмите клавишу Таb. Активной станет ячейка С2. Введите в нее число 150 и вновь нажмите Таb. Активной станет ячейка ВЗ. Продолжая заносить в ячейки числа и нажимая Таb, мы обойдем все ячейки выделенного интервала. (Если нажимать клавишу Еntеr, то мы будем продвигаться сверху вниз.) Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью по любой ячейке рабочего листа.

В Ехсеl можно воспользоваться и другим приемом заполнения. Начнем заполнение с ячейки В2. После ввода числа нажмем ТаЬ и окажемся в С2. Строка таблицы завершена, поэтому нажимаем Еntег и оказываемся в ячейке ВЗ (а не С3!). Итак, заполняя строку таблицы, перемещаемся в правую соседнюю ячейку нажатием Таb, а в последней ячейке строки нажимаем Еntег и оказываемся в первой ячейке следующей строки.

У Вас должна получиться таблица (рис. 5.2).

	А	В	С	D
	Год	Приход	Расход

Рис. 5.2

Построение гистограммы. Построим столбиковую диаграмму (гистограмму) прихода и расхода в зависимости от года.

Наша таблица задает две функции, у каждой функции аргументом является Год, у первой функции значения в столбце Приход, а у второй — в столбце Расход. В Ехсеl имеется своя терминология. Значения аргумента — категории. Значения Функции — ряд данных. В нашем примере категории расположены под заголовком "Год", первый ряд данных — под заголовком "Приход", второй ряд данных — под заголовком "Расход". В процессе построения графика Ехсеl не всегда правильно решает, что является категориями, а что рядами данных, и тогда это приходится явно ему указывать.

Диаграмму можно строить на отдельном листе или на рабочем листе с таблицей.

Сначала нужно выделить на рабочем листе данные, на основе которых мы хотим построить диаграмму. В нашем случае выделим А1:С5 (включаем заголовки столбцов!). Вообще-то достаточно было выделить одну ячейку внутри таблицы, и Ехсеl сам распознает и выделит текущую область. А вот если бы мы хотели построить гистограмму только для прихода в зависимости от года, то следовало бы выделить А1:В5 (хотя и это необязательно, потом все можно изменить в Мастере диаграмм).

Щелкаем кнопку "Мастер диаграмм" на панели инструментов "Стандартная" или выбираем пункт меню "Вставка/ Диаграмма". Запускается Мастер диаграмм. Он последовательно предъявляет пользователю 4 диалоговых окна — 4 шага.

Шаг 1.Выбор типа и варианта типа диаграммы. В этом окне две вкладки: "Стандартные" и "Нестандартные". Оставаясь на вкладке "Стандартные", выбираем тип "Гистограмма" и первый из предлагаемых вариантов. Под вариантами гистограммы можно прочитать описание выбранного типа: "Обычная гистограмма отображает значения различных категорий". В нижней части окна имеется кнопка "Просмотр результата". Если нажать ее и удерживать, то в диалоговом окне появится предварительный результат построения диаграммы. Щелкнем кнопку "Далее >".

Шаг 2 .Исходные данные для диаграммы. Окно содержит две вкладки: "Диапазон данных" и "Ряд". В первой вкладке ничего не меняем, так как в поле ввода "Диапазон" правильно отображается адрес выделенного нами заранее блока =Фирма!$А$1:$С$5. На знаки доллара перед компонентами адреса внимание обращать не нужно, в следующей работе Вы узнаете, что так обозначается абсолютный адрес — пока это не имеет значения. Перед восклицательным знаком указано имя рабочего листа "Фирма". Это необходимое уточнение — ведь диаграмма может быть построена на новом листе и поэтому надо точно определить, с какого листа выбирается блок данных. Переключатель "Ряды в:" поставлен в положение "в столбцах". Это правильно — ряд данных "Приход" расположен в столбце В2:В5, аналогично и ряд "Расход".

Щелкаем по вкладке "Ряд". Здесь показан предварительный вид диаграммы. По оси категорий проставлены порядковые номера 1, 2, 3, 4. а каждому номеру соответствуют три столбика. Ехсеl рассматривает "Год" как ряд данных. Нас это не устраивает. В диалоговом окне "Ряд" выделяем "Год" и щелкаем кнопку "Удалить". Столбики, отвечающие ряду "Год", исчезают. Помещаем курсор в поле ввода "Подписи оси X" и выделяем на рабочем листе "Фирма" диапазон А2:А5, содержащий годы. Теперь вместо порядковых номеров по оси категорий проставлены годы, а в поле ввода появился адрес =Фирма!$А$2:$А$5.

Обратимся теперь к полям ввода "Имя:" и "Значения:". Если в подокне "Ряд" Вы выделите имя ряда "Приход", то в поле ввода "Имя:" Вы увидите "=Фирма!$В$1", т.е. адрес ячейки с заголовком "Приход", а в поле ввода "Значения:" — "=Фирма!$В$2:$В$5", т.е. адрес блока с данными. Если же в подокне "Ряд" Вы выделите "Расход", то в полях ввода Вы увидите соответствующие адреса уже для другого ряда. В поле ввода "Имя:" можно ввести другое название для ряда, но мы это делать не будем. Щелкнем кнопку "Далее >".

Шаг 3.Параметры диаграммы. Окно содержит шесть вкладок. На вкладке "Заголовки" дадим диаграмме название "Итоги работы", оси Х — заголовок "Годы". На вкладке "Линии сетки" откажемся от линий сетки (снимем флажки). На вкладке "Подписи данных" выделим переключатель "значение" — над столбиками появятся числовые значения из таблицы. Щелкнем кнопку "Далее >".

Шаг 4.Размещение диаграммы. Предлагается на выбор "Поместить диаграмму на листе": отдельном (создается новый лист, ему предлагается название "Диаграмма!", которое можно тут же заменить) или имеющемся, т.е. на рабочем листе с таблицей. Выбираем размещение диаграммы на отдельном листе и щелкаем кнопку "Готово". (На рабочем листе диаграмму имеет смысл размещать, если таблица, как в нашем примере, невелика. Обычно удобнее размещать диаграмму на отдельном листе.)

Диаграмма построена.

В рабочей книге появился лист с именем "Диаграмма1". Диаграмма изображена на рис. 5.3. Столбики, относящиеся к разным рядам данных, на экране окрашены в разные цвета.

Рис. 5.3

Диаграмму можно было построить намного быстрее, если бы ячейка А1 была пустой. Тогда Ехсеl однозначно определяет, что В2:В5 и С2:С5 — это ряды данных. (По умолчанию Ехсеl считает, что длина ряда больше количества рядов. Если эти числа совпадают, то Ехсеl считает, что ряды данных расположены в столбцах.) Тогда в В1 и С1 — имена рядов, а в А2:А5 — категории. Достаточно выделить одну ячейку в таблице и нажать функциональную клавишу F11 — диаграмма будет построена, и нужно будет только отформатировать ее элементы. Тогда почему в примере присутствует заголовок у первого столбца таблицы? Дело в том, что в Ехсеl имеются развитые средства работы со списками (однотабличными базами данных). Правильно оформленный список должен иметь текстовый заголовок для каждого столбца.

По-видимому, нет простого способа построить требуемую диаграмму, когда ячейка А1 непуста. Попробуйте осуществить такое построение! Дело в том, что в А2:А5 расположены числа, а не текстовые строки.

Чтобы убедиться, что проблема именно в том, что в А2:А5 записаны числа, скопируйте блок А1:С5 на "Лист2" и замените содержимое А1:А5 какими-нибудь текстовыми данными, например, в А1 — "Предприятие", а в А2:А5 — названия предприятий: "Сириус", "Алмаз", "Яхонт", "Топаз". Постройте диаграмму так, чтобы ряды данных располагались в строках.

Настройка диаграммы

Полученную диаграмму можно изменять. Это можно делать через Главное и контекстное меню.