Система счетов – способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за имуществом организации и хозяйственными операциями. Отдельный счет вводится для конкретного вида имущества и обязательств организации. Счета, соответствующие видам активов, называются активными. Счета, соответствующие видам пассивов, – пассивными.
Систематизированный перечень всех счетов по экономическим признакам представляет собой план счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.00 г. № 94н. Каждый счет имеет свой номер и название. Счета имеют 2-значную нумерацию (например, счет “Основные средства” – 01). Многие счета имеют свою внутреннюю группировку, которая называется субсчетом (например, пенсионный фонд – 69/2) .
Бухгалтерский счет представляет собой таблицу, разделенную на две части: левая называется «дебет», правая – «кредит», как показано ниже для счета 10 «Материалы»:
| Д | 10 Материалы | К | |
| Сн 10000 | |||
| 1. 10000 | 2. 2000 | ||
| 3. 20000 | 4. 5000 | ||
| Од 30000 | Ок 7000 | ||
| Ск 34000 | |||
Счет имеет наименование и номер, сторону дебета, сторону кредита.
Со счетом связано несколько понятий.
Сальдо (С) – это остаток по счетам на начало (Сн) или на конец (Ск) периода.
Оборот (О) – это итог операций по счету за определенный период времени. Его подсчитывают по дебету (Од) и кредиту (Ок) счета путем суммирования сумм операций по соответствующей стороне счета.
В показанном примере на счете «Материалы» на начало периода числилось материалов на сумму 10 000 руб. (Сн). За период поступило материалов на 30 000 руб. (Од), было израсходовано материалов на 7 000 руб. (Ок) и осталось на конец периода на сумму 34 000 руб. (Ск).
Учетный процесс включает ряд процедур: открытие счетов, записи в них хозяйственных операций, закрытие счетов. Эти процедуры осуществляются по определенным правилам для различных счетов:
Активные счета
Активные счета – это счета, на которых учитывают имущество предприятия. К ним относятся, например: 01 «Основные средства»; 04 «Не-
материальные активы»; 10 «Материалы»; 20 «Основное производство»; 43 «Готовая продукция»; 41 «Товары»; 50 «Касса»; 51 «Расчетный сет» и др.
Правила записи на активных счетах
1. Сальдо в активных счетах только дебетовое.
2. Увеличение средств отражается по дебету.
3. Уменьшение средств отражается по кредиту.
4. Сальдо активного счета на конец отчетного периода определяется по формуле
Ск = Сн + Од – Ок .
Пассивные счета
Пассивные счета – это счета, на которых отражают капитал и обязательства. К ним относят, например: 02 “Износ основных средств”; 70 “Расчеты по оплате труда”; 80 “Уставной капитал”; 68 «Расчеты по налогам и сборам» и др.
Правила записи на пассивных счетах
1. Сальдо в пассивных счетах только кредитовое.
2. Увеличение капитала и задолженности отражают по кредиту.
3. Уменьшение – по дебету.
4. Конечное сальдо пассивного счета определяется по формуле
Ск = Сн + Ок – Од .
Активно-пассивные счета
Для учета расчетных взаимоотношений предприятия с другими предприятиями, организациями и лицами, в результате которых может возникнуть то дебиторская задолженность (когда кто-либо должен нашему предприятию), то кредиторская задолженность (когда предприятие кому-либо должно), применяются активно-пассивные счета. Их особенностью является то, что они могут иметь одновременно дебетовый и кредитовый остаток (развернутое сальдо) или один из них. К таким счетам относят, например: 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.
Пример таких счетов представлен ниже:
| Д Активно-пассивный счет с двухсторонним сальдо К | |
| Начальное сальдо | Начальное сальдо |
| Увеличение дебиторской задолженности Уменьшение кредиторской задолженности | Увеличение кредиторской задолженности Уменьшение дебиторской задолженности |
| Сальдо конечное | Сальдо конечное |
Каждая хозяйственная операция отражается по дебету и кредиту двух разных счетов одной и той же сумме. Такой способ отражения называют способом двойной записи. Он позволяет устанавливать взаимосвязь объектов учета, осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.
Взаимосвязанные счета, по дебету и кредиту которых отражается сумма хозяйственной операции, называют корреспондирующими, а сама взаимосвязь называется корреспонденцией счетов.
Запись, указывающая наименование дебетуемого и кредитуемого счетов с указанием суммы, называется бухгалтерской записью, или проводкой.
Примеры бухгалтерских проводок
Операция 1. Поступили деньги на расчетный счет из кассы на сумму 5 000 руб. Бухгалтерская запись будет иметь вид: Д50К51 5 000.
Сделанная бухгалтерская запись приведет к изменению средств на счетах бухгалтерского учета, как показано ниже:
| Дебет «Расчетные счета» Кредит | |
| Сн = 60 000 | |
| 1. 5 000 | |
| Од = 5 000 | Ок = 0 |
| Ск = 65 000 | |
| Дебет «Касса» Кредит | |
| Сн = 10 000 | |
| 1. 5 000 | |
| Од - | Ок = 5 000 |
| Ск = 5 000 |
Операция 2. Получено материалов от поставщиков на сумму 15 000 руб.
Бухгалтерская запись будет иметь вид: Д10К60 15 000.
Хозяйственная операция приведет к изменению счетов:
| Дебет «Материалы» Кредит | |
| Сн = 50 000 | |
| 2. 15 000 | |
| Од = 15 000 | Ок - |
| Ск = 65 000 | |
| Дебет «Расчеты с поставщиками» Кредит | |
| Сн = 40 000 | |
| 2. 15 000 | |
| Од - | Ок = 15 000 |
| Ск = 55 000 |
Для более детального учета средств и их источников используются аналитические счета. Например, на синтетическом счете 10 «Материалы» учитываются все имеющиеся на предприятии материалы в денежном выражении. Но информации этой недостаточно: неизвестно, какие именно материалы имеются на складе, каких достаточно, а каких не хватает для нормальной работы.
Аналитические счета дают ответы на эти вопросы. Эти счета открывают по каждому наименованию хозяйственных средств или источнику образования имущества (основные средства, нематериальные активы, материалы, поставщики и подрядчики, расчеты с учредителями и т. д.). Аналитические счета конкретизируют данные синтетических счетов (например, учет расчетов по каждому поставщику отдельно, учет заработной платы по каждому работнику и т. д.).
Субсчета занимают промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами. Например, синтетический счет «Материалы» имеет несколько субсчетов, в том числе: 1. «Сырье и материалы», 2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», 3. «Топливо», 4. «Тара и упаковочные материалы» и т. д.