Для определения трудовых затрат, требующихся для получения необходимого эффекта, а также для определения размера оплаты труда ведется учет времени работы персонала.
Основными единицами учета рабочего времени являются человеко-день и человеко-час.
Человеко-день – один день пребывания работника в составе фирмы.
В человеко-днях учитываются также явки и неявки на работу. Результаты отражаются в Табеле учета рабочего времени.
Явка состоит из фактически отработанных дней и целодневных простоев. Человеко-день считается отработанным, если работник явился на работу и фактически приступил к ней, независимо от ее продолжительности. Если работник явился на работу, но не приступил к ней по не зависящим от него причинам, то такой день называется днем целодневного простоя. Причиной целодневного простоя может быть, например, отключение электроэнергии и т.п. Неявки учитываются по причинам: праздничные дни, очередные отпуска, отпуска по беременности и родам, болезни, другие неявки, разрешенные законом, неявки с разрешения администрации.
По данным учета рабочего времени определяют календарный фонд рабочего времени как сумму числа человеко-дней явок и числа человеко-дней неявок; календарный фонд можно рассчитать также путем умножения числа календарных дней в периоде на среднюю списочную численность рабочих или суммированием человеко-дней пребывания работников в составе фирмы.
Табельный фонд рабочего времени равен календарному фонду минус праздничные и выходные дни; максимально возможный фондрабочего времени – табельному фонду минус очередные отпуска.
В человеко-часах учитывается время внутри рабочего дня. Отработанные человеко-часы – время фактической работы сотрудника в течение рабочего дня или рабочего периода.
Изучение структуры календарного фонда времени работников фирмы в целом и по отдельным категориям осуществляется путем составления баланса рабочего времени (таблица 2).
Таблица 2
Схема баланса рабочего времени
| Ресурсы рабочего времени | Использование рабочего времени | ||
| Позиции баланса | чел-дни | Позиции баланса | чел-дни |
| 1.Календарный фонд рабочего времени | 1. Фактический фонд рабочего времени (отработанные человеко-дни) | ||
| 2. Выходные и праздничные дни | 2. Целодневные потери рабочего | ||
| 3. Табельный фонд рабочего | времени, всего | ||
| времени(п.1 – п.2) | в том числе | ||
| 4. Дни очередных отпусков | по уважительным причинам | ||
| 5. Максимально возможный фонд | - отпуска по учебе | ||
| фонд рабочего времени (п.3 –п.4) | - отпуска по беременности и родам | ||
| - неявки по болезни | |||
| - др. неявки, разрешенные законом | |||
| по неуважительным причинам | |||
| - неявки с разрешения администрации | |||
| - прогулы | |||
| 3. Максимально возможный фонд | |||
| рабочего времени (п.1 + п.2) |
Баланс рабочего времени составляется и в человеко-часах. В этом случае в расходной части баланса добавляют позицию «потери рабочего времени внутри рабочего дня», куда включают сокращение рабочего времени (льготные часы) подростков, внутрисменные простои по организационно-техническим причинам т т.п.