Усі астрономо-геодезичні, гравіметричні, картографічні, аерозйомочні роботи підлягають обов’язковому державному обліку, що здійснюється Держслужбою геодезії, картографії і кадастру з метою зберігання і подальшого використання виконаних робіт. Інформація накопичується інспекцією державного геодезичного нагляду за матеріалами щорічної звітності виконавців виконаних робіт.
ДКГФУ входить у структуру Держслужби геодезії, картографії і кадастру. У ДКГФУ України зібрано всі матеріали про основні геодезичні роботи, пов’язані з картографуванням земної поверхні, для створення планово-висотних, астрономо-геодезичних, гравіметричних мереж, космічними зйомками, а також роботи для публікації атласів, глобусів і різноманітних довідкових матеріалів у галузі топографо-геодезичної і картографічної діяльності. Доступ до матеріалів ДКГФ України мають особи, які отримали допуск спеціальних служб України до таємних матеріалів і до матеріалів службового використання.
Юридичні і фізичні особи України мають право користуватись матеріалами ДКГФУ та іншими матеріалами топографо-геодезичної і картографічної діяльності, які зберігаються в геодезичних службах України в Києві або у місцевих органах, зокрема, обласні – це органи архітектури і містобудування. Для цього треба мати дозвіл відповідних служб на користування або копіювання цих матеріалів. У разі втрати топографо-геодезичних, картографічних матеріалів, що становлять державну таємницю, треба повідомити Департамент геодезії, картографії і кадастру. За це передбачена відповідальність.