Учитываются преступления, лица, уголовные дела, осужденные на основе документов первичного учета (статистических карточек). Регистрационные журналы и образцы учетно-статистических карточек воспроизведены в Типовых инструкциях по делопроизводству, разработанных Министерством юстиции.
Статистические формуляры - бланки определенной формы учета и отчетности. Обязательным элементом формуляра являются титульная и адресная его части. В них указывается наименование наблюдения, кем, когда утвержден, дата предоставления сведений, объект исследования (если человек -данные о личности).
Бывают индивидуальные формуляры (содержат сведения об одной единице совокупности) и списочные (содержат данные по нескольким единицам совокупности).
К статистическим формулярам составляется инструкция -совокупность разъяснений и указаний по программе статистического наблюдения. В ней разъясняются цели и задачи исследования; объект и единицы наблюдения; указываются способы проведения наблюдения; даются подробные указания к записям ответов на вопросы. Она должна быть краткой, четкой, а ее указания - простыми и ясными.
В широком смысле уголовно-правовой учет — цифровая характеристика количественных и качественных сторон общественной жизни, осуществляемая путем систематической, научно-организованной регистрации явлений и процессов.
Уголовно-статистический учет— основанная на заполнении в строго определенных документах, обеспечивающих статистическое наблюдение преступлений и лиц, их совершивших, деятельность правоохранительных органов по строго установленной программе с целью получения данных об уровне, структуре, динамике и тенденциях преступности.
Учет информации осуществляется по трем линиям: по преступлениям; по лицам, совершившим их; по результатам борьбы с преступностью.
Задачи единого учета: дать исчерпывающую количественно-качественную характеристику преступности; достоверное отражение показателей деятельности государственных органов.
Этапы учета: 1) наблюдение или отслеживание событий преступлений; 2) регистрация случаев совершенных преступлений; 3) обобщение информации о преступности; 4) ее анализ (сопоставление и сравнение цифровых данных); 5) внедрение результатов анализа.
Первичный учет преступлений осуществляется путем заполнения документов первичного учета (статистических карточек): карточная или персональная форма.
Заполнение карточек осуществляется по месту возбуждения уголовного дела, ведения следствия и дознания.
Существует также журнальная или списочная форма (в виде таблицы).
Регистрация сообщения о преступлении - внесение уполномоченным должностным лицом в книгу, предназначенную для их регистрации, краткой информации, содержащейся в принятом сообщении о преступлении, а также отражение в этом сообщении сведений о его фиксации в вышеуказанной книге с присвоением соответствующего регистрационного номера.
В книге регистрации сообщений должны быть отражены следующие сведения: 1) порядковый номер, присвоенный зарегистрированному сообщению о преступлении; 2) дата и время его принятия; 3) должностное лицо, принявшее его; 4) номер уведомления, выданного заявителю; 5) дата и время регистрации сообщения и сведения о лице, зарегистрировавшем его; и т. д.). Книга регистрации сообщений является документом строгой отчетности и хранится в органе, в котором она велась, не менее 3 лет с момента регистрации в ней последнего сообщения о преступлении. Запрещается отражать в книге регистрации сообщений ставшие известными сведения о частной жизни заявителя (пострадавшего), его личной и семейной тайне, а также иную конфиденциальную информацию, охраняемую законом.
Учет лиц, совершивших преступления. Такими лицами считаются лица, в отношении которых утверждено обвинительное заключение, либо санкционировано направление протокола с материалами дела в суд. Учету подлежат также лица, уголовные дела, по обвинению которых прекращены, либо в возбуждении уголовного дела отказано по нереабилитирующим основаниям (вследствие акта амнистии, с истечением срока давности).
При наличии нескольких обвиняемых по делу на каждое лицо заполняется отдельная карточка. В первой заполняются все пункты, в последующих - только номер дела, число привлеченных и сведения, относящиеся к данному лицу.
Документами первичного учета в судебно-экспертных учреждениях являются карточки по экспертному производству, регистрационные журналы и книги учета работы учреждений. Форма учетной карточки по экспертному производству (№ 1 -е) утверждается Минюстом РФ. Данная карточка заполняется в одном экземпляре на каждое заключение (справку). При поступлении материалов, по которым предстоит провести исследования, относящиеся к различным видам экспертиз, заполняют то количество, которое равнялось бы числу экспертиз. Карточка содержит показатели, одни из которых заполняются цифрами, другие - путем обводки цифрового значения, третьи - проставлением соответствующих чисел. Некоторые сведения вносятся свободным текстом. За полноту и правильность данных несет ответственность эксперт.
Отчетность - это организованная форма статистического наблюдения, при которой сведения поступают в виде обязательных отчетов в определенные сроки и по утвержденным формам.
Она подразделяется на общегосударственную (представляемую как в вышестоящую организацию, так и в соответствующие органы государственной статистики) и внутриведомственную.
Отчетность подразделяется также на текущую и годовую.
Отчет о зарегистрированных преступлениях (форма №1) содержит два основных раздела: 1) преступления отчетного периода; 2) преступления прошлых лет (данные о количестве раскрытых и нераскрытых преступлений по линиям служб).
Отчет о лицах, совершивших преступление (форма №2), фиксирует, какое число лиц выявлено в совершении преступлений, привлечено к уголовной ответственности и освобождены от нее. Дается также криминологическая характеристика лиц, включая сведения о возрасте, социальные и образовательные признаки, показатели по рецидиву, группе.
Отчет о работе коллегии адвокатов (форма №14) составляет каждая юридическая консультация, высылает его в президиум областной коллегии, где составляется сводный отчет, направляемый далее в Минюст.
Отчет о работе судебно-экспертного учреждения (форма №15) составляет каждое экспертное учреждение (лаборатория, институт) и направляет его также в Минюст. В его отчете сосредоточены показатели, характеризующие виды экспертиз, сроки их продления; отражается учебно-методическая и профилактическая работа учреждений.
Учет судимости в судах всех уровней строится на основе статистических карточек по делу. Работу судов по рассмотрению дел можно характеризовать по объему, срокам и качеству. В судах документами первичного учета являются статистические карточки на уголовное дело, на гражданское дело, на исполнительное производство.
При рассмотрении дел в кассационной и надзорной инстанциях регистрация ведется также в учетно-статистических карточках (формы №7, 10, 33, 34). Кроме того, для учета деятельности судов по профилактике правонарушений, рассмотрению материалов в порядке исполнения приговоров, дел об административных правонарушениях и по другим направлениям в работе ведутся специальные журналы.
Основным первичным документом учета является статистическая карточка на каждого подсудимого. Она заполняется по приговорам и обвинительным заключениям по делу лично судьей, под председательством которого рассматривалось дело, а в кассационной инстанции - членом суда, докладывающим дело. Карточка составляется на каждого осужденного, оправданного, в отношении которого дело прекращено, а также на лицо, признанное невменяемым с применением к нему принудительных мер медицинского характера.