4.1. Прием на работу работников ВСП производится в соответствии с действующим в Сбербанке России порядком.
Перечень обязанностей работников ВСП определяется должностной инструкцией и распорядительными актами филиала банка.
Лицам, принятым на работу в ВСП руководителем филиала банка устанавливается испытательный срок продолжительностью три месяца.
С каждым кассовым работником ВСП заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение №9 к настоящему Регламенту), один экземпляр которого передается работнику, а второй – хранится в его личном деле.
4.2. К операциям с банковскими ценностями допускаются работники, прошедшие обучение и получившие документ, подтверждающий прохождение обучения по правилам работы с банковскими ценностями. Работники, не прошедшие подготовку, к самостоятельной работе с банковскими ценностями не допускаются.
Документами, подтверждающими прохождение обучение по порядку совершения кассовых операций и на основании которых кассовые работники допускаются к совершению операций с ценностями, являются:
- протокол заседания экзаменационной комиссии о результатах приема зачета по операционно-кассовой работе (Приложение №3 к документу /27/);
- сертификат (Приложения №№ 4,5 к документу /27/).
Незнание кассовыми работниками требований настоящего Регламента и других нормативных документов Банка России и Сбербанка России по работе с банковскими ценностями не может служить основанием для освобождения их от ответственности в случае допущения ими каких-либо нарушений.
4.3. Оформление кассовых операций, формирование кассовых и мемориальных ордеров, отражение операций в кассовых журналах должно осуществляться операционно-кассовыми работниками в АС. В неавтоматизированных ВСП указанные документы заполняются от руки.
4.4. В справках (Приложения №№ 19, 20, 26 и 27 к настоящему Регламенту) кассовых работников и других документах о проведенных операциях за день, «Книге хранилища ценностей» ф.№0402118, «Книге учета принятых и выданных ценностей» ф..№0402124, «Книге учета принятых и выданных драгоценных металлов ф. № 0402045 (Приложение №4 к документу /10/) иностранная валюта/драгоценные металлы указываются по каждому наименованию (коду/виду) в номинале/ учетных единицах массы металла (граммах).
4.5. Кассовое обслуживание клиентов при совершении отдельных банковских операций (групп операций), определенных соответствующими внутренними нормативными документами банка, может осуществляться одним кассовым работником с возложением на него распорядительным документом по филиалу банка функций операционно-кассового работника.
4.6. Кассовым работникам запрещается:
- хранить личные деньги и другие ценности вместе с денежной наличностью и ценностями банка;
- передоверять выполнение порученной работы с банковскими ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей, установленных настоящим Регламентом и должностными инструкциями;
- оставлять при временном отсутствии на рабочем месте непомещенными в индивидуальные средства хранения банковские ценности (кроме кассет банкоматов и стендов с монетами из драгоценных металлов в соответствии с требованиями пункта 4.9 настоящего Регламента), печати, штампы кассы, пломбиры, именные штампы, клише, ключи от индивидуальных средств хранения, а также ключи в скважинах замков индивидуальных средств хранения;
- оставлять незапертыми индивидуальные средства хранения (при временном отсутствии на рабочем месте), двери кассовой кабины и помещений для совершения операций с ценностями;
- возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки;
- уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;
- производить погашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания и т.п.;
- до окончания операции убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки;
- в момент выдачи клиентам денежной наличности производить по требованию последних обмен денежной наличности одних достоинств на другие;
- прерывать совершение операции с клиентом на выполнение любой другой операции до окончания его обслуживания, а также покидать рабочее место до завершения операции с клиентом, в т.ч. до окончания пересчета клиентом полученных банковских ценностей;
- выносить выданные ему для работы банковские ценности за пределы ВСП, за исключением случаев, предусмотренных нормативными документами Сбербанка России (вынос ценностей для работы с использованием передвижного пункта кассового обслуживания, для выдачи банковских карт на предприятии, и т.п.).
4.7. Кассовые работники снабжаются образцами подписей работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы (т.е. работников, проставляющих свою подпись в поле «Бухгалтерский работник» кассового документа), а работники, оформляющие приходные, расходные кассовые документы, – образцами подписей кассовых работников (в т.ч. работников, временно заменяющих операционно-кассовых и кассовых работников на период болезни, отпуска и т.п.). Образцы подписей заверяются подписью руководителя ВСП/ работника, на которого возложены функции руководителя ВСП, а также скрепляются печатью ВСП. С образцов подписей снимается необходимое количество копий, которые заверяются руководителем ВСП/ работником, на которого возложены функции руководителя ВСП.
Ответственность за своевременное обновление указанных образцов подписей возлагается на руководителя ВСП.
В ВСП с одним работником в смену образцы подписей не оформляются.
При отсутствии в ВСП должности руководителя указанные образцы оформляются в филиале банка.
4.8. Передача приходных и расходных кассовых документов между кассовыми и операционно-кассовыми работниками производится внутренним порядком.
4.9. Рабочие места кассовых работников оснащаются индивидуальными средствами хранения (ИСХ), а также специальным банковским оборудованием.
При условии соответствия технической укрепленности рабочих мест требованиям документа /6/ и с учетом установленных в соответствии с п. 4.16. настоящего Регламента лимитов денежной наличности на рабочих местах допускается хранение в рабочее время без вложения в ИСХ:
- опломбированных кассет банкоматов до их загрузки в банкомат на рабочем месте заведующего кассой/кассового работника, осуществляющих загрузку кассет в банкоматы. Аналогичным порядком может осуществляться хранение до пересчета выгруженных из банкоматов кассет с денежной наличностью;
- стендов с монетами из драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов в футлярах;
- в технически укрепленных кассовых кабинах, в которых размещено одно рабочее место, оборудованных дверью, запирающейся на замок, допускаются при временном отсутствии оставлять на рабочем месте не помещенными в ИСХ печати, штампы, пломбиры, именные штампы, клише, ключи от ИСХ, ЛСХ при условии закрытия двери на замок.
4.10. Для осуществления операций с банковскими ценностями кассовые работники снабжаются именными штампами, индивидуальными пломбирами (клише) и ЭЦП.
Именные штампы используются должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками при указании фамилии, инициалов на упаковках с банковскими ценностями, на документах, составляемых при осуществлении операций с банковскими ценностями, в случае если реквизитами документов предусмотрена расшифровка подписи указанных работников (например: в описях ф.№№236, 262, 270, 312, 320 расшифровка подписи предусмотрена, а на приходных и расходных кассовых ордерах 0402008/0402009 и кассовых ордерах ф.№№288/287, а также мемориальных ордерах ф.№203/277 и 0401108 расшифровка подписи не предусмотрена).
Оттиск пломбира кассового работника ВСП содержит: сокращенное наименование или номер филиала банка, или БИК филиала банка (за исключением отделений, организационно подчиненных Московскому банку Сбербанка России) и номер пломбира.
Оттиск клише содержит следующие реквизиты: сокращенное наименование, либо БИК филиала банка (за исключением отделений, организационно подчиненных Московскому банку Сбербанка России) и номер клише.
4.11. Каждое рабочее место кассового работника, осуществляющего операции по приему/выдаче банковских ценностей клиентам обеспечивается штампом “Операционная касса № __”1. Кассовые работники, осуществляющие прием платежей от физических лиц с применением ККМ или ПТК, проставляют на документах оттиск штампа ККМ или ПТК.
Хранение и выдача кассовым работникам штампа «Операционная касса» осуществляется в порядке, аналогичном порядку хранения и выдачи ключей от ИСХ по вариантам 1 и 2, изложенным в п.4.15 настоящего Регламента.
4.12. Все металлические печати2 и ключи от хранилища, сейфов, пломбиры и клише должны быть зарегистрированы в специальном журнале.
Указанный журнал ведется сотрудником филиала банка3, освобожденным от совершения операций с банковскими ценностями, указанные функции закрепляются за уполномоченным сотрудником в его должностной инструкции. Кассовые работники получают металлические печати и ключи от хранилища, сейфов, пломбиры и клише под расписку в журнале.
Допускается получение ключей от хранилища руководителем ВСП с последующей выдачей их должностным лицам по “Книге регистрации передачи металлических печатей и ключей от хранилища, несгораемых шкафов и картотек с документами филиалов отделения Сбербанка России” ф.№3 (Приложение №10 к настоящему Регламенту). Дальнейшая передача металлических печатей и ключей от хранилища между должностными лицами ВСП осуществляется по книге ф. №3.
В случае, если ВСП территориально находится на значительном удалении от филиала банка, металлические печати, ключи, пломбиры, клише разрешается получать в филиале банка руководителю ВСП (специально назначенному письменным распоряжением руководителя ВСП работнику) под расписку в журнале либо осуществлять их отправку в ВСП уполномоченным работником филиала банка с отражением в указанном журнале. Выдачу их в ВСП осуществлять по аналогичному журналу, который будет вести работник ВСП.
Руководителем ВСП один из сотрудников ВСП назначается ответственным за ведение книги ф.№3. Указанная функция закрепляется за данным сотрудником в его должностной инструкции. При организации работы в ВСП в сменном режиме работники, ответственные за ведение книги ф. №3, назначаются из состава работников каждой смены. Хранение книги ф.№3 осуществляется под ответственностью указанных работников в индивидуальном средстве хранения, ключи от которого закрепляются и выдаются/принимаются по книге ф.№3 аналогично ключам от хранилища.
Хранение металлических печатей, пломбиров, клише, ключей, в т.ч. от индивидуальных средств хранения, именных штампов, используемых кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.
4.13. В рабочее время металлические печати, пломбиры, клише и именные штампы кассовых работников хранятся в индивидуальных средствах хранения, либо в личных средствах хранения.
В нерабочее время металлические печати, пломбиры, клише и именные штампы хранятся в личных средствах хранения, а при отсутствии в ВСП условий хранения, исключающих возможность их использования другими лицами, кассовым работникам разрешается осуществлять их хранение за пределами ВСП.
Неиспользуемые в работе пломбиры, клише, металлические печати и штампы хранятся в сейфе или металлическом шкафу под ответственностью работников, указанных в п.4.12 настоящего Регламента.
4.14. Ключи от индивидуальных средств хранения снабжаются бирками (ярлыками), на которых обозначается принадлежность ключа к конкретному рабочему месту (номер рабочего места, название индивидуального средства хранения и т.п.).
4.15. Порядок хранения ключей от ИСХ, в т.ч. ключей от кассовых кабин, в нерабочее время определяется руководителем ВСП и может осуществляться одним из следующих вариантов хранения: 1 вариант - в сейфовой комнате без вложения в сейф, 2 вариант - под ответственностью лица, ответственного за хранение ключей и книги ф.№3, 3 вариант - в скважинах замков ИСХ. Указанные ключи в нерабочее время хранятся под ответственностью заведующего кассой в сейфовой комнате без вложения их в сейф, либо под ответственностью указанного работника в индивидуальном средстве хранения, ключи от которого закрепляются и выдаются/принимаются по книге ф.№3 аналогично ключам от хранилища. В случае производственной необходимости по решению руководителя ВСП одновременно могут применятся оба варианта хранения и выдачи ключей для разных ИСХ.
В порядке, аналогичном вариантам хранения 1 и 2, осуществляется хранение дубликатов ключей от кассового узла, в т.ч. от дверей кассовых кабин. При этом дубликаты ключей упаковываются заведующим кассой в отдельный мешок с ярлыком, на котором указывается: «Дубликаты ключей от кассового узла (кассовых кабин) в количестве ____ шт.». Если дубликаты ключей хранятся в сейфовой комнате без вложения в сейф, в начале рабочего дня мешок с дубликатами ключей выдается заведующим кассой второму должностному лицу/администратору смены. В конце дня мешок с дубликатами сдается заведующему кассой.
При хранении в ИСХ мешок с дубликатами ключей изымается при необходимости.
В случае, если хранилищем является сейф, установленный в кассовой кабине, то ключи от кабины допускается хранить вместе с ключами от сейфа в порядке, определенном для хранения ключей от хранилища.
4.16. Филиал банка, исходя из технической укрепленности рабочих мест кассовых работников ВСП, устанавливает лимит денежной наличности, действующий в течение операционного дня на рабочих местах кассовых работников. В случае оборудования рабочих мест в виде операционных касс в соответствии с требованиями документа /6/, вопрос о необходимости установления максимального лимита денежной наличности, действующего в течение операционного дня на указанных рабочих местах, решается филиалом банка самостоятельно.
Лимит денежной наличности в рублях и иностранной валюте на рабочих местах кассовых работников ОПЕРУ Сбербанка России устанавливается Распоряжением директора ОПЕРУ Сбербанка России.
На рабочих местах, оборудованных Темпокассой, лимит денежной наличности устанавливается для рабочих ящиков Темпокассы. Лимит денежной наличности, находящейся в депозитном ящике Темпокассы, не устанавливается.
Контроль за соблюдением указанных лимитов возлагается на руководителя ВСП (заместителя руководителя ВСП).
4.17. Банковские ценности передаются между кассовыми работниками:
· денежная наличность - по “Книге учета принятых и выданных ценностей” ф.№ 0402124 (Приложение № 12 к настоящему Регламенту);
· ценности (за исключением драгоценных металлов) - по «Книге передачи ценностей” ф.№0482155 (Приложение № 11к настоящему Регламенту);
· драгоценные металлы – по «Книге учета принятых и выданных драгоценных металлов» ф. №0402045 (Приложение № 4 к документу /10/).
Кассовые работники ВСП могут осуществлять размен денежной наличности как у заведующего кассой, так и у другого кассового работника. Данная операция осуществляется без отражения в книгах ф.№ 0402124.
Книги ф.№№0402124/0482155/№0402045 хранятся на рабочем месте кассового работника. Допускается хранение указанных книг в личных средствах хранения или других местах хранения, определяемых руководителем ВСП.
4.18. Книги ф. №№0402124/0482155/№0402045 ведутся заведующим кассой/кассовыми работниками до полного использования, после чего хранятся в ВСП в течение 10 рабочих дней согласно требованиям документа /28/.
4.19. В автоматизированных ВСП книги ф. №.№0402124/0482155/№0402045 должны формироваться заведующим кассой/кассовыми работниками с применением АС, при условии обеспечения хранения содержащейся в них данных на электронном носителе информации и исключения возможности их изменения и несанкционированного доступа к ним должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками. Электронные формы книг не распечатываются на бумажный носитель, а хранятся в электронном виде в течение срока, определенного документом /28/.
При автоматизированном формировании книг ф.№№0402124/0482155/№0402045 каждая передача банковских ценностей в течение рабочего времени между кассовыми работниками, а также заведующим кассой и кассовыми работниками, (за исключением операций по выдаче денежной наличности с использованием электронного кассира) осуществляется с применением ЭЦП. Графа “Расписка в получении” при этом не заполняется1.
Электронные формы книг могут распечатываться по устному запросу руководителей филиала и сотрудников службы внутреннего контроля при проведении контрольных процедур.
4.20. В ВСП при ведении от руки книг учета, а также книг ф.№№0402124/ 0482155/№0402045 листы указанных книг должны быть пронумерованы и сброшюрованы.
Общее количество листов заверяется подписями:
- в книге ф. №0402118 - руководителя, главного бухгалтера филиала банка (их заместителей) и заведующим кассой ВСП, с проставлением печати филиала банка;
- в книге ф. №280 - руководителя ВСП и должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, с проставлением печати ВСП (ОПЕРУ(О);
- в книгах ф.№№0402124/0482155/№0402045 - подписями руководителя ВСП и заведующего кассой, с проставлением печати ВСП (ОПЕРУ(О)).
В ВСП с одним работником книги учета, а также в ВСП с двумя работниками книги учета и книги ф. №№0402124/0482155/0402045, при ведении книг вручную, заверяются руководителем (заместителем руководителя), главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) филиала банка и заведующим кассой ВСП. В дополнительных офисах (далее – ДО), осуществляющих внутрисистемные операции в соответствии с п. 9.5.1 настоящего Регламента, вышеперечисленные книги заверяются руководителем ДО и операционно-кассовым работником ДО, выполняющим бухгалтерские функции.
4.21. Книги учета могут вестись с использованием АС ВСП, предусматривающей невозможность изменения ранее внесенных данных в вышеуказанные книги в электронной форме. Книги учета ф.0402118, 280, 0402046 сформированные АС ВСП, распечатываются и заверяются подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Распечатанные листы книг учета ф.№0402118 и 0402046 в составе отчета ВСП направляются в подразделение операционного блока, осуществляющего ведение бухгалтерского учета для помещения в сшив кассовых документов. При формировании сшива с кассовыми документами листы книг ф.№№ 0402118 и 0402046 подшиваются впереди кассовых документов.
Листы книги ф. № 280 подшиваются в отдельное дело, которое хранится в ВСП.
При хранении книги ф.№280 в электронном виде в соответствии с п.1.8 настоящего Регламента, распечатанные листы книги учета ф.№280 хранятся в хранилище ценностей в течение 10 рабочих дней, а затем уничтожаются. В электронном виде книги учета хранятся также как их аналоги на бумажных носителях в соответствии со сроками хранения, определенными документом /28/.