Пресс-секретарь:
- организует работу пресс-службы, руководствуясь положением о пресс-службе административного объединения;
- осуществляет взаимодействие с печатными и электронными СМИ;
- готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для СМИ;
- готовит обзоры СМИ для руководства;
- имеет право запрашивать необходимые сведения
- получать нужные распоряжения, акты.
Пресс-секретарь должен:
-знать современный рынок СМИ, его структуру, принципы управления;
-обладать необходимыми журналистским навыками;
- уметь вести мониторинг и анализ текущей информации из СМИ;
-уметь пользоваться индивидуальными техническими средствами.
Средства и методы, используемые пресс-службами в работе со СМИ включают: - подготовку и распространение официальных сообщений, пресс-релизов, бэкграундеров, и др. материалов;
- организацию пресс-конференций, брифингов, круглых столов, пресс-туров и т.п.;
- предоставление сведений СМИ и консультирование их представителей по вопросам деятельности организации;
- ведение мониторинга СМИ; формирование информационных баз данных; составление медиа-карт и т.д.
Набор видов ПР-текстов, который может использовать пресс-служба широк: занимательная статья, кейс-история; авторская и обзорная статьи; факт- лист, форма «вопрос-ответ», заявление, медиа-кит, годовой отчет, а также рассылка фоновой информации, писем, опровержений и т.п.
6.7. Пресс-конференция.
Пресс-конференция – это организованная встреча журналистов с одним или несколькими представителями организации с целью предоставления СМИ проблемной и комментирующей информации, и характеризующаяся возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
Пресс-конференция один из важнейших инструментов PR, один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ. Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации (или отдельному лицу, дающему пресс-конференцию) необходимо сообщить общественности о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни; продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию; представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес; решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью; наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.
Пресс-конференция не может состояться без:1) информационного повода 2) извещения, 3) журналистов, 4) ньюсмейкеров.
Информационный повод - это такого рода событие или факт, который несет в себе нечто новое и одновременно не исчерпываются краткой новостью. Извещение о пресс-конференции должно быть заблаговременным, адресным. Очень важно правильно выбрать день и время пресс-конференция, подготовить и разослать качественный пресс-релиз, корректно напомнить о приглашении.
Информационный повод – это событие, достойное того, чтобы стать новостью. Такие события или факты несут в себе нечто новое и одновременно не исчерпываются краткой новостью. Информационным поводом обычно служит значимое событие в жизни базисного субъекта PR (например, факт участия организации в общественно значимом мероприятии - выставке, ярмарке, фестивале; проведение этим субъектом конференции, дня открытых дверей; празднование юбилея, начало или завершение какого-либо крупного проекта; смена первого лица организации и т.п.). Подобные информационные поводы дают основание для проведения пресс-конференции, написания пресс-релиза, позиционного заявления и т.д.
Спикеры пресс-конференции должны соответствовать следующим требованиям: быть компетентными в теме, уметь спокойно реагировать на любые вопросы, уметь говорить, не иметь ярко выраженных конфликтов между собой. У пресс-конференции должен быть ведущий, который координирует действия участников, очередность вопросов со стороны журналистов и контролирует временной регламент.
Обычно время проведения пресс-конференции 30 – 60 минут. Причем 1/3 на выступление участников, остальное время - на вопросы и ответы. Целесообразно записывать пресс-конференцию на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафиксировать все, что было сказано. Необходимо позаботиться, чтобы во время пресс-конференции работал свой профессиональный фотограф, потому что некоторые участники встречи могут попросить вас снабдить их фотографиями об этом событии.