Обычно устные публичные выступления называют одним из самых убедительных средств коммуникации - они предполагают непосредственный контакт с аудиторией. Такие выступления могут персонализировать организацию, дают возможность двустороннего общения оратора с аудиторией, показывают «открытость» фирмы.
Каковы же цели публичного выступления? Если выступает представитель компании, фирмы, то это может быть:
- информирование общественности о значительном событии в жизни компании;
- улучшение отношений с некоторыми категориями общественности и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным вопросам;
- опровержение сложившегося общественного мнения в отношении компании или иным аспектам ее функционирования.
В зависимости от основной целеустановки речи делятся на информационные, убеждающие, специальные.
Информационная речь- это речь, дающая новую информацию, обеспечивающая понимание этой информации и способствующая ее запоминанию. Для пресс-секретаря первого лица основными жанровыми разновидностями информационной речи будут доклад (или выступление), отчет (прежде всего для внутренней общественности, акционеров).
Доклад - развернутое сообщение на определенную тему, обычно предполагающее большой объем, требует рассмотрения основной темы с различных сторон (т. е. должен быть многоаспектным), подтверждения фактами, статистическими данными. Своего рода разновидностью доклада можно считать отчет - жанр устного публичного выступления, сообщающий о проделанной (обычно за конкретный временной отрезок) работе и состоящий из основной констатирующей - в виде обильного цифрового и фактического материала - частей.
Убеждающая речь- речь, цель которой состоит в изменении поведения слушающего, в воздействии на его разум и чувства, и здесь оратор должен учитывать восприимчивость и эмоциональную культуру своей аудитории. Цель убеждающей речи - предоставить слушающему выбор в доводах, доказать что-либо или, наоборот, опровергнуть какое-либо суждение.
Специальная речь.В сфере связей с общественностью выделяют следующие виды специальной речи: протокольная речь; траурная речь; торжественная речь; неформальная речь. Для них характерны: наличие специального повода, индивидуализированность речи, достаточная краткость, простота языка и эмоциональность стиля. Такие речи должны быть относительно краткими, подчеркивать важность события для субъекта PR, не содержать информации, которая может быть расценена как спорная, дискуссионная, а в отдельных случаях и заставлять аудиторию проявлять определенные чувства.
Протокольная речь - речь, «обрамляющая» событие: речь-приветствие, ответное слово, напутственное слово, речь на презентации.
Приветственная (или вступительная) речь содержит следующие смысловые компоненты: открытие мероприятия, приветствие аудитории, представление выступающих, а в конце - благодарность выступающему с обоснованием этой благодарности, закрытие мероприятия и прощание с аудиторией
Траурная речь обычно содержит слова прощания и как обязательный компонент слова, в которых указываются заслуги покойного и значение его деятельности для субъекта PR.
Поводом для торжественной речи служит какое-либо событие (праздник, юбилей, вручение знаков отличия, официальные встречи и т.д.). Компоненты торжественной речи:
- приветствие;
- повод для произнесения речи;
- перечисление важных моментов на жизненном пути юбиляра;
- краткая характеристика наиболее существенных его черт;
- акцент на положительных, хороших сторонах его личности;
- приведение ярких примеров из его жизни;
- рассказ о событиях, в которых выступающий лично взаимодействовал с юбиляром;
- рассказ о значении юбиляра для организации (фирмы), в коп торой он работает;
- выражение благодарности за участие, вклад во что-то значимое;
- высказывание добрых пожеланий на будущее.
На подготовительном этапе спичрайтер должен ответить на такие вопросы, касающиеся предстоящего публичного выступления спикера: кто? что? где? когда? и - добавим - зачем?
Необходимо знать, кто будет произносить речь: личностные качества первого лица - спикера, учитывая его пол, возраст, интересы, манеру говорить, держаться на публике.
Следует также знать и аудиторию, для которой произносится данная речь, так как содержание выступления должно в целом отражать интересы аудитории: чаще всего аудитория хочет услышать новую информацию, значительно реже - получить эстетическое удовольствие. Аудитория характеризуется по количественным и качественным параметрам. Качественный анализ аудитории - это выявление степени однородности аудитории по социально-профессиональному составу, возрасту, полу, интеллектуальному уровню, национальности, религиозным, политическим предпочтениям. Сюда же относят и степень подготовленности аудитории (выделяются аудитории хорошо подготовленные, подготовленные и малоподготовленные).
Кроме того, аудитории разделяют на дружественную или враждебную, апатичную или симпатизирующую. Количественный анализ аудитории даст возможность рационального подбора самого помещения для публичной речи и оптимальной рассадки слушателей, технической подготовки помещения.
Что - это сама тема публичного выступления. Четкая формулировка темы выступления - особая забота пресс-секретаря (спичрайтера). Следует внимательно прорабатывать формулировки тем выступлений должностных лиц при подготовке повесток дня различного рода совещаний, семинаров и т.п. Тема выступления должна обладать признаком новизны и не охватывать большого количества затрагиваемых проблем.
Важно знать, где произносится речь и при каких условиях: в каком месте должно состояться выступление и как оборудовано помещение: какое там освещение, температура, есть ли там подиум, трибуна.
Когда - это ответ на вопрос, в какое время должно состояться публичное выступление. Лучшим временем для произнесения публичной речи считается утро. Если речь идет о выступлении на конференции, митинге, презентации, важно знать, в какой части мероприятия она будет произноситься, поскольку по мере приближения к перерыву интерес слушателей к выступлению может снижаться.
Зачем - это цель речи, представление о том результате, который должен быть достигнут в процессе публичного выступления.
Второй этап подготовки публичного выступления - интервьюирование спикера, когда необходимо решить основные задачи: определить цель речи, основные смысловые моменты, а также объем речи и вытекающие отсюда сроки исполнения - представления спикеру текста данной речи.
Следующая стадия спичрайтинга - исследование - предполагает прежде всего разработку темы. Затем спичрайтер приступает к работе с источниками: это прежние речи оратора, справочная литература (брошюры, сборники цитат, крылатых фраз и т.п.). После завершения этапа сбора материала спичрайтер приступает к его обработке.
Заключительный этап - написание текста. Спичрайтер может подготовить: полный текст публичной речи, тезисы речи, краткий план речи, конспект речи. Назначение конспекта - логически и психологически организовать основной тезис, который автор хочет донести до слушателя. Для начинающих ораторов, конечно, следует готовить полный текст публичного выступления.
Структура любого текста, как письменного, так устного, как известно, трехчастна: это вступление, основная часть и заключение.
Цель вступления как начальной части публичного выступления - привлечь внимание аудитории, установить эмоциональный контакт со слушателями, который должен поддерживаться до конца публичной речи. Известно, что в самом начале аудитория обычно готова слушать оратора, поэтому вступление должно быть энергичным и живым. В нем оратор должен: 1) показать себя человеком, которому можно доверять («нравы»), заинтересованным в деле, убежденным и т.д.; 2) настроиться самому и настроить аудиторию на общение: а) вызвать интерес и благожелательное внимание; б) установить контакт; 3) подготовить аудиторию к восприятию речи: а) пояснить намерения; б) сформулировать задачу; в) перечислить основные вопросы, которые будут обсуждаться.
С самого начала речь должна заинтересовать слушателя, именно вступление «задает» тон всему выступлению, поэтому его не рекомендуется зачитывать по бумажке - лучше его заранее проговорить или выучить наизусть.
В начале основной части аудитории представляется главный тезис выступления, чтобы она восприняла его как основной и поняла, о чем же будет идти речь в публичном выступлении, и целеустановку оратора. В основной части главная мысль расчленяется на составляющие.
Заключительная часть публичного выступления — одна из важнейших, которая запоминается аудиторией, и в ней должно закрепляться то впечатление, которое произвела публичная речь. Существует несколько видов концовок, в частности вывод, когда дается резюме речи или высказывается личное отношение оратора к поднятой им теме. Эффектной может быть концовка в виде цитаты.
Публичная речь должна содержать контактоустанавливающие средства: обращение, приветствие, комплимент, прощание, мета-текстовые конструкции (например, в начале своего выступления я хотел бы обратить ваше внимание на... повторим еще раз... теперь перейдем к вопросу о... и др.).
Спичрайтер должен учитывать также и средства диалогизации выступления: вопросительные предложения, риторические вопросы, конструкции, которые призывают аудиторию к совместным речемыслительным действиям, например: представьте (представим) себе, давайте вместе подумаем и т.п. Спичрайтер заботится и том, чтобы сделать публичную речь выразительной. Однако, PR-специалист должен сосредотачиваться не на придумывании интересных метафор для своего руководителя, а на глубоком анализе данных в период подготовки выступления для выявления интересных тенденций и возможного прогнозирования ситуации. Именно аналитика и глубокое понимание процессов сделают PR-специалиста незаменимым в любой организации.