Этот принцип описывает требования к хорошо сформулированным целям, которые во многом определяют результаты реализации любого плана.
SMART – это аббревиатура английских слов.
Цели должны быть:
Конкретными (Specific)
Измеримыми (Measurable)
Достижимыми (Achievable)
Насущными (Relevant)
Определенными во времени (Timed/Timed-bound)
Этап 2: Генерация и оценка вариантов.
Выяснив с максимально возможной точностью, чего же Вы собираетесь достичь. Вы можете начинать планировать, как будут достигаться поставленные цели.
Как и аналогичный этап принятия решения, этот этап включает в себя генерацию и последующую оценку возможных альтернативных вариантов действий на основе определенных критериев.
На этом этапе необходимо ответить на вопросы:
1. Какие имеются различные направления действий для достижения поставленных целей?
2. Какой из них является оптимальным?
Результатом этого этапа является очень важное решение - предпочитаемый Вами вариант действий. Однако ясно, что уВас может оказаться недостаточно информации для принятия столь важного решения. В подобных случаях Вам необходимы консультации с подчиненными и/или коллегами (возможно, из других подразделений), чтобы тщательно взвесить последствия различных вариантов, касающиеся будущих действий, затрат и сроков. Отказот предварительных консультаций с заинтересованными людьми увеличивает вероятность сопротивления с их стороны предлагаемым Вами действиям.
Этап 3: Определение действий.
Итак, Вы выбрали наилучший, как Вам кажется, способ достижения цели. Следующий этап - составление перечня всех возможных действий, необходимых для успешной реализации выбранного пути.
На этом этапе необходимо ответить на вопрос: Что необходимо сделать для реализации выбранного варианта?
Этап 4: Установление очередности действий.
Следующий шаг - установление очередности действий. На этом этапе необходимо ответить на вопрос: Каков наилучший порядок осуществления действий?
Ваша основная задача - выяснить, какие дела не могут начаться до завершения других именно это будет основным фактором, от которого зависит Очередность действий. Некоторые действия предпочтительно выполнять параллельно. Наконец, определенные действия можно осуществлять в любое время, и Ваша задача - найти наиболее подходящие промежутки между другими действиями для выполнения подобных действий.
Этап 5: Определение необходимых ресурсов.
Пришло время, когда Вы должны определить потребности в ресурсах. На этом этапе необходимо ответить на вопрос: Какие ресурсы необходимы для осуществления плана (материалы, люди, деньги, время и т.д.)?
Нередко к этому моменту Вы уже имеете грубые оценки необходимых ресурсов, сделанные на более ранних этапах планирования, например во время оценки различных вариантов действий. После того как Вы определите требуемые действия и очередность их выполнения, Вы сможете оценить потребности в ресурсах более точно.
Если план простой, точное определение требуемых ресурсов больших трудностей не составит. Например, человек, планирующий переделку интерьера офиса, легко оценит требуемые человеко-часы, материалы и, следовательно, финансовые затраты. Если план сложный, то этот этап может оказаться очень трудоемким, требующим детального расчета затрат. Часто бывает просто невозможно точно определить требуемые объемы ресурсов, и Вы вынуждены прогнозировать, делать предварительные оценки, иногда наугад.
Этап 6: Пересмотр плана.
Теперь, когда Вы точно знаете, какие ресурсы потребуются, самое время подвергнуть Ваш план ревизии. На этом этапе необходимо ответить на вопросы:
Будет ли план работать?
Приведет ли он к достижению поставленных целей?
Не пропущены ли какие-нибудь важные мероприятия?
Укладываются ли траты в бюджет?
Насколько этот план гибок?
Если план не так уж хорош, то возможны три варианта действий:
1. Идти до конца не смотря ни на что.
2. Вернуться к этапу 2 или 3.
3. Вернуться к этапу 2 или 3.
Этап 7: Подготовка плана конкретных действий и рабочего графика.
На этом этапе Вы должны составить подробный план действий, точно устанавливающий, кто, что, как и в какие сроки должен сделать. Такой план должен содержать указания и инструкции, которые позволят исполнителям точно знать, что от них ожидается. Кроме того такой план поможет Вам как менеджеру координировать действия и контролировать ресурсы, что часто бывает очень сложно сделать.
Этап 8: Мониторинг и контроль; коррекция плана в случае необходимости.
Этот этап связан с практической реализацией плана. Мониторинг - это постоянное отслеживание хода реализации плана, того как выполняются запланированные действия и используются ресурсы. Методы мониторинга предполагают прямое наблюдение за ходом работ, а также рассмотрение устной, письменной и финансовой информации, предоставляемой другими людьми.
Занимаясь планированием, мы можем принимать в расчет только те события, которые считаем наиболее вероятными. Но жизнь имеет обыкновение не подчиняться и самым лучшим нашим прогнозам. Поэтому даже краткосрочные планы (на следующий день, неделю или месяц) нередко приходится корректировать. Долгосрочные планы (на год и более) в еще большей степени подвержены изменениям. Их приходится корректировать по мере изменения обстоятельств или поступления дополнительной информации.