На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
В расширенном формате адрес ячейки имеет вид
[Имя_файла_рабочей_книги]<имя_листа>!<адрес_ячейки>,
например:[Книга1. xls]Лист1!A1
Ячейкам (блокам ячеек) также можно присваивать собственные имена и использовать их для ссылок на ячейки наряду с адресами:
1. Выделить ячейку (блок ячеек);
2. Выбрать пункт меню Вставка ► Имя ► Присвоить (Определить);
3. Указать имя ячейки (блока ячеек), начинающееся с буквы.
Использование содержательных имен вместо «слепых» адресов при работе с ячейками, как правило, является элементом хорошего стиля работы: хотя их присвоение на начальном этапе требует дополнительных трудозатрат от пользователя, в последующем они позволяют лучше ориентироваться в больших массивах информации со сложными взаимозависимостями.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Принципиальным решением, реализованным во всех табличных процессорах, является то, что ячейки электронных таблиц могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую различную информацию). В MS Excel допускаются данные числового, текстового, логического типа, а также даты, массивы, OLE-объекты и др. Наконец, что наиболее существенно, ячейка может содержать формулу, задающую математические или иные операции над данными из других ячеек.