Организация как центр обработки информации. Деятельность любого предприятия связана с использованием и порождением различного рода информации.
Информационные потоки, которые объединяют в себе передаваемую информацию, существуют как во внешней среде, так и во внутренней среде самого предприятия.
На рисунке 1 приведена упрощенная схема взаимодействия предприятия с внешней средой и существующие информационные потоки.
Рисунок 1. Схема информационных потоков. Информационные потоки это целенаправленное движение информации от источников к потребителям и характеризуются направлением, местом его входа и выхода.
Не менее важными являются, такие характеристики потоков информации, как адресность, режим передачи информации и объемом передаваемой информации. Сама информация предаваемая в потоках характеризуется - объемом - достоверностью - ценностью - насыщенностью - открытостью. Информационные ресурсы по своей сути являются такими же ресурсами как трудовые, материальные, энергетически. Нарушение поступления и обработки, которых приводит к перебоям работы функциональных систем предприятия, что сказывается на снижении эффективности деятельности предприятия в целом.
Известно, что любой ресурс нуждается в хранении, транспортировке, обработке. Данный ресурс разделяют на данные сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведенья любого происхождения, вида и назначения и информацию данные, несущие новизну и полезность для принимающего решения. Процесс передачи, хранения и обработки данных в данном случае называется коммуникация. Осуществляя предпринимательскую деятельность, предприятие вынуждено осуществлять поиск, сбор и обработку различного рода внешней информации и данных.
Подобного рода информация, поступающая по входящим информационным потокам, является исходными данными для проведения различного вида работ направленных на организацию, совершенствование, анализ и планирование. Получив и обработав поступившую информацию, предприятие может своевременно отреагировать на изменения законодательства конъюнктуры, объема и сегментации рынка технологий производства источников сырья и цены на сырье поведение конкурентов на рынке технологий организации и управления.
Помимо внешней информации, предприятию необходимо так же собирать и обрабатывать внутреннюю информацию, генерируемую в процессе деятельности всеми структурными элементами. Внутреннюю информацию условно можно разделить на две категории оперативную и стратегическую. Оперативная - представляет собой информацию, возникающую и потребляемую непрерывно в момент возникновения, какого либо действия.
Стратегическая информация складывается из оперативной и потребляется по мере ее необходимости. Оперативная информация может включать в себя различного рода информацию и фиксируется так называемыми первичными документами, например учет поступившего сырья приходные накладные, сырья сданного в производство, готовой продукции сданной на склад, отгруженной продукции расходные накладныеналоговые накладные, поступивших средств на расчетный счет выписка банка, средства израсходованные с расчетного счетаплатежные поручения распоряжения и приказы об изменении штатного состава персонала, окладов, вознаграждения текущий план производства и сбыта и т.д. Стратегическая информация возникает на основе первичных документов и анализа оперативных потоков информации, сюда можно отнести объем реализации за определенный период, валовой доход, налоги, стоимость предприятия, себестоимость продукции, издержки по предприятию, стратегический план производства и сбыта, нормы производительности труда, фондоотдача, фондовооруженность, текучесть кадров и др. Также, интерес представляют исходящие информационные потоки.
Предприятие реагируя, на поступающую внешнюю и внутреннюю информацию формирует внутреннюю и внешнюю политику своей деятельности производит выброс информации во внешнюю среду, которую принимают и анализируют другие коммерческие и государственные структуры.
Например, информация о изменении цены реализации, объемов производства и номенклатуры производимой продукции полученных доходах и налогах предоставляемом товаре и услугах и т.д. В целом, организация в разрезе системного подхода является подсистемой, с собственной структурой, подсистемами, коммуникациями, источниками и приемниками информации, информационными потоками, более крупной системы.
Организация принимает, обрабатывает и генерирует информацию. Ведь информация является отправной точкой в процессе организации и управления предприятия. Основываясь на том, что информация является сырьем, можно сказать, что с технологической точки зрения информация является предметом труда, а принятые решения на основе обработанной информации являются продуктом управленческого труда.
Из этого следует, что управление динамический процесс, составной частью которого является анализ информации, это процесс информационного воздействия на управляющую систему. Обобщая выше сказанное, можно сделать выводы, что повышение эффективности процесса коммуникации, это повышение эффективности процесса организации и управления, что позволяет предприятию эффективно вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшой степенью риска. 1.2.