Исходная информация. В качестве первичной информации для актуализации и пополнения баз данных всех центров ИКС используются данные, поступающие в ИКС на носите- лях различных видов и разнообразные по форме представления.
Так, напри- мер, данные о пользователях ЭДО извлекаются из регистрационной анкеты предприятия организации унифицированной формы. На основе этой анкеты формируется и база данных Справочник пользо- вателей ИКС. Данные дайджест-рекламы извлекаются из газет и журналов, биржевая информация - из сводок конкретных бирж на бумажных или машинных носителях и т.д. Наиболее интересной среди первичной документации является коммер- ческое предложение.
Коммерческие предложения представляются предприятиями и другими организациями по унифицированной форме, разработанной с учетом стандартов западных баз данных. При этом имеются незначительные отличия в форме бланков для западных фирм и рекламодателей стран СНГ. Требования по заполнению текста коммерческого предложения с учетом стандартов западных баз данных сводятся к следующему.
Коммерческое предложение должно быть представлено двумя блоками ин- формации - двустрочным заголовком, содержащим ключевые слова для кон- текстного поиска предложения ищупредлагаю, наименование продукции, наи- менование организации, выступающей с предложением, город, в котором раз- мещается организация, и - ответами на нижеуказанные вопросы 1 Наименование организации полное и сокращенное 2 Регион, в котором она размещается 3 Полный почтовый адрес с указанием почтового индекса 4 Телефон, телекс, факс для межгорода - указание кода автомати- ческой связи 5 Лицо и телефон для контакта 6 Тип коммерческого предложения ищу или предлагаю 7 Текст коммерческого предложения перечень предлагаемых или требуемых товаров, услуг, технологий или разработок описание продук- ции единица измерения цена за единицу предполагаемая форма оплаты местонахождение товара сроки и условия поставки и любая другая ком- мерческая информация, касающаяся данного предложения 8 Дополнительные сведения, уточнения, комментарии к предложению особенности производимой продукции и ее отличие от отечественных и зару- бежных аналогов наличие СКВ для оплаты сделок наличие экспортной лицен- зии краткие сведения об участии данной организации во внешнеэкономи- ческой деятельности статус организации ведомственная подчиненность основной профиль деятельности и любая другая информация, дополняющая дан- ное коммерческое предложение 9 Название страныреспублики 10 Название отрасли народного хозяйства по основному профилю дея- тельности данной организации 11 Срок действия коммерческого предложения число, месяц, год 12 Дата отправки предложения в ИКС число, месяц, год 13 Название рубрики, в которой желательно разместить данное предло- жение.
Каждое коммерческое предложение имеет 3 служебные строки, расположен- ные в заголовке первая для комментариев, вторая и третья для ключевых слов для работников коммерческой сети. На базе ключевых слов создаются индексные файлы и они используются для запроса по произвольной формулировке.
Двустрочный заголовок коммерческого предложения, размещающийся на второй и третьей строке сверху, отделяется от перечня ответов знаком ре- шетки, расположенным в начале четвертой строки сверху.
Ответ на каждый поставленный вопрос должен начинаться с новой строки с указанием его номера. Нумерация ответов должна строго соответствовать нумерации вопросов.
Длина строки текстового файла не должна превышать 78 символов. 7.