Увеличение продуктивности

Увеличение продуктивности. ЗАЧЕМ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ РАССЫЛКУ ФАКСОВФакс-аппаратФакс-серверПуть до факс-аппарата 1 минОтправка факса с компьютера 1 минСреднее время ожидания 1 мин Установление связи 30 с Передача факса из 4 стр. 4 мин Путь назад 1 мин Общее затраченное время 7 минОбщее затраченное время 1 минИсточник Davidson Consulting, 1997 год Таблица 1. По данным Davidson Consulting, факс-серверы могут значительно повысить продуктивность пользователей, экономя в среднем 6 минут на каждом факсе. Традиционно сетевые факс-серверы автоматизировали ручную рассылку факсов по обычной телефонной сети, благодаря чему пользователи могли отправлять факсы как с, так и на компьютерную рабочую станцию.

Технология получила широкое признание как средство повышения продуктивности даже для организаций с умеренным факсимильным трафиком.

Согласно исследованиям компании Davidson Consulting, специализирующейся в исследовании рынка факсов, факс-серверы экономят в среднем 6 минут на каждом факсе см. Таблицу 1. Технология может оказаться особенно полезной при больших объемах факсимильного трафика в высококритичных средах.

Например, в среде обработки транзакций с банком факс-аппаратов, где несколько сотрудников заняты сортировкой, сшивкой и доставкой факсов в отдел ввода данных, факс-сервер мог бы значительно сократить затраты и улучшить документооборот за счет автоматизации доставки электронных факсов на настольную систему, возможно, в разделенное окно с изображением факса на одной стороне и приложением ввода данных с другой.

Выбор типа факс-сервера диктуется сетевой средой и конкретными потребностями пользователей.

Факс-серверы имеют обычно множество функций, так что вы должны определить, какие из них наиболее отвечают вашим требованиям. Особое внимание следует обращать на наличие таких функций, как автоматический повтор попытки передачи, извещение о получении, быстрая вставка строк заголовка, библиотеки с наиболее часто отправляемыми документами и телефонные книги со связями с другими базами данных.

Продукт должен позволять создавать группы и титульные страницы, а также использовать популярный текстовый процессор в качестве редактора титульных страниц. Факсимильная система должна иметь функцию организации очередей с возможностью программирования рассылки факсов в предопределенные интервалы времени. Предпочтительным периодом времени будет ночь, когда расценки за связь ниже и трафик в системе относительно невелик.

Она должна также позволять отправлять факсы из клиентского программного обеспечения факсимильной связи, клиентов электронной почты, прикладного программного обеспечения типа текстовых процессоров и электронных таблиц, а также из браузеров. Если вы хотите встроить факс-сервисы в заказное приложение, то здесь как нельзя кстати окажутся факс-серверы с библиотеками API. OptioFax компании Optio Software один из продуктов, обладающий такой функциональностью.

При необходимости тесной интеграции с мэйнфреймами вы можете обратиться к продуктам для приема и отправки факсов с хост-компьютеров таких компаний, как CommercePath. Другая функция, на которую вы должны обратить внимание, многоадресная рассылка факсов, т. е. рассылка одного или более факсов нескольким адресатам одновременно. Компаниям потребительского кредита и компаниям по выдаче ипотечных ссуд приходится часто отправлять одни и те же данные о процентных ставках по ссуде сотням брокеров в короткий интервал времени несомненно, они получат немалую выгоду от многоадресной рассылки факсов. Выгоду от подобной функциональности могут получить и крупные компании, если им необходимо одновременно информировать всех сотрудников о крупном приобретении или об изменениях в политике.

Факс-сервер должен позволять осуществлять многоадресную рассылку по нескольким телефонным линиям, выполнять слияние баз данных для персонализации титульного листа каждого из получателей и создавать группы многоадресной рассылки.

Он должен также поддерживать маршрутизацию многоадресных рассылок сервис-провайдеру для последующей доставки. 4.2. Маршрутизация входящих факсов Другая заслуживающая внимания функция маршрутизация входящих факсов получателям. Некоторые факс-серверы автоматически направляют поступающие факсы на принтер имитируя факс-аппарат, после чего их можно сортировать вручную. В идеале факс-сервер должен выполнять функцию печати сам, а не рассчитывать на клиента факсимильной связи, так как последнего может и не быть в сети. Конечно, немедленная печать подрывает одну из основных целей факсимильной связи по сети сокращение бумажного потока.

Кроме того, она не обеспечивает защиты для факсов с конфиденциальными данными. Таким образом, если только требования документооборота или закона не предполагают обратного, немедленная печать факсимильных документов может оказаться не лучшим методом внутренней маршрутизации факсов.

Одно из возможных решений назначить администратора или другого штатного сотрудника ответственным за направление оцифрованных факсимильных изображений в соответствующие почтовые ящики. Некоторые факс-серверы показывают уполномоченным администраторам только титульные листы, обеспечивая определенный уровень конфиденциальности и защиты. Другие продукты имеют интерфейс с автоматическим распознаванием символов для чтения и идентификации имени получателя на титульном листе и автоматического принятия решения о маршрутизации.

Другие варианты внутренней маршрутизации опираются на Direct Inward Dialing DID и Dual-Tone Multifrequency DTMF. В случае DID магистральной линии с центральной станцией может быть приписано несколько номеров, так что маршрутизация возможна для каждого номера по сути, каждый получатель имеет свой собственный номер факса. В случае DTMF отправитель звонит по основному номеру факса, а затем вводит дополнительный номер получателя. DID обеспечивает элегантную реализацию внутренней маршрутизации, но он стоит дорого. Вследствие того, что каждому почтовому ящику для факсов требуется номер, который вы не можете ему дать с помощью своей УАТС, компании придется приобретать блок номеров у своего местного оператора межстанционной связи.

Дополнительные затраты могут оправдать себя разве только при небольшом числе пользователей. Но для крупных компаний затраты могут оказать- ся неподъемными. Ральф Фурлонг, менеджер по стратегическим направле- ниям развития в аэрокосмическом гиганте Boeing, объясняет Мы имеем свыше 300 000 внутренних пользователей и не можем себе позволить тратить 1 млн долларов с лишним на получение каждым своего собственного номера факса.

Boeing выбрала реализацию на базе DTMF, когда отправители звонят по определенному номеру. Набор этого номера приводит к появлению второго сигнала готовности, в ответ на который отправитель вводит дополнительный номер получателя. Шлюзы электронной почты обеспечивают другой метод внутренней маршрутизации маршрутизацию факсов через систему электронной почты.

Включение такого рода интегрированной функции обмена сообщениями является фактически обязательным для любого производителя факс-сервера, если он хочет оставаться конкурентоспособным. Архитектура интегрированного обмена сообщениями позволяет работать с сообщениями электронной, голосовой и факсимильной почты. Крег Рандалл, вице-президент по маркетингу в Omtool, говорит Общая тенденция состоит в унификации почтового ящика для входящих сообщений, откуда пользователи могут отправлять и принимать факсы нажатием тех же самых клавиш, что и при отправке сообщений электронной почты.

Большинство факс-серверов имеет шлюзы с Exchange, Notes, ccMail и GroupWise, благодаря чему почтовая система может взять на себя маршрутизацию и доставку входящих и исходящих факсов. Некоторые продукты, например от RightFax и Omtool, способны поддерживать несколько систем электронной почты одновременно.

Faxination for Exchange компании Fenestrae использует механизмы доставки и маршрутизации Exchange. По утверждению Fenestrae, интеграция ее продукта с Exchange значительным образом сокращает затраты на администрирование и обучение за счет применения интерфейса Exchange и встроенных функций маршрутизации. 4.3.