Журнал электросвязи (с письменной или автоматической записью) ведется на каждой станции службы авиационной электросвязи, за исключением того, что бортовая станция, использующая радиотелефон для прямой связи с авиационной станцией, не нуждается в ведении журнала электросвязи.
Журнал электросвязи является средством правовой защиты в тех случаях, когда производится расследование дежурства, которое несет оператор. Он может использоваться в качестве юридического доказательства.
В журналах с письменной записью запись производится только дежурными операторами, за исключением тех случаев, когда другие лица, которым известны факты относительно записи в журнале, могут удостоверить в журнале точность записей оператора.
Все записи являются полными, ясными, правильными и разборчивыми. Излишние пометки или замечания в журнале не допускаются.
В журналах с письменной записью все необходимые исправления производятся только лицом, сделавшим первоначальную запись. Для исправления неправильная запись перечеркивается одной линией (от руки или на машинке), ставятся инициалы и указывается время и дата исправления. Правильная запись производится на следующей строке ниже последней записи.
Журналы электросвязи (с письменной или автоматической записью) хранятся в течение, по крайней мере, 30 дней. В тех случаях, когда журналы связаны с расследованиями или с техническими расследованиями, они хранятся в течение более длительного периода, пока не станет очевидным, что они больше не требуются.
В журналы с письменной записью заносятся следующие сведения:
n название органа, эксплуатирующего станцию;
n обозначение станции;
n дата;
n время начала и окончания работы станции;
n подпись каждого оператора с указанием времени начала и окончания его дежурства;
n прослушиваемые частоты и тип дежурства (непрерывное или по расписанию), которое несется для прослушивания каждой частоты;
n запись каждого сообщения, испытательной передачи и попыток передать сообщение с указанием текста сообщения, времени завершения передачи сообщения, станции (станций), с которыми поддерживается связь, и используемой частоты, однако положения настоящего пункта не требуется применять в отношении механических ретрансляционных станций. В тех случаях, когда имеется копия переданного сообщения, включенная в журнал, текст такого сообщения может не заносится;
n все сообщения о бедствии и предписанные по ним действия;
n краткое описание условий передачи и трудностей, в том числе вредных помех. Такие записи должны включать, когда это является практически осуществимым, время, когда наблюдались помехи, их характер, радиочастоту и обозначение мешающего сигнала
n краткое описание нарушения связи вследствие отказа оборудования или других неисправностей с указанием продолжительности нарушения связи и предпринятых действий;
n такие дополнительные действия, которые могут рассматриваться оператором как представляющие определенную ценность с точки зрения регистрации работы станции.
Перед тем, как начать передачу по ручному телеграфу (азбукой Морзе) или радиотелефону, каждая станция производит прослушивание в течение достаточного периода для того, чтобы убедиться, что она не будет являться источником вредных помех. Если существует вероятность того, что она может вызвать такие помехи, станция ожидает первого перерыва в передаче, которой она может помешать, за исключением тех случаев, когда она может прерывать ведущиеся передачи (например, сообщение о бедствии).
Сокращения и коды используются в международной службе авиационной электросвязи в тех случаях, когда их применение является оправданным и будет способствовать уменьшению длины сообщений или упрощению связи.
В тех случаях, когда в тексте сообщений применены сокращения и коды помимо тех, которые одобрены ИКАО, составитель сообщения предоставляет, если это требуется для станции авиационной электросвязи, принимающей сообщение для передачи, таблицу для расшифровки используемых сокращений и кодов.